blog

Managementinformatie: meer dan grafieken aan de muur

Supply chain

Managementinformatie: meer dan grafieken aan de muur
Managementinformatie: meer dan grafieken aan de muur

Een van de grotere voordelen van WMS-systemen is de managementinformatie die vanuit het WMS samengesteld kan worden. Deze kun je gebruiken om het distributiecentrum op de juiste manier aan te sturen.

Tijdens de functionele specificatiefase van het nieuwe WMS-systeem definieert de gebruiker de logistieke wensen en eisen, op basis waarvan het systeem wordt ingericht. Dan wordt meestal meegenomen welke managementinformatie opgeleverd moet worden. Tussen de bedrijven door wordt vastgesteld welke managementinformatie nodig is; deze wordt via een aantal rapporten vastgelegd en de benodigde query’s worden gedefinieerd. De rapportages volgen vanzelf.

 

Eigen wensen en eisen

Nadat het systeem live is, komen de rapportages beschikbaar. Vervolgens blijkt echter dat iedereen zo zijn eigen wensen en eisen heeft op dit punt. Gelukkig kunnen de meeste rapportages redelijk eenvoudig worden aangepast. De bestaande query’s worden aangepast of er worden nieuwe query’s gedefinieerd en vervolgens komen de nieuwe rapportages. 

 

Sommige rapportages worden gebruikt in het wekelijkse MT-overleg, sommige rapportages gaan naar de teamleiders en andere rapportages worden aan de prikborden opgehangen om iedereen te informeren. Goed toch? Of toch niet?

 

Beter gebruiken

Veel rapportages geven informatie over de prestaties van de afgelopen dagen en weken, zoals het aantal orders en collo dat is verzameld, het aantal fouten enzovoorts. Deze informatie is nodig om te weten wat er gebeurt in het dc; dit werkt goed om de medewerkers hierover te informeren. Maar kun je de informatie niet beter gebruiken?

Wie gebruikt deze informatie op een gestructureerde manier om de doelstellingen van de dc-organisatie te realiseren?

 

De meeste dc-organisaties leggen hun doelstellingen voor de komende periode vast. Deze hebben betrekking op productiviteit, uitleveringsperformance,  kwaliteit van de uitleveringen, bezetting van het magazijn enzovoorts. 

Het vervolgens gestructureerd meten en terugkoppelen van de resultaten – op een manier waarop het dc-management, de teamleiders en de medewerkers daar iets mee kunnen – blijft vaak achterwege.

 

Als de doelstellingen zijn vastgelegd, moet worden bepaald welke managementrapportages nodig zijn om te meten waar men staat ten opzichte van de doelstellingen. Op basis van de rapportages moet zo gericht bijgestuurd kunnen worden. Dit moet voor alle organisatieniveaus gebeuren.

 

Gestructureerde aanpak

Het samenstellen van de managementrapportages vergt daarom een gestructureerde aanpak. Hierbij moet worden uitgegaan van de doelstellingen van het gehele dc. Vervolgens moet worden vastgesteld, welke factoren van invloed zijn op deze doelstellingen. Deze moeten worden gemeten en teruggekoppeld. Dit moet dan voor alle niveaus gebeuren. De gehele structuur van managementrapportages moet op dezelfde data worden gebaseerd. Doel en inhoud van de rapportages moet duidelijk worden toegelicht aan alle betrokkenen. Dit is iets anders dan het ophangen van een aantal statistieken op het prikbord.

 

Geen afrekenmethode

Informeer alle betrokkenen daarbij op de juiste manier. Geef aan wat het doel is van deze rapportages en welke reactie van de medewerkers wordt verwacht. Geef tevens aan op welke manier zij een bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van de doelstellingen. Zorg ervoor dat de rapportages niet worden gezien als een beoordeling of afrekenmethode; zorg ervoor dat deze initiatieven uitlokken van de medewerkers, om de gezamenlijke doelstellingen te behalen.

Dan heb je meer baat van je managementrapportages.

Reageer op dit artikel