Vanuit kostenperspectief zijn grote pieken en dalen gedurende een week ongewenst. Huidige marktomstandigheden leiden ertoe deze bestaande wijze van distributie te herzien. Tijd voor Verkoop en Logistiek om samen nieuwe spelregels te bepalen en kosten en baten af te wegen. Optimalisatie tools geven hierbij inzicht in alternatieven en maken besluitvorming mogelijk ten einde fysieke distributiekosten te verlagen.

Verkoopgedreven aanvullen

Het koopgedrag van consumenten heeft veelal een herkenbaar patroon over de week. Als afgeleide hiervan heeft een verkooporganisatie een sterk bepalende stem in het vaststellen van bevoorradingsfrequenties en afleverdagen. Binnen deze kaders is het de logistieke uitdaging om tegen laagste kosten en met maximale betrouwbaarheid te presteren. Behalve voor retailers zijn dergelijke patronen ook voor tal van producenten, groothandelaren en logistieke dienstverleners aan de orde van de dag.

De keerzijde van logistieke flexibiliteit zijn kosten. Om aan prestatie eisen te kunnen voldoen wordt de inzet van mensen en middelen afgestemd op piekmomenten. Met betrekking tot fysieke distributiekosten raakt dit bijvoorbeeld DC personeel, intern transport materieel, distributie naar winkels en de besturing hiervan. Natuurlijk, op een rustige woensdag wordt de inzet van mensen en middelen teruggebracht. De verhouding tussen eigen en inhuur biedt hiertoe mogelijkheden. Echter, een onregelmatige inzet van bijvoorbeeld inhuurkrachten en/of transportcharters vertaalt zich terug in een lagere productiviteit en een hoger tarief.

Kostenoptimale winkelbevoorrading

Huidige marktomstandigheden noodzaken tot het herzien van de bovenstaande wijze van distributie. In een aantal marktsegmenten dalen volumes al langere tijd. Niets doen betekent dat het aandeel logistieke kosten per eenheid toeneemt. Toch is bijvoorbeeld het verlagen van de bevoorradingsfrequentie een stap die niet zomaar wordt genomen. Het voorkomen van “nee-verkopen” is een zwaarwegend argument.

Verkoop en Logistiek trekken steeds vaker gezamenlijk op om distributiespelregels te herzien en fysieke distributiekosten te verlagen. Voorbeelden van gesprekspunten zijn:

Benoemen van maximale doorlooptijd van kassa aanslag in de winkel tot en met het moment van aanvullen
Herzien van frequentie van bevoorrading, veelal in relatie tot omzetklasse of magazijnruimte van een winkel
Vaststellen van minimale en maximale tijd tussen opeenvolgende leveringen
Onderscheiden van servicekaders voor verschillende productgroepen, bijvoorbeeld fast en slow movers
Herzien van bezoekdagen in de week

Indien partijen hierin tot nieuwe spelregels komen, dienen binnen deze kaders alternatieve aanleverschema’s te worden doorgerekend en kwalitatief en kwantitatief te worden beoordeeld.

Logistieke optimalisatie geeft waardevol inzicht

Districon heeft een wiskundige optimalisatietool ontwikkeld ten behoeve van het opstellen van een bestel- en afleverschema (BAS). Deze tool minimaliseert fysieke distributiekosten rekening houdend met commerciële voorwaarden. Uitgangspunt hierbij is dat de kosten zo laag mogelijk zijn, als de werkdruk zo evenredig mogelijk over weekdagen of dagdelen is verdeeld. Meerdere invloedsfactoren kunnen hierbij gelijktijdig worden beschouwd, een bijbehorende weging geeft de mate van belangrijkheid aan.

Voorbeelden van invloedsfactoren die de dagelijkse werkdruk bepalen zijn:

Aantal orderregels
Te verzamelen ordervolume
Verscheidenheid in magazijnsecties of DC’s
Af te leggen transportafstand
Aantal transportritten

Naast een zo evenredig mogelijke verdeling is een belangrijke, aanvullende doelstelling dat het aantal wijzigingen ten opzichte van het huidige BAS-schema beperkt blijft. Immers, hoe minder wijzigingen, hoe meer draagvlak binnen een organisatie. Ook het belang van deze doelstelling kan met een weegfactor worden meegenomen bij de totstandkoming van het uiteindelijke BAS-schema.

Figuur 1: Grafische weergave van werking van de tool. De delta’s ten opzichte van het gemiddelde worden geminimaliseerd.

Vrijheidsgraden bepalen

Het BAS-schema dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Uiteraard dienen de bezoeken per klant (filiaal) te voldoen aan de vastgestelde leverfrequentie. Binnen deze randvoorwaarde zijn meerdere oplossingen mogelijk. De vrijheidsgraden rondom het bepalen van bezoekdagen bestaan uit drie voorwaarden:

Toegestane leverschema’s geven de mogelijke dagcombinaties aan. Zo mag een filiaal bv. wel op maandag en donderdag een levering ontvangen, maar niet op maandag en dinsdag
Niet alle filialen zijn dagelijks geopend. Op sluitingsdagen zijn geen leveringen mogelijk
Tenslotte zijn er altijd filialen waarbij om zwaarwegende redenen niet van het huidige schema mag worden afgeweken

Alternatieven beoordelen

Door de korte rekentijd is de tool geschikt voor het berekenen van verschillende alternatieven. Aan de hand van verkregen resultaten is het mogelijk voorwaarden te verruimen of aan te scherpen om een schema te bepalen dat direct te implementeren is in de praktijk.

Lagere fysieke distributiekosten

Resultaten uit logistieke optimalisatie geven inzicht in de samenhang tussen servicekaders en kostenvoordelen en zijn input voor verdere besluitvorming. Verladers en dienstverleners pakken juist in deze lastige tijden door met het implementeren van alternatieve afleverschema’s ten einde lagere kosten te realiseren. Gebaseerd op een tweetal cases van retailers met een afzet in de Benelux, blijken zowel directe als indirecte kostenvoordelen:

Verlagen van het aantal leveringen per winkel draagt direct bij tot het verlagen van operationele kosten. De productiviteit met betrekking tot picking stijgt (meer regels per order, meer colli per regel) en distributiekosten nemen af (minder stops, meer volume per drop)
Afvlakken van piekvolumes maakt het mogelijk om met minder intern transportmaterieel orders te verzamelen en met een kleinere vrachtwagenvloot te distribueren
Afvlakken van piekvolumes zorgt tevens voor meer rust op de werkvloer. Dit leidt tot optimalisatie van de getalsmatige verhouding tussen eigen en ingehuurd personeel. Kleinere verschillen tussen drukke en rustige dagen maakt het daarnaast mogelijk om beter op productiviteit te sturen

Essentieel voor het daadwerkelijk kunnen cashen van kostenvoordelen is een gezamenlijk commitment van Verkoop en Logistiek. Juist aan winkel (of klant-) zijde kan het wijzigen van afleverdagen of –momenten betekenen dat organisatorische maatregelen zijn benodigd. Denk hierbij aan medewerkers m.b.t. lossen- en/of inruimen van goederen. Logistieke optimalisatie die onder andere aanstuurt op het minimaliseren van wijzigingen ten opzichte van het huidige schema, beperkt deze overlast enigszins. Een andere belangrijke voorwaarde om kostenvoordelen te realiseren is het herzien van tariefsafspraken met contractpartners: minder grote volumespreiding en meer regelmaat betekent dat vaste kosten en marges m.b.t. inhuur van DC personeel en transport via onderhandelingen kunnen worden aangepast.

Door het nemen van bovenstaande maatregelen kunnen fysieke distributiekosten omlaag. Een gezamenlijke aanpak van Verkoop en Logistiek is benodigd, inzet van optimalisatie tools maakt consequenties van keuzes transparant en ondersteunt besluitvorming.