blog

Excel voor self-service Business Intelligence

Supply chain

Excel voor self-service Business Intelligence
Excel en BI

Business Intelligence (BI) transformeert zich van een vakgebied beheerst door specialisten, tot een werkterrein voor en door de massa (self-service BI). Dat kan ook, betoogt expert Marcel Domingus, want “Excel bevat eigenlijk alles wat je nodig hebt”. Hier biedt hij BI-toepassingen die iedereen kan toepassen.

‘Vang voor iemand een vis, dan heeft hij een dag te eten. Leer hem hoe hij zelf kan vissen, dan heeft hij zijn hele leven lang te eten’. Deze eeuwenoude wijsheid illustreert hoe belangrijk het is om zelf bepaalde vaardigheden te beheersen en daarmee grip op je eigen leven te houden.

 

Ook op het vlak van Business Intelligence (BI) is dit inzicht doorgedrongen en is een ontwikkeling gaande om de eindgebruiker nadrukkelijker zelf te betrekken bij de invulling van zijn informatiebehoeften, een trend die wordt aangeduid als ‘self-service BI’.
   

De opkomst van self-service BI
 

Er zijn een aantal factoren te benoemen die de groei van self-service BI stimuleren:

  • Een belangrijke katalysator is (zoals gewoonlijk) de voortschrijdende technologie, met name op het gebied van 64-bit hardware en stabiele 64-bit besturingssystemen (bv. Vista en Windows 7) en de mogelijkheid van betaalbare werkplekken met 4 tot 32 GB aan werkgeheugen.
  • De groeiende populariteit van collaboration software (bv. Sharepoint), waarin informatie steeds sneller van hand tot hand gaat en gezamenlijk onderhanden genomen wordt.
  • Software-leveranciers ontwikkelen steeds meer ‘end-user liberating’ software op BI-vlak, bijvoorbeeld Qlikview met hun gelijknamige product of in het kielzog daarvan Microsoft met Excel 2010 en zijn daarmee samenwerkende PowerPivot (voorheen genaamd Gemini) add-in.
  • We leven in onzekere tijden en zijn allen op zoek naar (snelle) antwoorden – ook in de vervulling van BI-behoeften is en blijft Time-to-market een drijvende kracht.
  • Met name sinds de economische omslag is het kostenbewustzijn van klanten in IT-projecten sterk toegenomen. Een hogere mate van zelfwerkzaamheid en zelfredzaamheid van eindgebruikers kan een kostenreducerende factor in een BI-project zijn, waarmee vooral op het vlak van presentatie van resultaten (bijvoorbeeld via dashboards) winst te boeken is.

Het concept self-service BI is misschien ook een reactie op problematische aspecten van BI-implementaties in het verleden. Een BI-project waarin BI-specialisten te zeer domineren, zou wel eens een grotere kans kunnen hebben op een gedesillusioneerde eindgebruiker.
 

Uit onze eigen, vroege BI-projecten blijkt namelijk dat er vaak een diepe communicatie-kloof gaapt tussen BI-specialist en BI-eindgebruiker. Dergelijke projecten verliepen dan, min of meer, als volgt:

  • De BI-gebruiker kan maar moeilijk aangeven wat ie precies wil, de BI-specialist antwoordt daarop in abstracte termen en begrippen als dimensies en meetwaarden.
  • Omdat de BI-gebruiker het ontwikkelproces amper kan volgen, trekt hij zich terug en wordt passief: het zal wel goed komen.
  • Pas bij het onthullen van het langverwachte rapport of dashboard wordt de BI-gebruiker weer assertief, hij is teleurgesteld en wil toch ‘iets anders’ – Ga terug naar Start.

Deze dynamiek voltrekt zich sterker, naarmate er meer stakeholders zijn in het te behalen resultaat, met name als deze niet gelijktijdig, van meet af aan, onderling consensus bereikt hadden over het gewenste resultaat.

 

BI moet je (zelf) zien, ruiken, voelen en proeven

 

Uit deze vroegere BI-projecten hebben wij de lering getrokken dat de eindgebruiker het werk van de BI-specialist pas leert waarderen EN daarin pas goed kan assisteren, zodra hij daarin zelf gaat participeren.
 

Een tweede les die wij geleerd hebben is dat het zichtbaar maken van het BI-ontwikkelproces en veel aandacht voor visualisatie van en in het eindresultaat van groot belang zijn voor de verhoging van de betrokkenheid van de eindgebruiker en de mate waarin hij het eindresultaat als positief ervaart – zien is geloven.

 

Ga bv. naar http://www.ted.com/talks/hans_rosling_shows_the_best_stats_you_ve_ever_seen.html  en http://www.ted.com/talks/hans_rosling_reveals_new_insights_on_poverty.html om te zien hoe de Zweed Hans Rosling statistische informatie tot leven brengt middels innovatieve visualisatie. 

  

Wij hebben onze BI-projectaanpak nu aangepast door de BI-gebruikers veel meer en veel eerder mee te laten werken in het ontwikkelproces, bijvoorbeeld door het zelf valideren van kengetallen en key performance indicators (KPI’s) in het datawarehouse (een speciale Business Intelligence database met samengevatte gegevens die afgeleid zijn van de operationele bedrijfsdatabase, dat fungeert als single-point-of-truth in een BI-implementatie) en het zelf prototypen van de gewenste output, waarbij we hen gebruik laten maken van Excel 2007.
 

Excel als brug tussen BI-specialist en BI-eindgebruiker

De meer dan 400 miljoen Excel-gebruikers wereldwijd, weten het eigenlijk wel: Excel bevat eigenlijk alles wat je nodig hebt voor analyse en presentatie van Business Intelligence, zoals:

  • uitgebreide grafische mogelijkheden;
  • analytische functionaliteit zoals statistische functies, uitbreidbaar met zelf-ontwikkelde functies of 3rd-party add-ins;
  • goede mogelijkheden voor het ontsluiten van kubussen in een datawarehouse;
  • grote opslagcapaciteit per werkblad (1,048,576 rijen bij 16,384 kolommen in Excel 2007) – de omvang van een Excel werkboek wordt eigenlijk alleen beperkt door het beschikbare werkgeheugen en andere systeemhulpbronnen;
  • een krachtige macro/ontwikkel-omgeving waarmee routinematige werkzaamheden (bijvoorbeeld het ophalen/verversen van databronnen) geautomatiseerd kan worden middels Visual Basic for Applications (VBA).
     

Desondanks, kennis van de veelzijdige mogelijkheden van Excel ten behoeve van BI is nog steeds onderontwikkeld, onderwijs / training is dus een aandachtspunt.
 

Enkele Excel 2007 BI-features nader belicht

Een belangrijk element van onze BI project-aanpak vormt daarom een op Business Intelligence toegesneden Excel 2007-training voor de BI eindgebruikers. Hierin besteden wij aandacht aan Excel features, vaardigheden en door Excel ondersteunde presentatievormen, waarmee de eindgebruiker zelf een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van het eindresultaat en het nadien zelf verder zou kunnen uitbouwen.
 

Enkele Excel 2007 features die kunnen bijdragen aan een BI-oplossing, zijn bijvoorbeeld:
 

De Microsoft Office Excel Tabel

De button Opmaken als tabel in het Office Lint tabblad Start geeft niet alleen maar de keuze uit leuke kleurtjes, maar verrijkt een cellenbereik met tal van intelligente features om de gegevens in het cellenbereik te beheren en te analyseren, zoals:

  • flexibele mogelijkheden tot sorteren en filteren (bv. op celkleur);
  • snel invoegen in en verwijderen van rijen en kolommen, waarbij de Tabel zich automatisch aanpast qua omvang en opmaak aan de nieuwe inhoud;
  • de mogelijkheid van flexibeler, gestructureerde verwijzingen naar onderdelen van de Tabel in plaats van  traditionele celverwijzingen;
  • snel en flexibel invoeren van berekende kolommen;
  • gegevensvalidatie-opties zoals bijvoorbeeld snel ontdubbelen van gegevens in de Tabel.
     

Zoek op "Excel-tabellen gebruiken" in de Online Hulp van Excel 2007 voor meer informatie.
  

De Excel Draaitabel

Het BI-werkpaardje en presentatievorm bij uitstek voor een kubus in een datawarehouse is de Excel Draaitabel (zie button Draaitabel in Office Lint tabblad Invoegen). Een draaitabel(rapport) is een visueel hulpmiddel om (grote hoeveelheden) gegevens te aggregeren (samen te vatten). Een draaitabel ondersteunt dit door snel en automatisch: gegevens te sorteren, te tellen en te totaliseren.
 

De gebruiker kan de structuur van de draaitabel snel en makkelijk wijzigen door het draggen en droppen van velden uit de draaitabel. Ook is het mogelijk om rijlabels en kolomlabels naar eigen inzicht te groeperen, selectief weer te geven of hierarchisch weer te geven (drill down).
Tenslotte, kan een Excel draaitabel gelijktijdig ook als draaigrafiek weergegeven worden.

Ter illustratie zijn hieronder een voorbeeld van een draaitabelrapport en -grafiek weergegeven:

 

   

     

Voorwaardelijke opmaak

De button Voorwaardelijke opmaak in het Office Lint tabblad Start geeft de mogelijkheid om gegevens visueel te verkennen en te analyseren, kritieke problemen op te sporen en patronen en trends te identificeren.

Middels een vijftal opmaak-scenario’s kan antwoord worden verkregen op vragen als:

  • Wie heeft er deze maand voor meer dan € 50.000 verkocht? 
  • Welke producten vertonen een jaarlijkse winstgroei van meer dan 10%? 
  • Waar bevinden zich de uitzonderingen in een winstoverzicht van de laatste vijf jaar?
     

De antwoorden op al deze vragen zijn gemakkelijk te vinden met behulp van voorwaardelijke opmaak. Hiermee kunt u gemakkelijk interessante cellen of cellenbereiken markeren, afwijkende waarden benadrukken en gegevens inzichtelijk maken door het gebruik van gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Voorwaardelijke opmaak wijzigt het uiterlijk van een cellenbereik op basis een voorwaarde (of criterium).
 

Een illustratie van de verschillende opmaak-scenario’s is hieronder weergegeven:

 

 

 

Voor meer informatie, zoek op "Excel-tabellen gebruiken", "Draaitabel- en draaigrafiekrapporten", "Voorwaardelijke opmaak toevoegen, wijzigen of wissen" in de Online Hulp van Excel 2007.
   

Door gebruik te maken van Excel 2007 als ondersteunend element van onze BI projectaanpak, is de dynamiek van onze BI-projecten nu verschoven naar een waarin twee teams vanuit tegenovergestelde richting naar elkaar toewerken, de BI-specialist vanuit de operationele Dynamics AX database richting het te bouwen datawarehouse enerzijds en de BI-eindgebruiker vanuit Excel richting het datawarehouse in aanbouw anderzijds, waarbij we elkaar (net zoals de Franse en de Engelse Kanaaltunnelbouwers) uiteindelijk halverwege ontmoeten.

 

Voor aanvullende info:

* De Microsoft Excel Team Blog, met veel praktische tips op het gebied van Excel

* Website Pulse voor extra informatie

Reageer op dit artikel