blog

Inkoopprestatiemeting voor de logistiek manager

Supply chain

Inkoop functioneert steeds vaker als een samenhangend bedrijfsonderdeel. Toch blijkt dat er veelvoudig verschillende (tegenstrijdige) belangen spelen. Welke overeenkomsten hebben inkoopafdelingen? Met welke KPI’s willen inkoopprofessionals werken? Wat moet de logistiek manager bespreken met de inkoopmanager? Roy van Ingen zet het hier op een rij en geeft tips.

Inkoopprestatiemeting voor de logistiek manager
Inkoop en logistiek

Recent heeft Roy van Ingen namens Supply Value onderzoek uitgevoerd naar inkoopprestatiemeting. Hiermee heeft hij inzicht verkregen in de manier waarop inkoopprestaties van middelgrote- en grote bedrijven gemeten kunnen worden. Uit onderzoek blijkt dat het belang van inkoop door verschillende stakeholders steeds vaker wordt erkend. Dit artikel beschrijft allereerst kort wat inkoopprestatiemeting is, waarom het belangrijk is en de belangrijkste conclusies van het uitgevoerde onderzoek.

     

De belangrijkste conclusie van het onderzoek zijn:

  

  • Overeenkomsten tussen inkoopafdelingen. Inkoopafdelingen zijn niet over één kam te scheren maar grote overeenkomsten zijn waarneembaar;
  • Kritische succesfactoren volgens inkoopprofessionals;
  • Stakeholders die reflecteren op de prestaties van inkoop.

  

Wat is inkoopprestatiemeting?

NEVI definieert inkoopprestatiemeting als volgt: "Meten van de prestatie van inkoop aan de hand van prestatie-indicatoren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in zeven hoofdgebieden van inkoopactiviteiten: inkoopefficiëntie, kosten, kwaliteit, logistiek, toegevoegde waarde voor de klant en strategische toegevoegde waarde. De verschillende prestatie-indicatoren worden in een raamwerk weergegeven zoals het MSU model, het MSU+ model, het MSU-bouwmodel, het racewagenmodel, de balanced scorecard of het inkoopvolwassenheidsmodel."

  

Met andere woorden, er zijn verschillende modellen die als hulpmiddel dienen om inkoopprestaties te meten. In de praktijk blijkt echter dat inkoop niet altijd goed communiceert met andere afdelingen. Om die reden gaat in mijn visie inkoopprestatiemeting nog een stap verder dan in de hierboven beschreven definitie beschreven staat. Inkoopprestatiemeting is in mijn ogen het reflecteren op de prestaties van de inkoopafdeling, ook in de ogen van belangrijke stakeholders. Zie ook onderstaand figuur:

 

 

 

Overeenkomsten (en verschillen) inkoopafdelingen

Uit het onderzoek blijkt dat anno 2011 het realiseren van besparingen voor inkoopafdelingen nog steeds prioriteit nummer één is.  

    

Grote multinationals geven aan dat duurzaam inkopen en innovatief inkopen tevens belangrijk zijn. Dit zijn ook bedrijven die (ver) voorlopen op middelgrote- en andere grote bedrijven die deelnamen aan dit onderzoek. Grote multinationals meten de inkoopprestaties namelijk al aan de hand van meerdere KPI’s. Deze KPI’s zijn tevens gecategoriseerd in verschillende groepen. Denk hierbij onder andere aan besparingen, KPI’s over duurzaamheid en KPI’s om de medewerkertevredenheid te meten. Laatst genoemde betreft een enquête waarmee de interne klant reflecteert op het presteren van de inkoopafdeling. Tevens hebben grote multinationals interne opleidingsprogramma’s om ‘eigen talent’ binnen het bedrijf verder te ontwikkelen.

  

Tot zover de belangrijkste waargenomen verschillen. Maar wat zijn nu de overeenkomsten? Voor bedrijven met minder dan 10 FTE aan inkopers spelen (inkoop)doelen als duurzaamheid en innovatie een aantoonbare kleinere rol. Sterker nog, deze afdelingen worden uiteindelijk afgerekend op gerealiseerde besparingen. Dit is om die reden prioriteit nummer één. Andere belangrijke thema’s voor inkoop zijn risicoreductie en inkoopprofessionalisering. Risicoreductie uit zich in beginsel voornamelijk door leveranciersbeoordelingen en inkoopprofessionalisering wordt voornamelijk nagestreefd door het gebruik van een ERP-systeem. Daarbij komt dat bedrijven met een lage inkoopomzetklasse de toegevoegde waarde van inkoop willen aantonen, iets dat voor grotere bedrijven niet van toepassing is.

 

Met welke KPI’s inkoopprestaties meten?

In literatuur en in het bedrijfsleven wordt veel gesproken over kritische prestatie-indicatoren. Maar welke prestatie-indicatoren zijn nu echt ‘kritisch’? Hieronder wordt de top 5 van kritische prestatie-indicatoren volgens inkoopprofessionals gegeven.

 

Aan de deelnemende inkoopprofessionals is gevraagd om KPI’s, waarmee zij het liefst zouden willen werken, te selecteren uit een grote vooraf opgestelde KPI lijst. Hieruit is de volgende top 5 van KPI’s naar voren gekomen:

  1. Inkoopbesparingen: werkelijke besparingen / geplande besparingen;
  2. De interne en externe klanttevredenheid;
  3. Deel van het inkoopvolume met bemoeienis van inkoop;
  4. Aantal leveranciers dat voldoet aan een bepaald prestatieniveau (op het gebied van kwaliteit, levertijd service etc.);
  5. Percentage contracten met (strategische leveranciers).

 

Het is noemenswaardig dat inkoopbesparingen en de interne en externe klanttevredenheid exact even hoog scoorde.

  

Belangrijke stakeholders

De insteek die voor dit onderzoek is gekozen betreft inkoopprestatiemeting in de vorm van een 360 graden feedback model. Hiermee wordt bedoeld dat de inkoopafdeling niet alleen op haar eigen prestaties reflecteert maar dat ook andere belangrijke stakeholders de prestaties beoordelen. Welke stakeholders dit zijn wordt hieronder geschetst.

  

Uit de bovenstaande lijst met KPI’s kunnen de belangrijkste stakeholders afgeleid worden. Ten eerste blijkt dat een inkoopafdeling besparingen moet realiseren. Dit zal zij voornamelijk in opdracht doen van het management. Ten tweede wordt de tevredenheid van de interne klant erg belangrijk gevonden. Met andere woorden, een inkoopafdeling vindt het belangrijk om aan de wensen van de interne klant te voldoen. Kijkend naar de afdeling logistiek dient inkoop onder andere levertijden, voorraadhoogtes e.d. af te stemmen. Ten derde is er uiteraard de inkoopafdeling zelf. Indien zij ‘geschikte’ contracten afsluit zal normaliter het percentage maverick buying (inkopen buiten contract) niet al te hoog zijn. En ten vierde zijn er de leveranciers. Indien deze tevreden zijn zal er meer uit de relatie gehaald kunnen worden. Denk hierbij aan logistieke principes als Vendor Managed Inventroy (VMI) en Collaborative Planning Forecasting and Replenishment (CPFR).

  

Samengevat, er kan gesteld worden dat de inkoopafdeling samen moet werken met en haar bestaansrecht ontleend aan de volgende stakeholders:

  

  • Management Team;
  • Interne klant (afdeling logistiek);
  • (Partner)leveranciers.

  

Tips voor de logistiek manager

In het kader van dit onderzoek wil ik de logistiek manager de volgende tips meegeven:

  • Achterhaal of u dezelfde prioriteiten stelt als inkoop. Wanneer u dit namelijk afstemt zal de totale bedrijfsvoering verbeteren. Wanneer voor u tijdigheid van leveringen erg belangrijk is terwijl inkoop vooral inkoopt op kwalitatief goede producten zijn er optimalisaties (en besparingen) mogelijk;
  • Trigger uw inkoopafdeling om met leveranciers te communiceren. In het kader van logistieke principes zoals VMI en CPFR valt voorraadreductie te realiseren;
  • Inkoopprofessionals vinden het belangrijk om de interne klant tevreden te houden (zie top 5 KPI’s), bespreek daarom met hen regelmatig de voortgang;
  • Zorg ervoor dat inkoop niet alleen zichzelf beoordeeld maar ook beoordeeld word door belangrijke stakeholders. Dan wordt namelijk de ‘echte’ inkoopprestatie gemeten!
Reageer op dit artikel