blog

Six Sigma een stap te ver? Kies dan voor PI6

Supply chain

Six Sigma een stap te ver? Kies dan voor PI6
PI6 logistiek

In de logistieke sector neemt de behoefte aan meer grip op de processen toe. Maar voor logistieke dienstverleners is de Six Sigma-methode vaak een brug te ver. De nieuw ontwikkelde PI6-methode is effectiever, stelt Maarten van Rijn, docent aan de NHTV opleiding logistiek en adviseur van MB-advies.

De groei in de bedrijven gaat zo hard dat niet meer op de achterkant van een sigarenkistje is uit te rekenen wat contracten nu echt opleveren. De roep om meer grip op processen is dan ook hoorbaar bij logistieke dienstverleners, van klein tot groot. Hiermee neemt ook de behoefte toe om gestructureerd aan verbeteringen te werken.

 

Six Sigma binnen de logistiek

Een jaar geleden is als onderdeel van ‘Pieken in de delta’ het project High Performance Logistics gestart. Binnen het project is getest of de methodiek van Six Sigma geschikt is om toe te passen in het werkveld van de logistieke dienstverlener. Six Sigma is een erkende methodiek om bedrijven winstgevender te laten opereren en om processen beter af te stemmen op de behoefte van de klant. Bij het project waren enkele grote verladers (GE / SABIC en DOW Chemicals), kennisinstituten (Hogeschool Zeeland en de NHTV) en vier logistieke dienstverleners betrokken.

 

Indirecte kosten zichtbaar maken

Zijn de vier pilotprojecten nu met goed resultaat uitgevoerd? Ja en nee. ‘Ja’ omdat de deelnemende bedrijven meer inzicht hebben verkregen in (de beheersing van) hun bedrijfsprocessen en omdat dit tot kostenbesparingen heeft geleid. ‘Nee’ omdat geen grote directe winst in de zin van kostenbesparing in euro’s is behaald. Althans niet in de mate die je mag verwachten als je Six Sigma gaat toepassen binnen je bedrijf. Hiervoor is echter een goede verklaring te geven: de wereld van de logistieke dienstverlener is al redelijk ‘vet arm’. Grote verbeteringen, waarbij directe kosten zijn te besparen, zijn schaars. Juist de indirecte kosten zoals het herstellen van fouten, onlogische processen, trage documentenstromen en hoge facturatiekosten spelen een grote rol in de bedrijfsboekhouding. Helaas zijn die vaak ‘onzichtbaar’. Het gaat er dus om die indirecte kosten zichtbaar te maken. Hierbij speelt een aantal problemen.

 

Probleem 1: tijd

Het herstellen van fouten is veelal dagelijks werk. Het slokt heel veel tijd op van de betreffende medewerkers. Ook op hoger niveau in de organisaties gaan operationele taken altijd voor. Hierdoor is weinig of geen tijd beschikbaar voor een gestructureerde aanpak van verbeteringen. De wil is er wel, maar echt doorzetten komt er niet van. Vaak wordt de discussie afgedaan met "We weten toch waar het aan ligt…".

 

Probleem 2: ontbreken van procesdata

Een tweede probleem is het ontbreken van procesdata. Het genereren daarvan begint bij meerdere bedrijven prioriteit te krijgen. Zodra in die bedrijven procesdata beschikbaar zijn, dan zijn verbeterprojecten veel beter te beantwoorden en te verantwoorden.

 

Probleem 3: ontbreken constante factor

Samenhangend met probleem 1 is het probleem van het ontbreken van een constante factor. Verbeteren vraagt om commitment, vasthoudendheid en continue aandacht. In de pilotprojecten is gebleken dat vooral door de operationele sores vaak niet de benodigde tijd wordt vrijgemaakt. Een student kan dan bijvoorbeeld de ‘constante factor’ zijn om het project draaiende te houden.

 

Probleem 4: kennis en energie

Naast tijdsintensief is het daadwerkelijk ‘uitrollen’ van Six Sigma ook een proces dat zeer veel energie vergt van de organisaties. Binnen Six Sigma is bovendien een grote rol weggelegd voor de zwaardere statistische methoden. Om die goed te kunnen toepassen is behoorlijk wat kennis noodzakelijk. Zowel de kennis als de energie die hiermee gepaard gaan, zijn vaak beperkt voorhanden.

 

Succesvol verbeteren kan wél

Met de voorgaande bevindingen op het netvlies lijkt het alsof verbeterprojecten in de logistieke dienstverlening met behulp van Six Sigma op voorhand al geen kans van slagen hebben. De praktijk laat echter een ander beeld zien! De betrokken bedrijven in het project willen wél echt verbeteren! Ook andere logistieke dienstverleners die ik in de praktijk tegenkom, zien de noodzaak van verdere professionalisering echt wel in. De volledige toepassing van Six Sigma is te zwaar, dat blijkt in de praktijk. De sleutel tot succesvol verbeteren is om gefaseerd te werk te gaan: eenvoudig beginnen, met dingen die we begrijpen en die direct tot resultaten leiden.

 

PI6: procesverbetering is 6 simpele stappen

Samen met de deelnemende bedrijven is gezocht naar een andere methode, die relatief eenvoudig toegepast kan worden om processen te verbeteren. Uiteindelijk is hieruit de PI6-methode voortgekomen. Deze methode is niet hetzelfde als Six Sigma, het is ook geen lightversie. De methode is beschikbaar in de vorm van een digitale toolbox. Bedrijven die de toolbox gebruiken, gaan proactief aan de slag om hun processen te verbeteren in plaats van reactief te reageren op problemen.

 

Stap 1: project afbakenen

De allereerste stap bestaat uit het afbakenen van het project. In de pilotprojecten zijn bij de vier logistieke dienstverleners zgn. projectcharters opgesteld. Deze hebben als doel zo precies mogelijk vast te stellen wat de doelstelling van het te verbeteren project moet worden, wie er bij betrokken zijn, hoeveel tijd het mag kosten en vooral wat het op kan / moet leveren. Het vastleggen van alle afspraken voor de verbeterprojecten was voor de bedrijven een nieuwe ervaring. Uiteraard weten de betrokkenen wel dat ‘projectmatig werken’ een dergelijke aanpak vereist, maar wordt dit in de dagelijkse praktijk niet toegepast.

 

Stap 2: omvang bepalen

Centraal in stap twee staat de vraag ‘Is er wel een probleem en zo ja hoe groot dan precies?!’ Hiervoor zijn de betrokken processen in kaart gebracht d.m.v. bekende ‘proces mapping’ technieken als "flow charts" en "brown papers". Heel verrassend waren de reacties van de bedrijven: "Dit gaan we vaker doen!". Bij een van de betrokken partijen werd, als gevolg daarvan, al na 2 weken de eerste ‘quick win’ behaald door een telefoniste te plaatsen tussen de klant en de planning.

 

Daarna moeten uit de processen data gehaald worden. Helaas is gebleken dat beschikbare informatie niet altijd toereikend was om verder te kunnen gaan met de analyse. De ervaring met de projecten heeft geleerd dat bij de betrokken bedrijven (en voor mijn gevoel is het in de logistieke dienstverlening vrij normaal) weinig of geen procesgegevens beschikbaar zijn. Uiteraard worden via verschillende WMS systemen, planningspakketten etc. onder andere financiële-, klant- en voorraadgegevens goed bijgehouden, maar procesgegevens zijn maar summier beschikbaar.

 

Stap 3: oorzaken achterhalen

Na de metingen, waarbij is vastgesteld hoe groot het probleem nu eigenlijk is, moet er in deze fase worden achterhaald wat de daadwerkelijke oorzaken zijn van de problemen. In Six Sigma termen: welke variabelen hebben nu echt in vloed op de output [Y = F(x1..X2 ..)] en kunnen deze gevalideerd worden? Normaal gesproken wordt in de six sigma nu de statistische kennis van de verschillende ‘belts’ aangesproken. T- testen, ANOVA, regressie analyse allen zeer bruikbare methoden om bronnen van variatie aan te tonen. Zeker daar waar het gaat om kleine verschillen tussen de verschillende bronnen van variatie en hun effect op de out put.

In de omgevingen waar de projecten hebben gelopen is er echter sprake van processen die niet in minuten gemeten worden, maar in uren of zelfs dagen. Het aanpakken van bronnen van variatie levert al snel grote resultaatverschillen op, verschillen die met eenvoudige ‘gemiddelden’ en ‘spreidingsmaten’ aan te tonen zijn. Deze statistische ‘technieken’ zijn redelijk bekend en vaak direct toepasbaar door het aanwezige kader.

 

Stap 4: verbeteren

Als de werkelijke oorzaken zijn gevonden, kunnen de verbeteringen worden gedefinieerd. Bij drie van de vier projecten heeft dit tot gevolg gehad dat er met de klant nieuwe afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de processen en de (on)kosten van die processen. Bij het vierde bedrijf zijn interne werkafspraken veranderd en is er meer ‘rust in de tent’.

 

Stap 5: verbeteringen borgen

Het is een bekend verschijnsel dat de aandacht verslapt als de verbeteringen eenmaal zijn gerealiseerd. Daarmee verdwijnen de resultaten ook weer snel. Juist de ‘controle fase’ is zo belangrijk om de verbeteringen ook langere termijn te handhaven. Het genereren van data en het verwerken van die data in eenvoudig te lezen grafieken is een resultaat van deze fase. Run charts in Six Sigma termen, maar ook te lezen als prestatie-indicatoren waarin is vastgelegd welke prestatie het bedrijf kan leveren aan de klant.

 

Stap 6: verbeteringen vieren

Om ook op langere termijn commitment van medewerkers te stimuleren, is het belangrijk om de behaalde successen ook te vieren. Medewerkers worden beloond voor hun inspanningen, hun betrokkenheid bij continu verbeteren wordt vergroot, zodat toekomstige verbeterprojecten meer kans van slagen zullen hebben!

 

Aan de slag zonder adviseurs 

De PI6-methode is zó opgezet dat bedrijven zelf aan de slag moeten kunnen, zonder externe adviseurs. Vanuit die gedachte heb ik een ‘toolbox’ ontwikkeld. In de toolbox zitten gereedschappen die procesverbetering kunnen ondersteunen en in veel gevallen direct digitaal opvraagbaar zijn. Een projectcharter, zoals gebruikt in stap 1, kun je downloaden en als Word-document gewoon invullen. Zo bevat de toolbox stap voor stap tips en gereedschappen om zelfstandig de projecten aan te pakken.

De toolbox is nog niet af, sterker nog dat zal waarschijnlijk ook nooit gebeuren. De ervaringen met gebruikers wil ik weer als input gebruiken voor aanpassingen. Zodat in de toekomst de bruikbaarheid van de toolbox toeneemt. Ervaringen van bedrijven en studenten die de toolbox gaan toepassing zijn dus van harte welkom. Schroom niet! Vanaf september 2008 ga ik met studenten en nieuwe bedrijven de methodiek testen. Ook die ervaringen worden meegenomen in de verdere ontwikkeling.

 

Ik daag iedere betrokkene bij verbeterprojecten uit om nieuwe inzichten en toepassingen aan te reiken; veel succes bij continu verbeteren!

 

Link naar de ‘Tool box’: http://rewin.lmgweb.nl/

Reageer op dit artikel