blog

Inkoopsoftware (P2P): een goede voorbereiding is de voorwaarde voor succes

Supply chain

Inkoopsoftware (P2P): een goede voorbereiding is de voorwaarde voor succes
Inkoopsoftware

Het belang van goede inkoopsoftware voor Supplier Relationship Management (SRM) is doorgedrongen in veel organisaties. De implementatie vergt een gedegen voorbereiding, stellen Sarissa Alleijn en Rian Noorlander van Capgemini. In dit expertartikel leggen ze uit hoe bedrijven hun verschillende Purchase-2-Pay (P2P)-kanalen moeten inrichten.

Het belang van Supplier Relationship Management (SRM) is doorgedrongen in veel organisaties. SRM staat dan ook al enkele jaren hoog op de agenda van de Chief Procurement Officiers (CPO’s). Dit wordt meestal vertaald in het inrichten van kanalen die het proces vanaf behoefte tot aan betaling regelen (ook wel Purchase-2-Pay (P2P) genaamd), waarbij deze stappen per productgroep zo efficiënt en optimaal mogelijk geregeld zijn. Een aantal organisaties hebben al een SRM applicatie geïmplementeerd, anderen zijn momenteel bezig met de implementatie. Maar hoe pak je de invoering van de diverse P2P kanalen eigenlijk aan?

 

Maak inzichtelijk waar je naar toe wilt (Visie en strategie)

Alvorens je een P2P kanaal implementeert moet helder zijn wat voor doelen je stelt aan de implementatie. Deze doelen bepalen achteraf het succes van de implementatie. De drie doelen van de P2P kanalen kunnen worden onderverdeeld in :
 

  • 1. Inzicht en Controle: Bijvoorbeeld meer inzicht in het uitgavenpatroon en naleving van contracten
  • 2. Efficiëntie: Bijvoorbeeld lage transactiekosten
  • 3. Gebruikersvriendelijkheid : Bijvoorbeeld gemakkelijk bestellen/ factureren

  

De verwachtingen van de stakeholders bepalen in welke mate de doelstellingen van toepassing zijn. Het is belangrijk te weten dat de hierboven genoemde doelen een onderlinge afhankelijkheid vertonen. Focus je bijvoorbeeld veel op inzicht en controle (veel gegevens en rapportages ) dan kun je geen maximale gebruikersvriendelijkheid (bijvoorbeeld makkelijke invulschermen) behalen.

Naast duidelijke doelstellingen, is het ook belangrijk een heldere visie te hebben met betrekking tot het toekomstige proces en de werkwijze. Ieder kanaal heeft een impact op de organisatie, door dit goed in beeld te hebben kun je de volgorde van implementatie van de kanalen bepalen.
  

Welke soorten SRM-applicaties zijn er?

 

Vaak gaat het inrichten van P2P kanalen gepaard met de implementatie van een SRM applicatie. Zodra je weet welke doelen je als organisatie wilt behalen, kun je gaan nadenken over een geschikte applicatie. Er zijn vele verschillende soorten applicaties beschikbaar. Verschillen in de applicaties komen het meest naar voor als je kijkt naar de beschikbare functionaliteiten. Enkele applicaties bieden volledige dekking voor alle sub-processen (Sourcing, Contract Management, Operational Procurement, Purchasing Intelligence etc. ) terwijl anderen kunnen worden beschouwd als nichespelers (inhuur van externen) in het ondersteunen van slechts een deel van het totale proces. Bij het selecteren van een SRM applicatie, is het essentieel om te begrijpen wat het effect van een bepaalde functie zal hebben op de organisatie en het IT landschap als het wordt geïmplementeerd.

   

Kies het juiste P2P-kanaal per product

Elke subcategorie heeft zijn eigen dynamiek: aantal orders, aantal gebruikers dat orders plaatst, frequentie van bestellen etc. Wij adviseren per productcategorie te kijken welke P2P kanalen het beste passen. Hierbij is het van belang om de verschillende kanalen zo beperkt mogelijk te houden. De organisatie moet namelijk wel bekend gemaakt worden met het te gebruiken kanaal. Hoe minder keus, hoe beter.

Binnen het P2P proces heb je aan aantal varianten die gezamenlijk het P2P kanaal vormen. De varianten bestaan uit:
  

Inkoopkanalen:

  • Hands free:
    Geen tussenkomst van inkoop in het orderproces . Alle componenten (prijs, eenheid etc.) zijn vooraf bekent. Orders zijn van lage waarde en worden frequent besteld door een groot aantal aanvragers. Kanalen waaruit gekozen kan worden: Catalogus, Formulieren catalogus, Punch out catalogus, geplande PO.
  • Hands on:
    Tussenkomst van inkoop nodig omdat de orders niet alle gegevens bevatten op het moment van aanvragen. Specificaties zijn niet standaard. Dit zijn vaak orders met een hoge waarde. Voorbeeld van dit kanaal is de Vrije tekst bestelling
  • Pay Channel:
    Veel voorkomende orders met weinig risico die op afbetaling gekocht kunnen worden. Een PO is niet nodig. Hiervan is de P-Card (bijvoorbeeld een tankpas) een goed voorbeeld.

  

Het meest geschikte inkoopkanaal is mede afhankelijk van de volgende keuzes  in de  varianten van het P2P-proces:

   

1. Vaak wordt er gekozen om orders te laten goedkeuren voordat hij de deur uit gaat. We onderscheiden de volgende vormen van goedkeuring:

  • Expertgoedkeuring, vaak iemand die goed op de hoogte is van de productgroep en kan beslissen of het product voldoet aan de eisen die de organisatie aan de producten stelt;
  • Goedkeuring door inkoop wordt vaak gebruikt bij hoge bedragen of grote aantallen goederen
  • Goedkeuring op transactieniveau, dit is vaak een financiële goedkeuring door de manager
  • of geen goedkeuring, bij lage kosten (vaak ik combinatie met een Pay channel)
     

2. Een goederenontvangst moet een goed overwogen keuze zijn. Vaak is deze van belang om de kwaliteit te beoordelen of een 3-weg matching in de factuurafhandeling mogelijk te maken. Hierin onderscheiden we de volgende mogelijkheden:

  • Standaard (centraal) goederenontvangst vaak op basis van de pakbon
  • Kwalitatieve goederenontvangst vaak door de aanvrager
  • of geen goederenontvangst
     

3. Ook binnen de factuurafhandeling bestaan een aantal keuzes o.a.:

  • Self billing, waarbij je zelf de factuur opstelt en die, namens de leverancier, aan jezelf verstuurd. De factuurcontrole wordt dan door de leverancier afgehandeld
  • Elektronische factuur, waarbij de leverancier een de factuur gegevens digitaal aanlevert en de klant ze direct in het financiële systeem in kan lezen. De verwachting is dat deze manier van factureren de komende jaren een grote vlucht gaat maken
  • Factuurscan, waarbij een plaatje van de factuur wordt ontvangen en verwerkt, eventueel wordt de factuur door de ontvangende partij ingescand
  • Traditionele papier factuur.
     

4. Ook de manier van communicatie met de leverancier is onderdeel van het kanaal. Dit kan nog altijd via Fax of telefoon, maar ook elektronisch via berichtenverkeer of een leveranciersportaal behoort tegenwoordig tot de mogelijkheden

  

Om al deze beslissingen onderbouwd te kunnen nemen gebruikt Capgemini de Channel Selector +. De combinatie van de kenmerken van de subcategorie en de kanaal dynamica helpt bepalen wat het meest geschikte P2P kanaal is.

 

Wanneer is de aanschaf van een SRM-applicatie rendabel?

Zodra bekent is hoeveel spend er door elk kanaal gaat kun je een Business Case opstellen.

Een business case is een belangrijk middel om de verschillende betrokken partijen mee te krijgen in de implementatie. Daarnaast maakt een business case het mogelijk om een realistische beoordeling te maken van meetbare prestatie-indicatoren en waarborgt het de mogelijkheid tot  het meten van gerealiseerde baten gedurende de implementatie.

  

De rendabiliteit is zowel afhankelijk van kwantitatieve (Business Case) als kwalitatieve gegevens.

Zo bepalen de eerder gedefinieerde doelstellingen tevens de mate van succes. Is de gewenste mate van Inzicht en Controle, Efficiëntie en Gebruikersvriendelijkheid gehaald?

  

Uit ervaring blijkt dat de Return On Investment (ROI) van de aanschaf  van een SRM applicatie het grootst is wanneer de inkoopafdeling een grote mate van volwassenheid vertoont, en de omvang van de organisatie relatief groot is. Zodra de inkoopafdeling grote mate van volwassenheid toont, kun je eigenlijk niet meer uit de voeten met je bestaande ERP systeem. Een SRM applicatie biedt veel meer mogelijkheden voor zowel Inzicht en Controle, Gebruikersvriendelijkheid en Efficiëntie.

Bij relatief kleine organisaties is informatie nog te vergaren door de vele persoonlijke contacten, maar naarmate de omvang van een organisatie stijgt is ook de informatie minder makkelijk te ontsluiten. Op dat moment wordt de behoefte aan een SRM applicatie steeds groter. Vanuit de operationele inkoopsystemen kan dan informatie gewonnen worden die als input dient voor inkoop trajecten. De contracten die uit deze trajecten komen zijn op hun beurt weer input voor de operationele processen

  

De toegevoegde waarde van SRM-applicaties ligt nu voornamelijk op  de mogelijkheden met betrekking tot Spend Intelligence. Verwacht wordt dat Contact Management steeds belangrijker gaat worden en dat in de loop van de tijd ook de Strategic Sourcing applicaties belangrijker gaan worden voor organisaties.

  

  

De applicatie moet in het huidige systeemlandschap passen

De meeste bedrijven hebben te maken met een gediversifieerd en niet-geïntegreerd systeemlandschap en zijn derhalve niet in staat volledig te profiteren van hun systemen. Ze worstelen met allerlei vragen. Maken we alleen gebruik van extern gehoste systemen (ASP of SAAS) of gebruiken we alleen interne systemen, of een combinatie van beide? Het is belangrijk dat de SRM applicatie in het reeds bestaande IT landschap past. Het huidige systeemlandschap beïnvloed ook de keuze tussen een aparte applicatie versus een bestaand ERP systeem. De keuze hangt af van de volwassenheid van de inkooporganisatie en de huidige beschikbare IT applicaties.

  

Voordat een applicatie gekozen wordt is het belangrijk een systeem strategie vast te stellen. Dit geeft inzicht in het huidige IT landschap en de ontbrekende functionaliteit. Ook kan dit inzicht geven in de mogelijkheid om applicaties aan elkaar te koppelen. Inkoop is een wezenlijk onderdeel van een organisatie en de gegevens die hiermee gepaard gaan worden ook door andere onderdelen van een organisatie als onmisbaar beschouwd.

  

Selectietraject

Op basis van een lijst met op het eerste gezicht geschikt ogende SRM-applicaties kan een Request for Information (RfI) uitgestuurd worden. Hierin wordt de leverancier gevraagd om informatie aan te leveren over de applicatie. Op basis van eerder opgestelde selectiecriteria kan vervolgens een selectie worden gemaakt van geschikte applicaties. Aan deze selecte groep wordt een Request for Proposal (RfP) uitgestuurd, onderdeel van deze RfP is een uitgebreide demo, waarin de applicatie wordt getoetst aan de verwachtingen van de organisatie. Het is ontzettend belangrijk dat de organisatie goed over de selectiecriteria  heeft nagedacht, nog alvorens de RfI wordt uitgestuurd. Dit voorkomt verderop in het selectietraject problemen. Het komt voor dat organisaties tijdens de demo nog vragen gaan stellen over aanvullende functionaliteiten die niet opgenomen zijn in de selectiecriteria. Tevens komt het voor dat organisaties tijdens de inrichting van het geselecteerde pakket de criteria nog niet helder hebben waardoor er maatwerk gebouwd moet worden.  Door de stakeholders reeds aan te laten haken bij het opstellen van de criteria en de demo’s wordt de betrokkenheid van de organisatie reeds vergroot. Uiteindelijk wordt er met 1 applicatie het onderhandelingstraject gestart en kan de definitieve keuze worden gemaakt.
  

Implementatieplan

Voordat nu echt gestart kan worden met de implementatie wordt eerst een uitgebreid implementatieplan opgesteld. In dit plan komen alle te verwachten activiteiten aan bod. Zo wordt vastgesteld uit welke disciplines en medewerkers het projectteam zal bestaan en op welke wijze de uitrol zal plaatsvinden.
  

Tot slot

Als de voorbereiding goed wordt aangepakt, zal de uiteindelijke implementatie vaak ook vlotjes verlopen. De belangrijke ingrediënten worden immers hier al toegevoegd. Zo zijn de stakeholders aan boord en is het uiteindelijke doel, zoals vastgesteld in de visie ook duidelijk. Vaak laten bedrijven zich dan ook juist bij de voorbereiding bijstaan door adviseurs die ervaring hebben met deze trajecten en deze kennis kunnen inzetten bij de verschillende situaties. Geen één bedrijf is immers een kopie van een andere en het implementeren van een standaard applicatie vraagt dan juist het uiterste van de veranderbereidheid van de organisatie.
  

Ook dit jaar heeft Capgemini weer een SRM-onderzoek uitgebracht. In dit onderzoek staat weergegeven welke applicaties op dit moment op de markt zijn en op welke facetten van het inkoop proces deze applicaties ondersteuning bieden. Indien u geïnteresseerd bent in een versie van dit rapport dan kunt u het opvragen bij Wendy van den Ham via email adres Wendy.vanden.Ham@Capgemini.com

 

Reageer op dit artikel