blog

Bereik volmaakte afstemming tussen handelspartijen

Supply chain

Huwelijk en communicatie hebben alles met elkaar te maken. Dat werkt in een relatie tussen handelspartners niet anders. Een gestructureerde communicatie is het fundament voor een goed ‘huwelijk’. Expert Marco van der Lee, brancheadviseur GS1, vertelt hoe je miscommunicatie in de keten voorkomt.

Echtscheidingscijfers spreken boekdelen: een op de drie huwelijken strandt. Denk nooit dat de ander een soort meubelstuk is of dat er geen communicatie in een huwelijk nodig is. Net als in een huwelijk is ook de communicatie tussen retailers en fabrikanten belangrijk. Het correct uitwisselen van artikelgegevens is immers een onmisbare bouwsteen voor de samenwerking. Zo kunnen bedrijven hun processen beter op elkaar afstemmen met alle voordelen die daarbij horen zoals beter bestellen, leveren en factureren, lagere voorraden, succesvolle promoties en een betere schapbeschikbaarheid.
   

Toch komt het nog heel vaak voor dat miscommunicatie in de keten ertoe leidt dat:
 

  1. Artikeldata niet kloppen of dat er verkeerd wordt besteld en/of geleverd. Het gevolg is lege schappen in de winkels. Dit is een van de grootste ergernis van de shopper;
  2. Afmetingen (lengte, hoogte, breedte) van het product niet kloppen. Het product kan dan niet of niet goed in het schap worden geplaatst. Dit geldt overigens ook voor het plaatsen van pallets in stellingen; 
  3. Het werken met onjuiste artikeldata vertraging oplevert bij productintroducties. Het administratieve proces om de gegevens over het product beschikbaar te hebben, is vaak bij fabrikanten niet de eerste actie waar aan wordt gedacht bij een productintroductie;
  4. Administratieve handelingen veel tijd kosten als artikeldata niet kloppen. Veel herstelwerkzaamheden en factuurverschillen zijn dan aan de orde van de dag.
     

Het wij-zij-conflict
In ieder huwelijk valt wel iets te verbeteren en geen enkele relatie is volmaakt, het succes van een huwelijk hangt af van het invullen van aantal behoeften van twee mensen. Het is dus zaak om er achter te komen waar de behoeften en doelen van de ander liggen. Voor de retailer en fabrikant geldt als hun voornaamste gezamenlijke behoefte: de shopper op elk moment, op elke plaats, op het juiste moment kunnen bedienen. Dit betekent dat je in je commerciële en logistieke proces producten zo snel mogelijk beschikbaar wilt stellen voor de consument tegen de laagst mogelijke kosten.

 

Hoe krijg je die volmaakte afstemming tussen handelspartijen? Via een datapool waar iedereen achter staat? Ja, maar toch twijfelden leveranciers lange tijd om deel te nemen aan de datapool, omdat retailers de artikelgegevens in de praktijk nauwelijks gebruikten. De retailers op hun beurt vonden het maar in beperkte mate zinvol om deel te nemen, omdat er te weinig artikelen in het systeem staan. De gegevens zijn dan niet altijd juist of zelfs onvolledig.

   

Het gebruik van de GS1 DAS-data vraagt een verandering in de manier van werken in het datamanagementproces. Vooral ook omdat de afdelingen logistiek, commercie en ict bij dit proces betrokken zijn. De neuzen in dezelfde richting zetten kost veel tijd. Extra lastig omdat bedrijven het simpelweg het een niet erg ‘sexy’ onderwerp vinden.  Maar die tendens wordt nu doorbroken. Steeds meer partijen zien het belang en de urgentie in om over goede kwalitatief en vooral betrouwbare gegevens te beschikken!

 

Als je het met elkaar over hetzelfde hebt
Als de ene echtgenoot zich uitdrukt in een ‘taal’ die de ander niet verstaat, komt de liefde niet over. En ook hier gaat de vergelijking aardig op. Alleen als artikelbestanden van beide communicatiepartners gelijk zijn, dan weet je dat je het beiden over exact hetzelfde product hebt. Sterker nog: het is van essentieel belang dat uw artikeldatabase overeenkomt met die van uw handelsrelatie(s). De datakwaliteit heeft immers effect op je in- en externe processen. Het wordt weleens de smeerolie van alle bedrijfsprocessen genoemd.

 

Een manier om altijd over de juiste artikelgegevens te beschikken is via deelname aan een datapool. In Nederland hebben we hiervoor de GS1 Data Alignment Service (GS1 DAS). Global Data Synchronization Network (GDSN) is een wereldwijde omgeving voor veilige en continue datasynchronisatie, waarin u zelf bepaalt welke van uw gegevens u beschikbaar maakt voor uw handelsrelaties waar ook ter wereld. Op dit moment zitten er 500.000 SKU’s in de datapool en zijn er ca 900 leveranciers en 14 retailers in de levensmiddelen- en drogisterijbranche aangesloten bij GS1 DAS.

   

Hoe steek je de koppen bij elkaar?
Retailers en fabrikanten zien dat nu de tijd rijp is om te werken aan het verbeteren van artikelgegevens. De markt wil immers stappen zetten in het verder automatiseren van processen. Partijen die al langer met datasynchronisatie bezig zijn zien in hun logistieke proces grote verbetering. Reden genoeg dus voor deze partijen om via de GS1 DAS-artikeldatapool hun artikeldata papierloos uit te wisselen.

Begin dit jaar hebben handel en industrie uit de levensmiddelen- en de drogisterijbranche een doelstelling geformuleerd: eind 2012 worden alle artikeldata papierloos via de GS1-datapool  uitgewisseld. Het Centraal Bureau Levensmiddelenhandel, de Federatie Nederlandse LevensmiddelenIndustrie, het Centraal Bureau Drogisterijbedrijven, de Nederlandse Cosmetica Vereniging, Neprofarm en NPN staan achter de doelstelling.
  
Een goed en lang huwelijk?
Bij GS1 DAS staan alle artikelgegevens centraal in één database. De gegevens zijn correct en worden door iedere gebruiker gelijk geïnterpreteerd. Het gaat om gelijke artikelgegevens voor leveranciers en afnemers. Leveranciers hoeven hun data slechts één keer in die datapool te zetten, terwijl afnemers verzekerd zijn van een gestandaardiseerd artikelbericht. Alle partijen in de keten kunnen dan één gemeenschappelijke taal spreken: de taal van GS1 DAS. Binnen GS1 Nederland hebben handel en industrie daarom besloten: 100 procent papierloze uitwisseling van artikeldata via GS1-datapool in 2012 En daarbij is een extra aandachtspunt de kwaliteit van die data. Voor die tijd moet er door de verschillende partijen nog hard gewerkt worden om dat voor elkaar te krijgen.

Reageer op dit artikel