blog

Continuïteit in crisistijd: kom niet van de regen in de drup

Supply chain

De huidige crisis leidt bij veel bedrijven tot kostenbesparingen. Niet alle bedrijven zijn zich ervan bewust dat hierdoor ook het risicoprofiel wijzigt. Bas van Vliet van Marsh zet daarom het begrip continuïteitsmanagement uiteen en laat het belang ervan inzien.

Bedrijfstilstand als gevolg van een brand, stroomstoring of zelfs een pandemie kan juist nu een catastrofale impact op uw continuïteit hebben. Een voorbeeld hiervan zijn bedrijven die grotendeels afhankelijk zijn van de distributie van producten via hun distributiecentrum. Daarom is het nu de tijd om uw continuïteitsrisico’s onder de loep te nemen en inzet van risicomanagement maatregelen te optimaliseren.
 
Binnen Nederland ontstaan steeds meer logistieke hotspots voor distributie naar het achterland. Grote bedrijven vestigen hun Europese distributiecentra graag in een van onze regio’s. Hiermee ontstaan grote en zeer efficiënt opererende logistieke centra. Veel ondernemingen zijn voor hun omzet grotendeels afhankelijk van de goederenstroom die via deze centra gedistribueerd wordt.
 
De laatste jaren heeft zowel de complexiteit als de mate van automatisering binnen distributiecentra een vogelvlucht genomen. In geval van een bedrijfsstilstand zullen deze activiteiten vanwege bovenstaande kenmerken minder eenvoudig op te vangen zijn. Nu er voor veel bedrijven een focus is op kostenbesparingen, wordt er in beginsel bezuinigd op niet-kernactiviteiten zoals risicomanagement. De teruglopende marktvraag noodzaakt sommige bedrijven tot inkrimping. Ingeval van logistieke processen leidt dit mogelijk tot het afstoten van locaties of concentratie van activiteiten. Het niet kunnen uitleveren van producten zal een grote impact hebben op de reputatie en inkomsten van het bedrijf. In de huidige crisis kan dit negatieve effect mogelijk nog versterkt worden. Daarom is het wenselijk de inzet van risicobeheersing maatregelen als verzekering en continuïteitsmanagement op elkaar af te stemmen.
    
Garandeert een verzekering continuïteit?
Voorts is hier de bedrijfsschade verzekering, die dekking biedt voor winstderving en doorlopende vaste kosten ingeval van een bedrijfsstilstand. Dit is een gevolgschade dekking die is gekoppeld aan materiële activa, als gebouwen en inventaris. Deze dekking treedt in werking indien er een bedrijfsstilstand is ontstaan ten gevolge van een gedekte schade oorzaak, zoals brand of ontploffing. In feite is deze verzekering een broodnodige "zak met geld", die zowel de directe financiële schade dekt als aanvullende kosten om de bedrijfsvoering te herstellen. Voor laatstgenoemde valt te denken aan de tijdelijke huur van een externe locatie, additionele transportkosten voor rerouten van goederenstroom en overwerk vergoedingen.
 
Echter, deze verzekering geeft recht op een vooraf vastgestelde schade uitkering over een vooraf vastgestelde maximum termijn. In veel gevallen betreft dit een periode van een jaar. De vraag is in hoeverre dit een realistische termijn is wanneer een volledig distributiecentrum ondanks aanwezige preventie verloren gaat. Hiermee biedt deze verzekering dus geen dekking voor bijvoorbeeld een substantieel lagere marktvraag op langere termijn, die veroorzaakt wordt door een lager consumentenvertrouwen in het bedrijf. Zeker in de huidige tijd zal de concurrentie om bestaande klanten intensiveren en in het voordeel werken van de partij wier producten in de winkel voorradig zijn.
 
Tevens dekt deze verzekering slechts een beperkt aantal oorzaken van stilstand, als onder meer brand en ontploffing. Stilstand kan immers ook veroorzaakt worden door bijvoorbeeld een staking, een grieppandemie of het verlies van klanten als gevolg van overtreding van regelgeving. Kortom, de lange termijn continuïteit is een taak van het bedrijf zelf, en kan als dusdanig nooit alleen afgedekt worden door enige verzekeringsvorm. Daarom is het essentieel om continuïteitsmanagement binnen uw organisatie te implementeren.
    
Wat is continuïteitsmanagement?
Bedrijfscontinuïteitsmanagement is een holistisch proces dat bedreigingen en de impact ervan
op de organisatie definieert en een raamwerk biedt voor veerkracht met het doel op een
effectieve manier te kunnen reageren om zodoende reputatie, merknaam, waarde creërende
activiteiten en belangen van stakeholders veilig te stellen. Althans dit is de definitie binnen de
British Standard BS-25999, de in Europa als good practice geldende norm, die mede in
samenwerking met Marsh Risk Consulting is opgesteld.
 
Ofwel, continuïteitsmanagement heeft tot doel om na een calamiteit kernactiviteiten doorgang te laten vinden om zodoende de continuïteit van de onderneming te kunnen waarborgen moeten. Deels is dit een reactief proces. Echter een essentieel onderdeel hiervan is inzicht te verkrijgen in de continuïteitsrisico’s en waar mogelijk in de eerste plaats preventief te handelen

   

Continuïteitsmanagement drijft op een aantal peilers: 

– Inzicht in continuïteitsrisico’s in de omgeving waarin de onderneming opereert
– Vaststelling van een strategie op het gebied van continuïteitsmanagement
– Ontwikkeling van continuïteitsplannen
– Oefening, onderhoud en training van continuïteitsmaatregelen
– Verankering in de cultuur van de onderneming
   
Bovenstaande peilers zouden in de vorm van een Plan-Do-Check-Act cyclus binnen de onderneming gewaarborgd worden om een veerkrachtige organisatie te creëren. Het doel van continuïteitsmanagement is om een rode draad te creëren waarop het management kan terugvallen ingeval van een calamiteit. De periode direct na een schade of crisis is dermate hectisch dat er nauwelijks tijd is om uitgebreid stil te staan bij wat er gebeurd is. Door vooraf na te denken over verantwoordelijkheden, acties en prioriteiten kan zeker in de eerste periode na een calamiteit een enorme winst geboekt worden.
 
Hiermee biedt continuïteitsmanagement niet alleen een stok achter de deur voor grootschalige calamiteiten als een brand waarbij een locatie verloren gaat. Tevens wordt er gekeken naar kleinschaligere scenario’s als een stroomstoring, het wegvallen van een kritieke toeleverancier of een IT uitval. Het niet altijd wenselijk om al deze scenario’s tot in het kleinste detail uit te werken. Wel kunnen deze op een eenvoudige wijze intern opgepakt worden.
 
Een van de belangrijkste uitgangspunten is de vraag wat de impact van een stilstand kan zijn en hoe lang de organisatie zich kan veroorloven om stil te staan. Op basis hiervan wordt een afweging gemaakt wat de optimale combinatie van risicomanagement maatregelen is.
 
Uiteindelijk resulteert dit altijd in een kosten-baten afweging. Zeker in de huidige tijd is het aan te raden hier goed naar te kijken. Het is goed mogelijk om kostenvoordelen te behalen kunnen worden zonder voorbij te gaan aan een adequate afdekking van het risico. Kijk voor distributiecentra daarom naar een combinatie van verzekering, investering in brandpreventie en continuïteitsmaatregelen.
 
Waarop de focus?
Kostenbeheersing staat centraal in de huidige crisis. Dit mag echter niet ten koste gaan van de continuïteit van de bedrijfsvoering. Integendeel, het kan juist heel goed samen gaan. Inventariseer daarom uw risicoprofiel tegen de achtergrond van veranderingen als gevolg van de crisis. Sta tevens stil bij de effecten van een pandemie op uw dienstverlening. Kijk hierbij naar risico’s van bedrijfstilstand in het distributiecentrum maar kijk ook naar de risico’s in de supply chain. Stel vervolgens adequate maatregelen op om de kans en impact van risico’s te beperken.
 
Zoek naar de ‘upside’, in elk risico schuilt namelijk ook een kans. In dat geval kan risico management juist bijdragen aan kostenbesparingen. Enerzijds kan de schade voorkomen worden of ingeval van een calamiteit beperkt worden. Anderzijds wordt het risicoprofiel van de onderneming verbeterd, waardoor ook de verzekerbaarheid zal toenemen. Dit is in de eerste plaats in eigen belang, maar ook richting klanten, aandeelhouders en verzekeraars zal dit een positieve uitwerking hebben. Naar de mening van Marsh Risk Consulting gaan de bedrijfsschade verzekering en continuïteitsmanagement hand in hand. Zorg daarom dat ze op elkaar afgestemd zijn, evenals eventuele preventieve maatregelen. Dat komt uw onderneming ten goede.

Reageer op dit artikel