blog

De 3 gouden regels voor betrouwbaar produceren

Supply chain

Nu het orderboek weer goed gevuld is, wordt het voor productiebedrijven moeilijker om een goed overzicht te houden over de bezetting van mensen en machines. Toch verwachten klanten dat ze realistische afspraken kunnen maken en dat deze ook worden nagekomen. Rob Geilleit van adviesbureau IPL geeft de drie gouden regels die nodig zijn om betrouwbaar te produceren.

Eén van uw belangrijkste klanten heeft zojuist weer gebeld over de levering van zijn order. Toen de order geplaatst werd, wist u dat het krap zou worden. Maar iedereen had toegezegd een stapje extra te zetten, zodat het zou moeten lukken. Nu blijkt dat de order alweer bijna een week te laat is!

 

Nu de markt weer is aangetrokken, wordt het moeilijker om grip te houden op de verschillende processen binnen uw bedrijf. Klanten hebben u altijd als een betrouwbare partner gezien. Hoe kunt u dat blijven waarmaken? Gebeurt de orderacceptatie “op hoop van zegen” of hanteert u duidelijke regels om na te gaan hoever uw polsstok reikt?

 

Chasseren helpt?

Heeft/ bent u zo’n baas die het prettig vindt continu rond te lopen en te vragen naar de status van de orders? Wanneer zijn de tekeningen klaar? Is het materiaal al besteld? Kunnen we niet overwerken om de afgesproken levertijd te halen? U hebt het gevoel daarmee een nuttige rol te vervullen en bovendien is het volgens u ook gewoon nodig, omdat er anders van alles fout gaat. De vraag is of u daarmee ook echt zaken beïnvloedt en structureel de prestatie verbetert. Er is meer nodig.

 

Regel 1: Maak keuzes in klantenorder ontkoppelpunt

Succesvolle bedrijven maken duidelijke keuzes: standaardproducten kunnen in korte tijd geleverd worden, varianten op een thema worden relatief snel op order samengesteld. Wanneer de klant wezenlijke invloed wil hebben op de productspecificaties, zal hij bereid moeten zijn om langer te wachten en een hogere prijs te bepalen.

 

Dit klinkt eenvoudiger dan het is: wat is standaard, wat zijn variaties op een thema en wat vinden we van echte specials? Dit vraagt een intensief traject waarin men de kluwen probeert te ontwarren: uitgangspunt daarbij is hoe men zijn producten in de markt wil positioneren, waarbij men een inschatting maakt van de waarde voor de klant van bepaalde keuzemogelijkheden in het product. In diverse van onze projecten is gebleken dat bedrijven die hierin slagen, een doorbraak bereiken in hun marktaandeel en winstgevendheid.

 

Tip: Maak deze keuze, maar zorg er ook voor dat deze keuzes helder en uniform in het bedrijfsproces ingebed worden. Verkoop houdt zich aan de regels, engineering houdt zich aan de gestelde kaders en de productie is hierop georganiseerd: efficiency in de standaardproducten en flexibiliteit en klantoriëntatie in de varianten en engineer-to-order processen.


Regel 2: Afspraak is afspraak

Betrouwbaar leveren begint met het maken van realistische afspraken. Voorwaarde hiervoor is inzicht in de reeds gemaakte afspraken, de status van de productie, van de voorraden en de bestellingen. Een goed informatiesysteem kan u het inzicht geven. U kunt zien wat de consequenties zijn van het accepteren van een nieuwe order: welke onderdelen zijn nodig, welke liggen op voorraad en welke moeten worden ingekocht met welke levertijden? Daarnaast kunt u zien waar nog ruimte is in capaciteit.

 

Ook dit klinkt prachtig, maar….. een gemaakte afspraak moet ook leidend blijven voor de realisatie! Het regelmatig verschuiven van prioriteiten door verkopers of door de baas kan hier roet in het eten gooien. Het gaat allemaal slechts werken als bepaalde grondregels met elkaar zijn overeengekomen: afspraak is afspraak, wijzigingen alleen in overleg met de klant én vooral: het nauwkeurig bijhouden van alle benodigde gegevens in het systeem.

 

Tip: spreek met elkaar af dat verkoop nooit zelfstandig de levertijd mag aanpassen. Er is altijd afstemming met productie nodig: de planner voert de wijziging pas na consensus door in het systeem.

 

Regel 3: Meet uw eigen leverbetrouwbaarheid

Wanneer bedrijven de keuze hebben, kiezen ze liever voor een langere, maar betrouwbaardere levertijd, dan voor een korte levertijd met meer onzekerheid. Immers, daarop kun je plannen en je voorraden op aansturen. Het eigenaardige is dat veel bedrijven de leverbetrouwbaarheid van hun toeleveranciers meten, zonder dat ze zichzelf meten. ERP-systemen bieden een Vendor Rating module, maar nauwelijks standaard rapportages voor het meten van de eigen leverbetrouwbaarheid.

 

Wanneer men besluit een meting op te zetten, moet de invalshoek van de klant centraal staan: hoe meet hij uw prestatie: op orderregel-niveau of misschien op de totale order? Is te vroeg ok of niet ok? Het gaat zelfs nog verder: wat verwacht de klant eigenlijk van u: levering uit voorraad of levering op order en zo ja met welke doorlooptijd? Dit vraagt om inzicht in de markt en in de wensen van de klant.

 

Tip: leg goed vast hoe u voor welk marktsegment de leverbetrouwbaarheid gaat meten. Vergeet daarbij niet de registratie goed te regelen. Wanneer wordt een verschuiving van de leverdatum als “overeengekomen” gezien en wanneer gebeurt het omdat het niet anders kan en zullen we moeten blijven meten tegen de oorspronkelijke datum?

Reageer op dit artikel