blog

Stappenplan voor spendanalyse: bespaar in uw supply chain

Supply chain

Niels Kruijt van Ernst & Young Advisory biedt hier een uitgebreid stappenplan om een goede spendanalyse uit te voeren. ‘Een spendanalyse is dan wel een tijdrovende klus, maar zie het als een investering.

Stappenplan voor spendanalyse: bespaar in uw supply chain

Door de snelle technologische ontwikkelingen en de afgenomen kosten van dataopslag wordt tegenwoordig alles vastgelegd. Het voordeel hiervan is de beschikbaarheid van grote hoeveelheden data voor analysedoeleinden, waardoor betere beslissingen genomen kunnen worden.

Een nadeel is de complexiteit die deze hoeveelheid data met zich meebrengt. Een goede spendanalyse kan u helpen om besparingen te realiseren in uw supply chain, doordat deze een indicatie geeft van de categorieën met veel besparingspotentieel. Daarnaast kan een spendanalyse helpen bij de reductie van leveranciers en de bijbehorende kosten.

Het maken van een spendanalyse is een tijdrovende klus. Het geeft u echter een goed beeld van waar uw organisatie geld aan uitgeeft. Met een analyse van leveranciers, categorieën en grootgebruikers in handen wordt inzichtelijk hoe u besparingen kunt realiseren. Blijkt een categorie veel kleine leveranciers te bevatten, dan kunt u vaak geld besparen door deze volumes te bundelen en onder te brengen bij één of enkele leveranciers. U heeft dan een betere onderhandelingspositie en tevens reduceert u het aantal leveranciers, waardoor u weer minder tijd kwijt bent met contractonderhandelingen. Ook op de crediteurenafdeling neemt de werkdruk af, doordat zij minder facturen hoeven te verwerken.

Stap 1: Welke data zijn er beschikbaar?

De eerste stap is het verkrijgen van geschikte data voor uw analyse. Deze stap neemt tijd in beslag, omdat de data meestal uit meerdere bronnen moet komen en er dus veel betrokkenen zijn. Een spendanalyse gaat uit van geboekte facturen; als deze data niet reeds bij de inkoopafdeling beschikbaar is, dan kunt u het beste informeren bij de crediteurenafdeling. Zorg dat u een complete download krijgt, op factuur- of factuurlijnniveau; hierdoor gaan er geen gegevens verloren door consolidatie. Minimumvereisten zijn leveranciersnummer en –naam, boekperiode en bedrag exclusief BTW. Daarnaast kunnen categorie, grootboekrekening, profitcenter en business unit de kwaliteit van de spendanalyse aanzienlijk verhogen en de benodigde tijd reduceren.

Stap 2: Consolideren van de data

Mogelijk komt bovengenoemde data uit meerdere bronnen, waarna deze moet worden gecombineerd. Allereerst kunnen leveranciersgegevens gecombineerd worden met de factuurdata, bijvoorbeeld door te koppelen op leveranciersnummer. Controleer steekproefsgewijs of de data goed aan elkaar gekoppeld wordt en controleer regelmatig of de totaalbedragen en het aantal facturen nog overeenkomen. Vooral bij het gebruik van een database (bijvoorbeeld in Microsoft Access) is er een risico op dubbele records.

Als data van meerdere bedrijven wordt verzameld, dient deze te worden genormaliseerd zodat deze hetzelfde format heeft. Ook kan het nodig zijn om leveranciers te ‘matchen’, zodat er geen dubbele leveranciers optreden.

Stap 3: Opschonen en categoriseren van de data

Nadat alle data is geconsolideerd dient deze te worden opgeschoond en gecategoriseerd. Bij het opschonen van de data wordt onder andere gekeken naar de dataformats (bijvoorbeeld datums worden weergegeven als datum), valuta (indien van toepassing dienen deze te worden geconverteerd naar één valuta) en boekingsperiode (zorg ervoor dat de periode gelijk is bij het vergelijken van meerdere deelbedrijven).

Het categoriseren van de data is, afhankelijk van de compleetheid van de data, een tijdrovend proces. Maak allereerst een aparte categorie voor niet-beïnvloedbare spend; deze is bedoeld voor onder andere belastingen, interne boekingen en overheidsinstanties. De resterende spend dient te worden gecategoriseerd. Als de gebruikte download al categorieën bevat, dienen deze te worden gecontroleerd. Eventueel kunt u de categorieën opnieuw structureren. Als de facturen nog geen categorieën bevatten, is het raadzaam eerst een categoriestructuur neer te zetten. Vervolgens kunt u facturen of leveranciers gaan toewijzen aan deze categorieën. Hiervoor kunt u gebruikmaken van grootboekrekening; deze geeft informatie over de aard van hetgeen is ingekocht. Ook de businessunit en profitcenter kunnen u helpen bij de categorisatie.

Stap 4: Spendrapportages maken

Nadat uw factuurdata is opgeschoond en verrijkt met categorieën, kunt u gaan rapporteren. Bedenk welke kerngetallen en figuren u terug wilt zien in de rapportages. U kunt hierbij denken aan:

* Totaal aantal leveranciers, facturen en spend
* Ranking van uw leveranciers (wat zijn uw belangrijkste leveranciers?)
* Een leverancierspareto (voor hoeveel procent van uw inkoopspend zijn uw 20% grootste leveranciers verantwoordelijk?)
* Verdeling van de categorie in subcategorieën, verdeeld naar spend en aantal transacties
* Verdeling van de spend naar business unit of profitcenter
* Een spreidingsdiagram waarbij elke (sub-)categorie wordt afgezet in aantal leveranciers en gemiddelde transactiegrootte

Per categorie maakt u een overzicht waarin de gewenste cijfers terugkomen. Daarnaast kunt u een high-level overzicht maken waarin alle categorieën naar voren komen.

Stap 5: Kwalitatieve analyse en beoordeling van de spendrapportages

Nu de spendrapportages beschikbaar zijn, is het belangrijk om deze te valideren en deze kwalitatief te beoordelen. Validatie kan door allereerst te kijken of de leveranciers bekend voorkomen en of er geen belangrijke leveranciers missen binnen een categorie. Dit kan ook in overleg met de betreffende inkoper.

Vervolgens is het interessant om te kijken naar de leveranciersverdeling. Wie zijn de belangrijkste leveranciers? Hoe groot zijn deze leveranciers ten opzichte van de totale inkoopspend? Het behouden van veel kleine leveranciers kan hoge kosten met zich meebrengen.

Het spreidingsdiagram geeft ook nuttige informatie. Categorieën met een hoge inkoopspend, een groot aantal leveranciers en een relatief kleine gemiddelde transactiewaarde hebben over het algemeen het meeste besparingspotentieel.

Op basis van de leveranciersverdeling en spreidingsdiagram kunt u vervolgens een lijst maken van mogelijk interessante categorieën. Het is belangrijk om deze lijst te delen met alle interne betrokkenen, om te kijken in hoeverre zij dit beeld en de cijfers herkennen en of er mogelijkheden zijn om deze categorieën te heronderhandelen of opnieuw in de markt te zetten.

Spendanalyse tijdrovend

Een spendanalyse is dan wel een tijdrovende klus, maar zie het als een investering. Met het resultaat van uw spendanalyse kunt u al snel besparingen realiseren, omdat het u in staat stelt vanuit meerdere hoeken naar uw inkoopspend te kijken. Vaak leidt het tot nieuwe inzichten en concrete besparingsacties.

Reageer op dit artikel