blog

Process Mining: sneller en beter inzicht in logistieke processen

Supply chain

Process Mining: sneller en beter inzicht in logistieke processen
Organisatiemodel process mining: klik op de afbeelding voor de animatie

Hellup, waarom haal ik mijn SLA-afspraken niet? Waar willen we naar toe en hoe organiseren we dit efficiënt? Waar zitten de knelpunten en hoe erg is dat? Hoe optimaliseer ik mijn retourenlogistiek? Jörgen Eijt, Peter van den Brand en Guido Graenen leggen uit waarom het revolutionaire Process Mining deze vragen snel kan beantwoorden.

Dit organisatiemodel toont een centrale helpdesk, die zaken doorstuurt en ontvangt van regionale afdelingen. De animatie toont bijvoorbeeld dat Amsterdam het erg druk heeft (veel bolletjes) en dat zaken behandeld in Amersfoort vaak relatief lang duren (langzame bolletjes

In de logistieke wereld zijn wij het wel met elkaar eens: de kunst om iedere uitdaging binnen de logistieke wereld succesvol te maken is gelegen in goed werkende processen binnen organisaties en tussen partners in de logistieke keten.  Dit vereist meer regie over de keten. Planners willen steeds meer over één schakel plannen.
 
Managers willen steeds meer grip op schakels wat natuurlijk hoge eisen stelt aan de (operationele) afspraken tussen partners en de uitwerking daarvan in de bedrijfsvoering. Marges zijn immers nog steeds laag en fouten in de procesuitvoering zetten deze marges onder druk.
 
Ook is er een steeds grotere behoefte om de gehele keten te automatiseren, vanaf de orderintake tot levering aan de klant. Hierdoor gaat de keten veel sneller maar is in toenemende mate afhankelijk geworden van informatiesystemen.
 

De business staat niet altijd voorop
We weten ook dat er veel problemen in de aansturing van de processen en de ondersteunende informatievoorziening zitten. Zo is niet altijd duidelijk waar knelpunten in het proces zitten of hoe een proces überhaupt verloopt. Vaak heeft een logistiek manager wel een berg aan managementinformatie tot haar/zijn beschikking  en een globaal ‘gevoel’ over waar er pijn wordt geleden maar deze is vaak te statig en niet proces geörienteerd. Ook worden procesverbeteringen niet altijd geïnitieerd vanuit het perspectief van de business maar vanuit de IT.
 
De echte business issues –  knelpunten in de huidige processen – komen hierdoor nooit helder op tafel waardoor een voorgestelde verbetering niet wordt gerealiseerd of slechts ten dele wordt gerealiseerd, vaak tegen veel hogere kosten dan oorspronkelijk begroot. Daarbij is samenwerking tussen de bussiness en IT vaak verre van optimaal waardoor verbeteringstrajecten vaak eindigen in een loopgraven-oorlog die alle energie, enthousiasme en creativiteit heeft weggenomen.
   
Wat is Process Mining en wat heb je eraan?
Linksom of rechtsom, iedere procesverbetering zou dus moeten starten met inzicht.  Een snel en accuraat inzicht in de huidige procesuitvoering zal direct de knelpunten moeten blootleggen die in het logistieke proces aanwezig zijn. Process Mining is een nieuwe ICT technologie, bedacht door Professor Wil van der Aalst en zijn vakgroep op de Technische Universiteit van Eindhoven, waarmee met behulp van transactiedata uit bijvoorbeeld logfiles van informatiesystemen de daadwerkelijk gevolgde processen en proceslogistieke informatie gehaald kan worden.
 
Daardoor is het mogelijk heel snel inzicht te krijgen in het proces. Dit zijn trajecten die voorheen maandenlang konden duren. Naast het procesmodel zijn dus ook modellen mogelijk vanuit het organisatorische perspectief (social network). Zo’n organisatiemodel brengt de wijze in beeld waarop teams en medewerkers hebben samengewerkt, wederom in de vorm van animaties. Boven aan dit artikel is een organisatiemodel zichtbaar (helpdesk), beneden een voorbeeld van een automatisch onttrokken procesmodel (invoice proces). Na klikken ziet u de animaties van beide modellen. Vervolgens kan er met de rechtermuis worden ingezoomd’

 

 Dit procesmodel is geautomatiseerd onttrokken uit een informatiesysteem. De animatie toont hoe zaken in het verleden precies door het proces gestroomd zijn. Hieruit valt op te maken welke paden relatief vaak gevolgd worden en op welke punten er knelpunten ontstaan zijn (veel en/of langzame bolletjes).

Het aardige is nu dat de ‘modellen’ geen theoretische afleiding zijn van de werkelijkheid maar DE werkelijkheid zelf weerspiegelen: de procesflow laat zien hoe in het verleden daadwerkelijk is gewerkt. Prof. Dr. Walther Ploos van Amstel noemde het vorig jaar in een artikel ‘schatgraven in de procesdata’ en daarmee raakte hij meteen de kern van Process Mining.
 
Deze modellen kunnen vervolgens nader worden doorgelicht en op volstrekt nieuwe wijze geanalyseerd worden. Hierdoor ontstaan interessante discussies op vragen zoals:
 

  • Welke paden werden door welke cases (orders, facturen, etc.) bewandeld en hoe efficiënt is dat eigenlijk? Kunnen we ergens nog de doorlooptijd verkleinen?
  • Waarom voeren we deze stap nog uit als hij bijna toch nooit gebruikt wordt en heel veel geld kost?
  • Waar zitten bottlenecks in mijn huidige procesuitvoering? Waarom is order 23412 nog niet verwerkt?
  • Welke (groepen van) onderdelen worden niet geleverd conform onze Service Level Agreements (SLA)?

Een ander groot voordeel is dat logistiek managers en IT nu rond de tafel kunnen gaan zitten en samen naar het proces kunnen kijken dat is ontstaan. Procesverbeteringen leiden immers vaak tot aanpassingen aan het onderliggende systeem. Dit zal leiden tot interessante discussies (‘moeten we het proces niet heel anders gaan uitvoeren?’) en meer begrip voor elkaars standpunten.
 
Process Mining: waar in te zetten binnen het logistieke proces?
De toepassing van Process Mining binnen de logistieke wereld is groot mits de juiste gegevens over transacties worden vastgelegd. Systemen binnen de logistieke functies Supply Chain, Productie, Warehousing, Distributie en zelfs Service Logistiek maken een grote kans maken om ‘gemined’ te kunnen worden. Deze gebieden worden immers van oudsher door een breed scala aan (legacy) systemen ondersteund zoals ERP, WMS pakketten, CRM, Transportsoftware, etc. 
 
Continu verbetering van deze functies is alleen maar mogelijk door een voortdurend inzicht in de procesuitvoering van alle relevante bedrijfsprocessen die door deze systemen worden ondersteund. Process Mining biedt hiervoor een geheel nieuwe wijze waardoor kostenbesparingen eerder kunnen worden geïdentificeerd en in gezamenlijke overeenstemming (business èn IT) kunnen worden gerealiseerd. Dit is in het huidige ondernemingsklimaat, waarbij (internationale) vervoersstromen teruglopen, erg noodzakelijk!

Reageer op dit artikel