blog

De falende factor van evenementenlogistiek

Supply chain

De falende factor van evenementenlogistiek
evenementenlogistiek

Bij een groot evenement gaat veel tijd zitten in het plannen van het terrein, waarbij rekening gehouden moet worden met de mensenstroom en goederenstroom maar ook het zoeken naar een geschikte plaatst, vergunningen die goedgekeurd moeten worden en leveranciers waar juiste afspraken mee gemaakt moeten worden.

Het organiseren van de mensenstroom is een van de belangrijkste aspecten bij een evenement, want als dit fout gaat is dat het eerste wat de bezoeker merkt en kan dat een reden zijn waarom een bezoeker de volgende keer niet meer komt.Hierop volgend wordt er aangegeven wat er dan veranderen moet en met welke hulpmiddelen.

 

Dam tot Damloop 1998

Zo is het fout gegaan bij de Dam tot Dam loop 1999, waarbij ook skaters mee mochten doen.De Dam tot Dam loop is een hardloopevenement van Amsterdam naar Zaandam en in 1998 mocht  je ook mee op je skates. Van te voren werd aan gegeven dat alleen geoefende skaters mee mochten doen en je beschermkleding aan moest. Het was een groot succes.Zo groot dat het jaar daarna de inschrijving explosief steeg van 1.500 skaters naar 3.900 skaters in 1999. De tocht zou een half uur duren, ze vertrokken vóór de hardlopers en de fietsers. En waren daar mee de eerste groep die de damloop mochten betreden. Aan het begin van de route is de IJtunnel waarbij de skaters met een snelheid van meer dan 60 kilometer per uur in gingen.

 

Toen gebeurde het onverwachte, één deelnemer viel. Mensen probeerden te remmen, maar botsten op elkaar. Ze konden hun evenwicht niet meer bewaren en namen anderen mee in hun val. Schaafwonden aan benen, billen en armen. Sommigen werden afgevoerd met een gebroken pols, enkel, arm of been. Toen de tunnel na ruim anderhalf uur weer vrij was, mochten de wachtende skaters in groepjes van 25 de tunnel in. Velen namen het zekere voor het onzekere en gingen te voet. Uiteindelijk belanden 44 skatersin het ziekenhuis. De skaters tocht kreeg geen vervolg meer en werd omgezet in een wandeltocht.

 

De fout lag bij dit evenement aan de hoeveelheid toegelaten skaters in een keer. Het aantal skaters was meer dan verdubbeld. Hier had de organisatie van te voren aan moeten denken en de skaters in groepjes moeten laten vertrekken. Ook hadden er EHBO’ers mee moeten rijden, wat wel normaal is bij de Friday NightSkate (een skatetocht door Amsterdam). De organisatie heeft hier vooral gefaald, omdat er toch onervaren skaters mee zijn gaan rijden en men geen rekening gehouden heeft met een valpartij.

 

Better safe than sorry

Organisatoren bereiden zich goed voor met een gedegen communicatieplan en crowdmanagementplan. Met succes organiseren ze een veilige Vierdaagse, een dampende Lowlands, een geweldig Mystery Land of de Uitmarkt in Amsterdam. Deze plannen zijn een onderdeel van het veiligheidsplan.

 

Veiligheid staat voorop

Bij het organiseren van de mensenstroom staat de veiligheid van de bezoeker voorop. Het organiseren van de mensenstroomverloopt in drie  fases. In deze drie fases worden specifieke plannen uitgewerkt die gezamenlijk zorgen voor een veilig evenement (zie figuur).

 

Voorafgaand aan een evenement moet er onderzoek gedaan worden naar de haalbaarheid. Dit wordt gedaan op basis van de 4w’s (wie, wat, waar, wanneer). Hierna kan de strategie en de daarbij horende customerservice level worden bepaald. Op basis van deze informatie kan gestart worden.

 

Plannen uitwerking

Bij de start moet het risicomanagement georganiseerd zijn. Deze bestaat uit het bepalen van de strategie, een risico analyse, het communiceren van de risico’s en evaluatie. Het bepalen van de strategie heeft als doel om te bepalen welke risico’s als eerst moeten worden aangepakt. Bijvoorbeeld als in de strategie staat dat er nergens wachtrijen mogen staan, dan moeten de knelpunten die daarbij horen als eerst opgelost worden. In de risicoanalysemoet ook goed gekeken worden wat het gedrag is van de bezoekers en wat de omgevingsfactoren zijn. Dit wordt nog vaak vergeten. Als alle risico’s bekend zijn en als het bekend is wat de maatregelen zijn moet dit doorgespeeld worden naar alle betrokkenen.

Er zal nader ingegaan worden op de preventiefase.

 

Preventie

Crowdmanagementplan

In de preventieplannen wordt ingegaan op wat er vooraf klaar moet staan. Het is nodig om eerst het crowdmanagementplan te maken. Veel andere plannen hebben informatie nodig uitdit plan.

 

In het crowdmanagementplanzijn drielogistieke onderdelen, die in ieder geval terug moet komen. Dit zijn vraagvoorspelling en capaciteitsmanagement, procesanalyse en een systematische lay-out planning(SLP). In de vraagvoorspelling en capaciteitsmanagement wordt de publieksdichtheid berekend. Hierbij kan je gebruik maken van het Ishakawa model. De procesanalyse moet gemaakt worden met behulp van een flowchart enbottleneck- en wachtrijtheorie. Als laatste onderdeel van het Crowdmanagementplan moet er een SLP worden gemaakt. Door op de SLP aan te geven hoe de bezoekers lopen worden knelpunten zichtbaarder. Bijvoorbeeld smalle paden of obstakels die de routing belemmeren worden opgemerkt, en kunnen aangepast worden.

 

Mobiliteitsplan

Het mobiliteitsplan is een  belangrijk onderdeel van de mensenstroom. Dit is namelijk het eerste van het evenement waarmee de bezoekers in aanraking komen. Als dit verkeerd verloopt, komt de bezoeker al met een negatief gevoel het terrein op. In het mobiliteitsplan moet er eerst gekeken worden naar de drieschillen van mobiliteit om te beoordelen op welke niveau er gestuurd kan worden. Dit zijn voor evenementen 1:Beïnvloeding gedrag vervoerskeuze 2: Sturing openbare voorzieningen, capaciteit van openbaar vervoer, toegangswegen etc. 3: Toegang naar evenemententerrein, capaciteit van: parkeren, entree, kaartverkoop etc. Vervolgens moet er een modalsplit gemaakt worden en moet de capaciteit worden bepaald. Op basis van de gegevens van de voorgaande onderzoeken wordt met de 4m’s gekeken naar de te nemen maatregelen.

 

Communicatieplan

In het communicatieplan moet duidelijk staan hoe, wat en waar er met de bezoeker wordt gecommuniceerd en hoe met het personeel. Hierbij moet ook gekeken worden welke materialen worden gebruikt om te communiceren.

 

Hekkenplan

Het hekkenplan moet gemaakt worden op basis van de 4W’s.Deze geeft het type bezoeker en het type terrein weer. Met deze informatie wordt gekeken hoe, welke, waar en hoeveel hekken er geplaatst moeten worden. Het is belangrijk om dit goed op orde te hebben om te voorkomen dat bezoekers hekken opzij duwen of dat er drukking ontstaat.

 

Beveiligingsplan

Bij het beveiligingsplan moet er gekeken worden wat de normen zijn bij de beveiliging per locatie/gemeente. In Amsterdam moet er bijvoorbeeld 1 toezichthouder op 250 gelijktijdig aanwezige bezoekerszijn. Na deze informatie moet er gekeken worden hoe de beveiliging opgezet wordt. Rekening houdend met de 4W’s. Een klein concert heeft minder beveiliging nodig dan een groot festival. In het plan moet ook aangegeven worden wat de bevoegdheden zijn van alle medewerkers. Verdere informatie en eisen staan in de NTA 8020-30 norm.

 

Interventie

Crowdcontrolplan

In het interventieplan wordt gekeken wat er gedaan kan worden als er tijdens het evenement moet worden bijgestuurd. Het crowdcontrolplan, als onderdeel van evenementenlogistiek, heeft als doel de gewenste orde te handhaven. Het gaat in op de methodes om bij te sturen zodat incidenten voorkomen kunnen worden.

 

Incidentenplan, calamiteiten- en rampenplan en ontruimingsplan

Het incidentenplan wordt gemaakt om vooraf te bepalen wat er gedaan moet worden ter voorkoming en ondersteuning bij incidenten. Het calamiteitenplan is ter ondersteuning bij calamiteiten. Er wordt vastgelegd wie, wat, waar moet doen. Er wordt ook vastgelegd welke overige instanties erbij betrokken zijn en hoe de samenwerking  verloopt. Het rampenplan is ter ondersteuning bij grotere rampen. Ook hierin staat wie, wat, waar moet doen en hoe de samenwerking verloop tussen alle instanties. Het ontruimingsplan is ter ondersteuning bij een ontruiming. Hierin staat onder anderen aangegeven wie er BHV heeft, wie de verantwoordelijkheid heeft, waar de nooduitgangen zijn en hoe deze in een noodsituatie worden aangegeven.

 

Nazorg

De nazorg plannen zijn voor procedures na het evenement of na een ongeval. Als er een ongeluk plaatsvindtzoals bij de Dam tot Damloop kan het plan erbij gehaald worden, waarbij duidelijk is wat iedereen moet doen. Omdat er ook al van te voren goed over nagedacht is, zal het een stuk soepeler verlopen. In deze plannen moet ook een checklist verwerkt worden van aandachtspunten voor een evenement.

 

Slachtofferhulpplan

In het slachtofferhulpplan staat wat er gedaan moet worden als er een slachtoffer is, door wie deze opgevangen moet worden en wanneer er verdere maatregelen genomen moeten worden; bijvoorbeeld het inschakelen van de ambulance of politie. In het plan moet ook aangegeven worden hoe de bezoeker wordt geïnformeerd, zodat bezoekers weten waar ze naar toe moeten.

 

 

Rechtsbijstand

Een evenement organiseren vereist veel tijd en er moeten vaak aanbetalingen gedaan worden. Als een evenement dan niet doorgaat, doordat bijvoorbeeld de locatie afbrandt of als de hoofdact afzegt is al dat geld en tijd verloren. Het is altijd verstandig om een verzekering voor rechtsbijstand af te sluiten.

 

Evaluatieplan

In het evaluatieplan moeten een aantal checklisten zijn verwerkt die terugblikken op alle aspecten van het evenement. Het is belangrijk om niets te vergeten tijdens de evaluatie, niet alleen de slechte punten, maar ook de goede. Zo moet ook gekeken worden naar hoe is gehandeld tijdens incidenten en hoe de plannen zijn bijgehouden. Alles wat er in het evaluatieplan komt moet worden meegenomen in de risicoanalyse voor het volgende evenement.

 

Lessen voor evenementenlogistiek

Tijdens de uitvoering van alle plannen moet altijd gewerkt worden met de PDCA-cirkel: Plan Do Check Act. Door altijd op basis van je plan(plan) het uit te voeren(do) en daarna meteen te controleren(check) en eventueel bij te sturen (act). Of het vóór het evenement is, tijdens of na, er moet altijd gecontroleerd worden en zo nodig bijgestuurd worden om dit daarna weer uit te voeren.

Na het maken van deze plannen staan alle belangrijke gegevens op papier voor de logistiek van het evenement. Als er nu een incident is wordt het incidentenplan er bijgehaald en weet iedereen wat er gebeuren moet. Doordat er ook een compleet en duidelijk communicatieplan is, zijn alle betrokken partijen ook op de hoogte van de procedures en weet iedereen wie de verantwoordelijkheid heeft en aan wie wat gemeld moet worden. De problemen zoals bij verschillende evenementen in het verleden optraden kunneb hierdoor voorkomen worden.

 

Reageer op dit artikel