blog

BPO: loslaten voor grip op het logistieke proces

Supply chain

IT, payroll services, financiële administratie en HR zijn vaak al uitbesteed. Maar zodra het gaat om klantspecifieke kernprocessen, zoals logistiek en Supply Chain Management, is er nog sprake van terughoudendheid. Deze activiteiten liggen vaak nog buiten het Business Process Outsourcing-perspectief. Maar hoe lang nog? Bart van der Mark van Accenture geeft tips.

Business Process Outsourcing (BPO) is voor veel ondernemingen uitgegroeid tot een standaard onderdeel van de bedrijfsstrategie. Bedrijven dragen bedrijfsprocessen integraal over aan een partner, inclusief de verantwoordelijkheid voor de output. Op die manier profiteren organisaties van schaalgrootte, meer efficiency en lagere kosten. Toch ligt het zwaartepunt van BPO nog bij processen die niet als kernprocessen worden gezien.

      

Driedeling in logistiek

De scope van BPO groeit en ook het uitbesteden van kernprocessen komt steeds vaker in beeld. Er lijkt sprake van een driedeling voor BPO van logistieke of SCM-processen:

    

  1. De buitenste laag is inmiddels gemeengoed en beslaat de basale ondersteunende activiteiten.
  2. In het tweede segment is logistiek een integraal onderdeel van het gehele bedrijfsproces.
  3. In de laatste laag vormt logistiek de kern van het verdienmodel. Met het uitbesteden van deze processen zijn bedrijven nog terughoudend.

   

Grote koeriersbedrijven zoals DHL of UPS zijn nog huiverig om hun belangrijkste proces, logistiek, uit te besteden. Voor ondernemingen in de middengroep is logistiek misschien geen kernproces, maar wel een bepalende factor voor het serviceniveau en de klanttevredenheid. Een voorbeeld is een producent van medische apparatuur die de logistieke backoffice voor reserveonderdelen uitbesteedt. Zeker in de medische wereld is uptime van apparatuur cruciaal en dat geldt dus ook voor de onderliggende logistieke processen.

    

Waarde van BPO

Maar waarom zouden bedrijven deze processen die dicht tegen de kernactiviteiten aan liggen, willen uitbesteden? Kosten besparen wordt algemeen gezien als de belangrijkste drijfveer voor BPO. Lagere loon- en operationele kosten staan centraal. Vooral als het gaat om standaard en vaak repetitieve processen is er ook veel winst te behalen. Het splitsen van taken die kennis en expertise vereisen en de repetitieve handelingen levert in veel gevallen 30 tot 50 procent kostenbesparing op. Een goede basis voor een sluitende businesscase. Dit voordeel is vooral haalbaar bij voldoende schaalgrootte.

     

Continu stroomlijnen

Kostenbesparingen zijn maar een kant van de BPO-medaille. Uitbesteden zorgt meestal voor een flinke efficiencyprikkel. Processen worden voor de transitie uitvoerig onder loep genomen. Ook na de overname is alles er bij de outsourcingpartner op gericht om operational excellence te realiseren. Bij logistieke processen is dat zeker het geval omdat bedrijven de verantwoordelijkheid voor het op tijd leveren van het juiste product op de correcte plaats overdragen. Om dat te realiseren, richten outsourcingpartners processen optimaal in en monitoren ze alle prestaties.

    

De combinatie van diepgaande logistieke en SCM-kennis en proces- en geavanceerd proces- en kwaliteitsmanagement zoals lean six sigma voorziet in voortdurende procesverbetering. Gedisciplineerde monitoring en metingen in het delivery center geeft inzicht in pijn- en verbeterpunten. Dit resulteert bijna automatisch in betere controle over de keten en de beschikbaarheid van data. Deze informatie vergroot bovendien de voorspelbaarheid van logistieke processen. Naast het terugdringen van werkkapitaal en voorraadoptimalisatie levert BPO dan ook nog extra rendement op. Bijvoorbeeld door continue kwaliteitsverbetering, kortere doorlooptijden en hogere klanttevredenheid.

  

Keiharde feiten

De voordelen van BPO van logistieke processen die steeds dichter bij de kernprocessen in de buurt komen, dringen langzaam in de sector door. Maar hoe maak je nou de juiste keuze? En hoe pak je zo’n ingrijpend traject aan? Het begint allemaal met het vaststellen van de processen die eventueel in aanmerking komen. Kernvragen zijn: Wat blijft een bedrijf zelf doen? Wat kan elders in de regio worden ondergebracht? En wat kan "offshore", naar bijvoorbeeld India of de Filippijnen om de voordelen optimaal te benutten. Het allerbelangrijkste is echter het creëren van een realistisch beeld op basis van de keiharde feiten. Zeker omdat er bij BPO ook altijd een emotionele factor speelt. De rol van medewerkers kan drastisch veranderen. Bovendien is er sprake van een schijnbare tegenstelling; Door activiteiten uit handen te geven, vergroten bedrijven juist hun grip op logistieke processen door continue monitoring en rapportages. Bedrijven die die stap durven nemen, starten een proces van voortdurende verbetering.

    

Vijf BPO-tips

Voor bedrijven die een stap verder willen met BPO volgen hier vijf tips:  

  

  • Schaalgrootte is essentieel voor het succesvol behalen van kwaliteitsverbeteringen en kostenbesparingen. Een BPO-partner moet deze bezitten en kunnen aantonen.

 

  • Logistiek en SCM zijn specifieke processen die kennis, expertise en vooral ook ervaring vragen. Maak referentiebezoeken en ga altijd zelf kijken in het delivery center. Hier geldt meer dan ooit ‘seeing is believing’.

 

  • Regel de SLA-kant goed. Voorkom het binnenstappen van een blackbox waarbij over ieder knelpunt of verbeterpunt discussie nodig is.

 

  • De aanpassing van de interne organisatie is cruciaal omdat logistieke processen een raakvlak hebben met vrijwel ieder ander proces in een onderneming.

 

  • Bespaar niet op de transitiefase, hier wordt letterlijk het fundament voor een succesvol BPO-traject gelegd. Shortcuts in deze fase hebben vaak een negatieve impact op de lange termijn.
Reageer op dit artikel