blog

Hoe kan logistiek samenwerken met inkoop?

Supply chain

De positie van inkoop is al aanzienlijk verbeterd. Toch is het vaak onduidelijk hoe een bedrijf de toegevoegde waarde van inkoop het beste kan benutten. Wanneer moet u overleggen met inkoop? Welke unieke kennis heeft inkoop? Wat is een succesfactor bij het benutten van die kennis? Marno van Houten van Supply Value geeft duidelijkheid.

Hoe kan logistiek samenwerken met inkoop?
Inkoop en logistiek

Recent heeft Supply Value onderzoek uitgevoerd naar de veranderingen in het inkoopvakgebied. Hieruit is gebleken dat de positie van inkoop in vele organisatie in status is toegenomen. Inkoop wordt eerder en vaker betrokken bij projecten en heeft de aandacht van het management gekregen. Toch blijkt het dat vele afdelingen niet goed weten hoe ze met inkoop moeten samenwerken en waar ze hun voordeel mee kunnen halen. Dit artikel gaat hierop in en geeft een aantal die nuttig dat nuttig kunnen zijn voor de logistiek manager.

 

Overleggen met inkoop?

De afstemming tussen inkoop, logistiek en operations is belangrijk voor de voortgang van het bedrijfsproces. Veranderingen in deze afdelingen kunnen effect hebben op de samenwerking. In de laatste jaren is er veel veranderd in het inkoopvakgebied. Tegenwoordig wordt er van inkoop verwacht dat men weet wat er speelt in de organisatie en waar andere afdelingen zich mee bezig houden. Daarnaast dient inkoop te proberen oplossingen, vanuit hun vakgebied, aan te dragen om problemen binnen andere afdelingen te voorkomen of op te lossen. Inkoop moeten dus steeds meer kunnen en daarom kan je inkoop dus ook steeds beter gebruiken.

 

Hoe kan je het beste omgaan met inkoop?

Om te beginnen, door regelmatig met inkoop te bespreken welke procesbelemmeringen er zijn en hoe dat komt? Hierdoor kunnen vele problemen worden voorkomen. Daarnaast zal het blijken dat inkoop jou (deels) kan helpen bij het oplossen van problemen op je eigen afdeling. Verder is het belangrijk dat je inkoop in een vroeg stadium betrekt in nieuwe projecten. Door inkoop eerder te betrekken is het mogelijk om de doorlooptijd van een project te verkorten en problemen te voorkomen. Bijvoorbeeld door in een vroeg stadium inkoop onderzoek te laten doen naar potentiële leveranciers kan veel tijd worden bespaard.

 

Tips:

  • Overleg regelmatig met inkoop, maak periodieke afspraken en werk met een duidelijk agenda!
  • Betrek inkoop vroegtijdig in nieuwe projecten!

  

Unieke kennis inkoop?

Elk persoon en bedrijfsonderdeel hebben specifieke kennis dat bruikbaar kan zijn voor de organisatie. Operations weet precies wat er op de werkvloer speelt, logistiek weet alles over de productstroom en inkoop heeft veel kennis van de leveranciers en de markt. Als je weet welke specifieke kennis inkoop heeft, dan wordt het een stuk eenvoudiger om in te schatten wanneer je deze kennis kunt gebruiken. In het algemeen dient inkoop te weten welke leveranciers er actief zijn in de markt,  waar de leveranciers zijn gevestigd, huidige marktontwikkelingen, financiële status van leveranciers, kennis en opbouw van kostprijzen.

 

Daarnaast dient inkoop te weten welke kenmerken de verschillende leveranciers hebben. Zijn ze innovatief, low-cost, flexibel, financieel stabiel en/of coöperatief? Deze kennis is vaak alleen bij inkoop aanwezig en kan erg belangrijk zijn voor de organisatie.

   

Hoe kan je deze unieke kennis het beste benutten?

Veelal bij het voorkomen van problemen en het creëren van kansen. Het streven naar ‘first time right’ is nog maar door weinig organisatie ingevoerd. Echter is veelal iedereen het er mee eens dat voorkomen beter is als genezen. Maar hoe zorg je dat dit in de praktijk ook gebeurt? Dit kan je mede bereiken door in samenwerking met inkoop mogelijke obstakels en product specificaties op te stellen. Door van te voren na te denken over welke problemen je kunt verwachten kunnen er vooraf maatregelingen worden getroffen. Waardoor je later niet onverwacht in de problemen komt. Gebruik de kennis van inkoop om een goede inschatting te maken over leveranciers specifieke problemen, kwaliteiten, betrouwbaarheid en/of randvoorwaarden. Bijvoorbeeld als leveringsbetrouwbaarheid erg belangrijk is, laat inkoop dan leveranciers zoeken die hier goed op scoren (referenties nagaan of vendor rating toepassen).

 

Daarnaast kan inkoop helpen bij het ontwikkelen van nieuwe producten en services. Inkoop kan innovatieve leveranciers uit te nodigen (of uit te dagen!) voor het ontwikkelen van nieuwe producten en services. Vaak beschikken de leveranciers over hoogwaardige productkennis en weten vaak meer over het product dan de gebruiken of verwerker. Daarnaast kan je de kennis van je leveranciers ook gebruiken om andere problemen op te lossen binnen de organisatie. Bijvoorbeeld, is er wel een leverancier die bekend staat om zijn groene karakter, gebruik deze kennis als je zelf groener wil worden. Veelal zijn leveranciers erg behulpzaam en delen ze graag hun kennis met jou. Dus doe daar je voordeel mee!

 

Tips:

 

  • Maak gebruik van de leveranciersmarkt kennis van inkoop bij het verkomen van problemen;
  • Laat inkoop leveranciers uitnodigen voor het ontwikkelen van nieuwe producten en services;
  • Monitor zowel uw tevredenheid over leveranciers (vendor rating) als de tevredenheid van leveranciers over uw organisatie actief door bijvoorbeeld regelmatig een ‘supplier survey’ uit te voeren.

  

Belangrijke succesfactor?

Wil je effectief samenwerken met inkoop dan is een professional inkooporganisatie een absolute must. Een inkooporganisatie die zowel commercieel als strategisch inzicht heeft, een actieve houding heeft in de organisatie, proces georiënteerd werkt en tevens over een bedrijfskundig denkniveau  beschikt. Gelukkig zie je steeds meer professionele inkooporganisaties en hebben organisaties meer aandacht voor de inkoopafdeling. Daarnaast is een open organisatie cultuur van groot belang bij het effectief samenwerken met inkoop. In een open cultuur worden problemen en ideeën veel sneller en gemakkelijker gedeeld. Daarnaast dient de inkooporganisatie een goede relatie hebben met de belangrijke leveranciers, hierdoor kan de inkoper er voorzorgen dat de nieuwste kennis niet naar de concurrent gaat, maar juist naar jouw organisatie.

  

Tips:

  • Creëer een professionele inkooporganisatie;
  • Probeer een open bedrijfscultuur te creëren waarin men niet bang is om problemen en oplossingen met elkaar te delen.

 

Geld vaak obstakel

Dit artikel geeft slechts een vereenvoudigd beeld weer. In de werkelijkheid zijn er vaak vele obstakels (vooral tijd, geld en mensen), toch raad ik aan om te proberen zo effectief mogelijk samen te werken met inkoop. Uiteindelijk is inkoop uitermate geschikt om innovaties uit de markt binnen halen en de vraag tijdig bijsturen waardoor deze beter aansluit op de alternatieven uit de markt. Een proactieve benadering en first time right mentaliteit kan zeker helpen om die altijd vervelende problemen te voorkomen.

 

Bekijk ook eens:

Veranderingen en trends in het inkoopvakgebied 2010 (Marno van Houten, 2010)

http://www.supplyvalue.nl/images/stories/files/supplyvvalue-veranderingenininkoop2010-v1.pdf

Reageer op dit artikel