blog

ISO-procedures maken medewerker denkmoe

Supply chain

Met procedures en handboeken worden medewerkers dom gehouden. Ze durven niet meer zelf te beslissen. Kan het ook anders? Ja. Bij een bedrijf in de buurt van Rotterdam hebben we dat uitgeprobeerd.

ISO-procedures maken medewerker denkmoe
Hessel Visser: Van bureaucratische procedures naar socratische spelregels

Bij een bezoek aan een grote onderneming werd me snel duidelijk dat hier de regeltjes steeds meer op de voorgrond kwamen. De borden hingen dichtgeplakt met directieven. De kasten stonden vol met procedurehandboeken. De werktijden en de vakantieregeling waren ook nog eens tot in den treure uitgewerkt.

 

If it’s not documented …

Het personeel leed er zichtbaar onder. Bij gesprekken met die medewerkers bleek dat ze er doodmoe van werden. Niets mag meer en bij overtreding van de regels werden er zelfs straffe maatregelen tegenover gesteld. Er werd voor de werknemer gedacht. Cornelis van Dijk van Rhenus Logistics verwoordde de mogelijke gevolgen laatst in een gesprek op een boeiende wijze. (Even tussen haakjes voor de goede orde: Rhenus is niet het beschreven bedrijf.) Cornelis gaf de drang tot nog meer procedures prachtig weer: If it is not documented it is not done. But it will not be done if it is not documented ( redactie: de Amerikaanse weg).   

 

 (ISO-) maken je denkmoe

Vele bazen gaan er dus vanuit dat, als het proces niet in (ISO-)procedures is vastgelegd, er niet kan worden geproduceerd. Maar de medewerker wordt zo dom gehouden. Die durft op deze wijze niet meer zelf te beslissen. Daardoor kunnen ze volgens de directie het proces alleen nog maar uitvoeren, als het uitgebreid is vastgelegd in procedures. Vooral in Amerikaanse en ook Chinese bedrijven zien we een dergelijke trend. Doe vooral wat je gezegd wordt. Er wordt voor je gedacht. Creativiteit is daarbij uit den boze. Deze pas ontvangen automatische Powerpoint spreekt daarbij boekdelen.

 

 

De socratische weg

Kan het ook anders? Ja. Maar dan moet je daar wel de medewerkers direct bij betrekken. Daarbij ga je uit van de Socratische methode. De socratische methode is een manier om door middel van vragen iemand tot onderzoek en invulling van antwoorden te komen. Socrates was de leermeester van Plato. Hij liet mensen voorbeelden onderzoeken, ervaringen analyseren en ideeën testen. Het uitgangspunt van hem was dat je geen inzicht verwerft door het voorgeschoteld te krijgen. Wel kan dat door zelf te denken en te doen.  

 

Doe het zelf: spelregels maken

Bij een bedrijf in de buurt van Rotterdam hebben we dat uitgeprobeerd. De medewerkers kregen de gelegenheid om gezamelijk afspraken te maken. Het geheel werd vastgelegd in tien spelregels. Niet meer en niet minder. Daarbij worden zo veel mogelijk afbeeldingen of foto’s gebruikt: zo wel en zo niet. Zet er gerust een smiley bij. Het moet overzichtelijk en leuk blijven. Die spelregels begonnen met: Wij zorgen er voor dat…… Op deze wijze zijn het de eigen regels geworden van die groep. Natuurlijk zijn die nog wel met het management gecommuniceerd. En wat denkt u: die stonden er vierkant achter. Op deze wijze creëer je een heldere situatie. Zo houdt je op een natuurlijke wijze de afspraken actief en worden ze strikt nageleefd.

 

De spelregels zijn van de deelnemers zelf en wee je gebeente als je daar van afwijkt. Denkt u dat u het beter weet of dat het bij u niet zou kunnen werken? Gooi het handboek en de handdoek maar in de ring.

Reageer op dit artikel