blog

De kosten en baten van APS

Supply chain

De kosten en baten van APS

De cost gaet voor de baet uyt; dat geldt ook voor een Advanced Planning System (APS)’, stelt hoogleraar Hein Fleuren. In dit expertartikel zet hij de baten en kosten op een rij en geeft hij een voorbeeldberekening van de terugverdientijd.

Waar moet u op letten bij het invoeren van een APS en wat heeft u allemaal nodig? In dit artikel de belangrijkste aspecten op een rij.

 

De belangrijkste baten

APS-en hebben, naar mijn idee, vele ‘baeten’. En dan begin ik maar met de open deuren:

  • kostenbesparingen (bijv. minder gereden kilometers; minder snijafval; betere inzet van mensen en/of machines);
  • serviceverbeteringen;
  • doorlooptijd en/of bezettingsgraadverbetering. 

 

Welke kostenbesparingen zijn daarmee mogelijk? Reëel is om te denken in de orde van drie tot vijf procent kostenbesparing na een goede invoering. Natuurlijk zijn er situaties waarbij je wel 10-15 procent kunt halen, maar er zijn ook situaties waar het nul procent is. Toch kan een APS ook in die situaties nog steeds erg interessant zijn. Hieronder geef ik een aantal voorbeelden. 

 

Welke beperkingen zijn knellend

In een APS wordt gewerkt met randvoorwaarden en beperkingen (bijvoorbeeld capaciteiten, wettelijke regels, tijdsbeperkingen, uw eigen business rules, et cetera) en met een te optimaliseren doelstelling (bijvoorbeeld minimale kosten).

Met een APS kunt u vrij gemakkelijk onderzoeken welke van de randvoorwaarden en beperkingen in uw situatie erg knellend zijn. Vaak zijn dat maar enkele capaciteiten of tijdsbeperkingen. Ook de veranderingen van uw eigen business rules kunt u onderzoeken. En daar liggen vaak weer een paar percentagepunten verbetering achter!

 

Stabiele planning

Een APS geeft ook een stabielere planning en minder afhankelijkheid (maar absoluut geen overbodigheid!) van planners. Denk aan situaties rondom vakantie of ziek zijn. Veel bedrijven zien zich in een dergelijke situatie geconfronteerd met hogere kosten of slechtere service.

 

Helderheid

Wat ik zelf een erg belangrijke baet vind, is de helderheid die binnen de organisatie ontstaat door het invoeren van een APS. Door met verschillende mensen aan de invoering te werken, moet er duidelijkheid bestaan over de gehanteerde definities. Bijvoorbeeld: wat is nu de capaciteit? Hoe definiëren we de doorlooptijd? Wat is service bij ons? Er ontstaat zo vaak één taal binnen de organisatie. Door deze taal worden de business rules ook vaak duidelijk en niet zelden worden deze door het invoeren van een APS veranderd. Een stukje business process re-engineering dus; niet als gevolg van het APS zelf maar door het nadenken en invoeren ervan.

 

Geïntegreerd planningsproces

Er ontstaat ook meer één geïntegreerd planningsproces waarbij vele locale spreadsheets overbodig worden en gepland wordt op een en dezelfde database. De eerste planningen die geproduceerd worden door een APS worden vaak onder veel hoongelach naar de prullenbak verwezen; maar als je beter kijkt zie je vaak twee effecten: 

de belangrijkste is vaak de kwaliteit van de gebruikte gegevens; 

het tweede effect is dan een planningssysteem niet ‘binnen een bepaald kader denkt’.

 

Datakwaliteit

Invoeren van een APS heeft geen enkele zin als u weet dat uw datakwaliteit onvoldoende is. Rubish in, rubish out: dat geldt voor IT-systemen maar vooral voor APS-en. Als de kwaliteit van de gegevens te wensen overlaat, zou ik u adviseren eerst met ERP-achtige systemen te gaan werken (en dat hoeven zeker geen bijzonder complexe systemen te zijn). Als u denkt dat de kwaliteit van uw gegevens wel voldoende is, zal heel geregeld blijken dat dit toch minder het geval is dan u eerst dacht. Een groot deel van het implementatietraject zit vaak in het op orde krijgen van de gegevens (en er zijn vaak heel veel gegevens nodig!).

 

Niet binnen kaders denken

Het tweede effect dat uw APS niet binnen de kaders denkt, kan tot twee zaken leiden: het kan zijn dat bepaalde beperkingen vergeten zijn of bepaalde capaciteiten blijken toch te hoog te zijn (datakwaliteit). Deze beperkingen kunnen alsnog worden toegevoegd in het APS. Anderzijds zullen de nieuwe oplossingen met open mind bekeken moeten worden. Ze zijn anders dan u bijvoorbeeld de laatste tien jaar heeft gewerkt. Als u besluit ze te implementeren zal er het nodige aan verandermanagement moeten worden gedaan. Bijvoorbeeld door geheel nieuwe routes te gaan rijden; door in andere volgordes te gaan produceren; door bepaalde machines niet meer te gebruiken.

 

Nog wat voordelen van een APS

In mijn opsomming zou ik zeker nog willen noemen:

  • over het feit dat APS-plannen vaak beter aan de ‘regels’ voldoen dan de huidige plannen;
  • dat ze vaak een beter evenwicht in de werklastverdeling bereiken, et cetera. 

 

Maar er is één belangrijk aspect dat ik nog graag wil benoemen en dat is duurzaamheid. Naar mijn mening helpen APS-en heel goed in het streven naar duurzaamheid: minder CO2 (denk aan betere transportplannen), minder afval (denk aan goede productieplannen met bijvoorbeeld weinig snijverliezen) en wellicht ook tevredener medewerkers bij het maken van goede roosters.

 

De kosten van een APS

U zult al begrepen hebben dat u al dit moois niet voor niets krijgt. Er zijn vele soorten ‘costen’ aan een APS verbonden. De meest voor de hand liggende kosten zijn de licentiekosten en de jaarlijkse onderhoudskosten. Deze kosten kennen een behoorlijke range… van enkele duizenden tot vele tonnen per licentie. Onderhoudskosten zijn wel wat stabieler: zo’n 10 tot 15 procent per jaar van de licentiekosten. Voor sommige APS-en is speciale hardware nodig, maar met de toegenomen rekenkracht van normale PC’s/servers is dit steeds minder een echte kostenpost.

 

Een Golfje met een Porsche-motor

Duur wil niet altijd zeggen: goed en geschikt voor uw situatie. U kunt voor de keus komen staan of u een Golfje wil met een Porsche-motor of een prachtig uitziende BMW met een Suzuki-motor (of soms zelfs geen motor..). De motor staat hier natuurlijk voor het rekenhart (ofwel algoritme) van het planningsysteem. Hier komt de uiteindelijke besparing vandaan. Nadeel voor u is, in termen van kosten, dat u hier wel een specialist bij nodig heeft om dit te beoordelen (bijvoorbeeld een econometrist of wiskundige). Ik zou u hier ook zeker aanraden om stapsgewijs te beginnen. Eerst eens een planning voor één van uw afdelingen in plaats van de hele organisatie of zelfs de supply chain. Enne: niet te veel detail in de eerste slagen: dat kan altijd nog.

 

De verborgen kosten

Dan komen we al snel bij de ‘verborgen’ kosten die vaak veel groter zijn dan de hierboven genoemde. En dat heeft te maken met het feit dat er behoorlijk wat IT-werk te doen is voor bijvoorbeeld interfaces tussen uw basisdata in bijvoorbeeld een ERP-systeem en uw APS; en/of voor het goed krijgen van alle datadefinities. Daarnaast veel overleg over hoe u wilt plannen; wanneer en hoe vaak, waar de data vandaan moet komen en hoe te komen tot goede definities. Vele disciplines binnen uw organisatie zijn hierbij betrokken; of zouden dat moeten zijn. En als definities en business rules duidelijk zijn, moeten natuurlijk de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in systemen en netjes bijgehouden.

Om de hoogte van de verborgen kosten te bepalen: reken al gauw een half jaar tot een jaar voor de invoering van een APS in een redelijke ‘standaardsituatie’ (bijvoorbeeld voertuigplanning of een productieplanningspakket op een afdeling). Maar reken al snel maar een tot twee jaar of meer voor de invoering van een APS in een meer complexe situatie zoals meerdere afdelingen; bijzondere randvoorwaarden en/of een complexe supply chain. En dan heeft u gedurende die tijd wel IT-mensen nodig, logistieke mensen, management, een APS-specialist en goed projectmanagement.

 

Een voorbeeld

Laten we als voorbeeld eens de invoering van een voertuigplanningsysteem nemen voor een bedrijf met vervoer door heel Nederland en 40 trucks. Jaarlijks kilometrage per truck: 100.000 km. Gemiddelde kilometerkosten: 1 euro/km. Ik neem aan dat de beslissing een APS aan te schaffen is genomen. Een gemiddelde interne dag van IT en logistieke mensen kost 500 euro; een externe dag 1000 euro.  

 

Eenmalige kosten 

 

 Baten

 

Selectietraject door mensen van logistiek & IT (40 dagen) 

20.000 euro 

Kilometerbesparing 3.2% (128.000 km) 

128.000 euro 

Aanschaf licentie+kaarten 

50.000 euro 

CO2-besparing per jaar 

117 ton

Speciale server+inrichting 

5.000 euro 

Stabielere planning (5% minder slechte planningen gedurende 3 weken) 12.000 km 

12.000 euro

Gewenste functionele wijzigingen

20.000 euro 

Betere gegevens over de orders  (gewichten) waardoor meer de juiste facturen naar klanten worden gemaakt  

 

Kosten opbouwen tabellen en maken interface met bestaande systemen (20 externe dagen; 50 interne dagen)

45.000 euro

Een gestroomlijnder informatiestroom van orderintake naar planning 

 

Consultancykosten tuning APS en testruns (20 externe dagen)

20.000 euro

Door het APS ontdekte men dat de tijdvensters van klanten te knellend waren. Verruiming zou een extra besparing van 2.4% in de kilometers op kunnen leveren  

 

 Intern overleg over nieuwe processen en procedures (40 interne dagen)

20.000 euro

De chauffeursritten zijn minder extreem dan vroeger en de werklastverdeling over de ritten is beter 

 

Totale kosten

180.000 euro

Totale baten 

140.000 euro +117 ton CO2

Jaarlijkse licentiekosten (15% van 70.000 euro)

10.500 euro

 

 

 

Conclusie

De cost is inderdaad, al met al, een enorm bedrag, maar toch is de uiteindelijke terugverdientijd een kleine 17 maanden. Meestal zijn er niet zo heel veel investeringen waarbij dit zo duidelijk kan worden gemaakt.

Ik hoop dat ik met het laatste deel u niet te somber heb gemaakt. Het slechte nieuws kun je normaliter maar het beste aan het begin brengen. Hier heb ik dat bewust niet gedaan anders had u deze zin niet gehaald… 

De ‘costen’ zijn inderdaad hoog, maar de ‘baeten’ ook. Terugverdientijden liggen, ondanks hoge kosten, bij een goede aanpak vaak rond een jaar, soms veel minder, andere keren iets meer. U moet er echter in geloven en ik hoop u daarmee wat geholpen te hebben. En dan? Ja, dat betekent dat u de cost voor de baet uyt moet laeten gaen!

Reageer op dit artikel