blog

Lean – is dat wat voor u? Twaalf overwegingen

Supply chain

Lean – is dat wat voor u? Twaalf overwegingen
Olie voor supply chain

Lean als de Haarlemmerolie voor alle supply chains. De eenvoudige oplossing voor alle problemen? Mist u iets als u er nog niet of nauwelijks iets mee gedaan heeft? En is het eigenlijk wel iets voor u? Robert van der Velde geeft twaalf belangrijke inzichten over Lean.

De grote kracht, de potentie en de aansprekende praktijkvoorbeelden van Lean management maken dat het onderwerp een onuitputtelijke bron is voor publicaties. Geen opsomming van basisprincipes, tools of het herkennen van verspilling. Dat heeft u als geïnteresseerde professional al lang tot u genomen. Waarom blijkt de praktijk dan toch vaak een stuk lastiger dan de theorie?

Iedere branche of bedrijfstak kent aansprekende voorbeelden van succesvolle lean-implementaties. De groep Nederlandse ondernemingen die inmiddels is doorgedrongen tot ‘Lean Champions League niveau’ is echter klein. Dat zijn ondernemingen die er in slagen om lean daadwerkelijk in het DNA te verankeren. Waar dagelijks verbeteren net zo gewoon is als de dagelijkse operatie.

De ijzersterke positie van deze ondernemingen is bijna jaloersmakend. Het is zo’n aanlokkelijk  beeld, dat de kans bestaat dat u inmiddels ook gevallen bent voor Lean of sterk overweegt er mee te starten. Maar moet u dat eigenlijk wel willen? Ik deel graag met u een aantal overwegingen om voor uzelf het antwoord op deze vraag te vinden.

Overweging 1: uithoudingsvermogen

Alle organisaties die ‘Lean Champions League niveau ‘ hebben bereikt, is dat enkel gelukt met heel veel uithoudingsvermogen. Dat komt geen enkele organisatie aanwaaien. Het kost bloed, zweet en tranen. Alsof u drie Elfstedentochten achter elkaar schaatst. Start alleen met Lean als u dit op kunt en wilt brengen. Doe het dan met overgave. Starten met Lean is makkelijk, doorzetten maakt het verschil. Kampioen worden, wordt bepaald door hoe graag u het wilt bereiken.

Overweging 2: meer dan quick fixes

Als u snel enkele operationele plooien glad wilt strijken en enkel zoekt naar snelle oplossingen, noem het dan niet Lean. Dat zou een diskwalificatie zijn. Quick wins zijn namelijk het topje van de ijsberg. Niet minder belangrijk, maar slechts 1 procent van wat Lean werkelijk inhoudt én wat het op kan leveren.

Overweging 3: van binnenuit

Als u het beeld heeft dat u Lean kunt uitbesteden: begin er dan niet aan. Het verbeteren van uw eigen organisatie – niet eenmalig, maar continu – is niet overdraagbaar. Zodra u dat beseft, kunt u aan de slag. Uiteraard kunt u zich op talloze manieren laten inspireren, ondersteunen, adviseren, op weg helpen en coachen. Sterker nog, de praktijk leert dat krachtige, externe ondersteuning in de beginfase vaak onontbeerlijk is. De drijvende kracht achter het lean verbeteren van uw organisatie moet altijd van binnenuit komen.

Overweging 4: begin bij uzelf

De blik van Lean is ‘van buiten naar binnen’. Ofwel, de gehele keten ‘van klant tot klant’. Sommige Lean-geïnteresseerden zien daarin het excuus om eerst verbetering van externe partijen te verwachten, waaronder leveranciers, alvorens het eigen functioneren tegen het licht te houden. Begin bij uzelf, intern in uw eigen organisatie. Daardoor kunt u vervolgens de juiste vragen in de goede volgorde aan uw externe partners stellen om daarmee de keten verder te verbeteren. In het belang van uw klanten én van alle partijen in de keten.

Overweging 5: eerste stap fors

Lean wordt veelal geassocieerd met verbeteren in kleine stapjes. Dat is juist, mits u een zeker Lean-basisniveau hebt bereikt. Voor veel ondernemingen, zo niet de meeste, zijn de eerste stappen naar Lean vaak fors. Het heeft namelijk geen zin om datgene te optimaliseren dat in de basis niet gezond is of niet functioneert. De eerste stap is dan het creëren van een solide uitgangspositie, van waaruit verbeterd kan worden.

Overweging 6: verbeter met focus

Start nooit onder het mom ‘zolang we maar verbeteren’. Aan verbeteren in het wilde weg heeft u zelf niks, laat staan uw klanten. Kies een krachtige focus. Een focus vertaald in een concreet doel dat de lange termijn winstgevendheid van de onderneming borgt. Een focus die als baken fungeert om alle verbeterenergie, alle inspanningen in het dagelijks verbeteren op het doel gericht te houden. Een focus die helpt keuzes te maken: u kunt simpelweg niet alles tegelijk aanpakken. Wees trots op bereikte resultaten, maar niet te snel tevreden. Stel uw doel minstens twee keer scherper dan u voor mogelijk houdt.

Overweging 7: veranderen begint nu

Lean heeft alles te maken met het transformeren van uw organisatiecultuur. Maar pas op dat u uzelf daarmee niet het excuus geeft dat de eerste tekenen van verbetering best lang mogen duren. Een cultuurverandering gaat het snelst door te doen. Lean gaat over mensen én resultaten. Korte termijn resultaten zelfs, want successen zijn de beste katalysator. Het veranderen van de cultuur start vanaf vandaag, niet pas over een maand of drie.

Overweging 8: omgaan met onzekerheid

Accepteer dat u op voorhand niet alles kunt overzien wanneer u besluit écht met Lean aan de slag te gaan. Per definitie zult u verrassingen tegenkomen. Als u zoekt naar volledige zekerheid, zult u nooit in beweging komen. De belangrijkste voorwaarden om te beginnen: man, plan, drama. Bent u de man of vrouw die het laat gebeuren? Bent u degene die met visie kan uitleggen waarom u Lean wilt? Hoe groot is het drama? Wat gebeurt er als u niets doet? Grenzeloze ambitie is een uitstekende voedingsbodem. Als deze punten zijn ingevuld, dan komt het plan er.

Overweging 9: gedrag en leiding geven

Als u het beeld heeft dat Lean gelijk staat aan het optimaliseren van processen, besef dan dat u slechts een zeer eenzijdige visie op Lean heeft. Een Lean transformatie vraagt om verandering in gedrag. Niet in de laatste plaats van leidinggevenden. ‘Span of control’ wordt geherdefinieerd als ‘span of support’. Dat vraagt vaak om een andere leidinggevende stijl. Dat lukt alleen wanneer u die bereidheid heeft en beschikt over voldoende zelfreflectie.

Overweging 10: meer dan tools

Pas op voor de ‘toolsbenadering’, ook al voelen ‘tools’ veilig. Het succes van Lean-implementaties wordt slechts voor 20 procent bepaald door de tools, 80 procent door mensen. De bekende Lean-tools zijn zeer krachtige hulpmiddelen, maar alleen effectief wanneer toegepast in de goede volgorde. De meerwaarde van de tools wordt minstens zo sterk bepaald door de wijze waarop ze geïntroduceerd en ingezet worden, als door de kwaliteit van de tools zelf.

Overweging 11: paradigma’s doorbreken

Het idee dat Lean ‘gezond boerenverstand’ is, is slechts voor een deel juist. De kracht zit inderdaad vaak in de eenvoud. Echter, grote Lean-doorbraken voelen vaak helemaal niet logisch. Sterker nog, die zijn vaak contra-intuïtief. Sterk ingesleten paradigma’s als ‘de machines moeten altijd draaien’ of ‘we beginnen alvast maar, dan zijn we eerder klaar’ leveren resultaten op, die zeer waarschijnlijk niet bijdragen aan het bottom line resultaat dat u eigenlijk wilt. Lean denken en Lean doen vraagt altijd om stevige paradigmadoorbraken. Lean is geschikt voor organisaties die daar voor open staan.

Overweging 12: oneigenlijke excuses

Als u inmiddels al wat ruimer kennis hebt genomen van Lean en denkt ‘bij ons is alles anders’, besef dan dat u per definitie gelijk heeft. Dan blijft de vraag hoe u specifiek in uw organisatie lean zou kunnen vertalen. Als Lean werkelijk alleen toepasbaar zou zijn in omgevingen met standaard producten in massa, dan zou minder dan 1 procent van de Nederlandse ondernemingen er mee actief zijn. De gedachte ‘Lean is niet flexibel’ is nog een voorbeeld van zo´n oneigenlijk excuus om er maar niet aan te hoeven beginnen. Lean leidt altijd tot grotere flexibiliteit om op de klantvraag in te kunnen spelen. Door veel kortere doorlooptijden, door een grotere voorspelbaarheid, door veel meer grip op processen. Daarmee biedt het u veel meer mogelijkheden actief te kunnen sturen en snel te kunnen schakelen.

Bent u na het lezen van deze overwegingen (nog steeds) overtuigd dat u met Lean aan de slag wilt? Laat u dan inspireren door praktijkvoorbeelden. Ga kijken en luister. En vertaal vervolgens voor uw eigen organisatie, uw eigen processen, uw eigen situatie. Kopiëren leidt zelden tot resultaat. En heb dan lef: zet de eerste stap naar Lean!

Lees meer over Lean op Logistiek.nl…

Reageer op dit artikel