blog

Negeren van ERP-upgrades kan negatief uitpakken

Supply chain

Hoe innovatief bent u eigenlijk met ERP? Waarom maakt u geen gebruik van de nieuwe pakketversies, terwijl u daar recht op heeft? Van slecht ERP-gebruik zou op z’n minst één functionaris in het bedrijf wakker moeten liggen.

Negeren van ERP-upgrades kan negatief uitpakken


Uit:

Logistiek Magazine maart 2014


Vorige maand schreef ik een blog op de website Logistiek.nl met de titel ‘Doorstaat uw ERP een APK-keuring?’. Mijn stelling is dat te veel organisaties vandaag de dag met (zwaar) verouderde systemen werken. En dat menige onderneming zich feitelijk niet kan permitteren om qua innovatie en snelheid van acteren door z’n concurrenten te worden ingehaald. In dit artikel ga ik wat dieper op deze stelling in.

Waardoor veroudert software eigenlijk?

Een ERP-systeem wordt vaak ten onrechte als een product gezien. Maar dat is onjuist! ERP is feitelijk een concept, dat zich door innovaties en nieuwe versies door de tijd heen voortdurend verder ontwikkelt. Soms gedreven door wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld SEPA. Maar veel vaker door technische mogelijkheden en veranderende klantwensen. Anno 2014 mag u van uw ERP-systeem toch wel verwachten dat er invulling aan e-commerce wordt gegeven? Dat RFID kan worden toegepast? En dat de ongestructureerde klantinformatie altijd in z’n meest recente versies direct vanaf de klantkaart voor iedereen in het bedrijf toegankelijk is?
Leveranciers komen met regelmaat met verbeterde versies van hun ERP-systemen. Maar als u in dat proces niet meebeweegt, veroudert uw software snel. Razendsnel! De meeste bedrijven doen zaken met aanbieders die dag in dag uit hard werken om alle technische en business innovaties bij te benen. Zij betalen substantiële bedragen voor softwareonderhoudscontracten die hen het recht geven om deze nieuwe versies daadwerkelijk in gebruik te nemen. Maar mijn waarneming is dat het overgrote deel van alle ERP-gebruikers deze nieuwe versies domweg terzijde schuift.

Kennis veroudert nog sneller

In de huidige snel veranderende wereld is uw noodzaak om te innoveren overduidelijk. Uw leverancier voorziet in de gewenste nieuwe versies. En uw onderhoudscontract geeft u het recht om deze te installeren. Maar u doet niets! Een bizarre constatering!
Een nog groter risico dan verouderde software is naar mijn mening veroudering van kennis. Op veel plaatsen is de afgelopen jaren niet alleen zwaar op IT-budgetten bezuinigd, maar vooral ook op IT-opleidingen. Het directe gevolg daarvan is dat er op vele plaatsen tijdbommen tikken. Mogelijk ook in uw organisatie? Tijdbommen als gevolg van onwetendheid. Van verkeerd handelen. Van het slecht of zelfs helemaal niet meer gebruiken van die kostbare softwareoplossing. En de moeilijkheid hierin is “dat je nooit weet wat je niet weet!” Of kent u uw eigen blinde vlekken wel? Veroudering van kennis verloopt feitelijk langs dezelfde patronen als de veroudering van uw software. Het continu opleiden en trainen van uw medewerkers in uw ERP-pakket kost u natuurlijk veel geld. Maar besparen op kennis daarentegen kan u kapitalen kosten!

Upgrades leiden tot verandering

Nu we weten waardoor software en kennis verouderen komen we bij de logische vervolgvragen uit. En die beginnen zonder uitzondering met het woord ‘Waarom’. Waarom staat u toe dat de software in uw onderneming veroudert? Waarom betaalt u jaarlijks voor uw onderhoudscontract als u van het innovatiegedeelte toch geen gebruik maakt? En waarom staat u toe dat de kennis in uw bedrijf verwatert en soms helemaal verdwijnt? Waarom?
Uit mijn contacten met leveranciers en gebruikers over de hele wereld leer ik dat hier niet één specifieke reden voor bestaat. Het gaat vaak om een combinatie van factoren. Aan klantzijde ontbreekt het niet zelden aan managementaandacht. Wie ligt er in uw bedrijf op directieniveau nou eigenlijk wakker van matig ERP-gebruik? Voor welke directeur geldt dat diens beoordeling medeafhankelijk is van het goed gebruiken van ERP-innovatie? En wie maakt zich in de begrotingsronden sterk voor verruiming van het IT-opleidingsbudget? Een tweede issue aan klantzijde heeft te maken met verandering. Doorgaans niet bepaald de sterkste kant van ons mensen. Pakketupgrades en innovatie zijn synoniem voor verandering, dus daar zitten maar weinig mensen echt op te wachten. Begrijpt u dus dat u hier een hele belangrijke rol hebt te vervullen, beste directeur of manager?

Consequenties van maatwerk

Ik noem twee aspecten aan leverancierszijde. De eerste heeft te maken met voorlichting en communicatie. Ik ben van mening dat de meeste ERP-aanbieders niet uitblinken in het gedegen informeren van hun klanten over de meerwaarde van hun innovaties. Gedegen informatie gaat natuurlijk verder dan een commercieel verhaal alleen. Het gaat ook over de impact op de organisatie en over de risico’s van nieuwe versies. Maar zeker ook over de risico’s van niet upgraden! Het tweede aspect betreft maatwerk. Vaak kostbaar in aanschaf, moeilijk te onderhouden en uitermate inflexibel. Maatwerk is zo flexibel als beton – eenmaal opgedroogd is er nauwelijks meer beweging in te krijgen. Natuurlijk is maatwerk iets waar de klant zelf voor kiest. Leveranciers zouden er goed aan doen hun klanten beter over de consequenties te informeren, de hoeveelheid maatwerk te minimaliseren en zich op het bouwen van standaardoplossingen te concentreren.
Innovatie is van groot belang om tijdig op de marktveranderingen in te spelen. Kodak reageerde te laat op de digitalisering van fotografie, waarop in 2013 faillissement volgde. In datzelfde jaar kocht Facebook de fotoservice Instagram voor een 1 miljard dollar. 
Hoe innovatief bent u met ERP? En welke zaken in uw onderneming verhinderen upgrades? Kijk daar eens grondig naar en discussieer mee op logistiek.nl.

Reageer op dit artikel