blog

Onderzoek voorraadbeheersoftware: één doffe ellende

Supply chain

Onderzoek voorraadbeheersoftware: één doffe ellende

Paul Durlinger deed een onderzoek onder leveranciers van voorraadbeheersoftware. Toen leveranciers overal ‘yes, we can’ op antwoordden, vroeg hij ze een voorbeeldje door te rekenen. De resultaten zijn volgens Durlinger ‘diep bedroevend’.

Ik krijg vaak de vraag: ”Paul, wat is nou een goed voorraad(beheer)pakket?” Nu ken ik er wel een paar, maar lang niet allemaal. En dus leek het me tijd om eens te kijken naar de functionaliteit van bestaande pakketten, die zichzelf voorraadbeheerpakketten noemen. De resultaten zijn voor mij tot nu toe verbijsterend. Een uitgebreide analyse is binnenkort te verwachten, maar nu al een voorproefje. 

 

Mooie lijstjes

Er wordt wel eens vaker onderzoek gedaan naar softwarepakketten. Er komen dan mooie lijstjes uit van aantal implementaties, hoe groot de dealer is en al dat fraais meer. Wat ik echter mis is: ‘Wat doen die pakketten nou écht?’ En niet wat een verkoper dénkt dat het pakket kan. 

 

Functionaliteit was de eerste insteek bij dit onderzoek. Ik wilde alleen naar de functionaliteit van een pakket kijken en zeker geen waardeoordeel gaan uitspreken. Dat wordt later iets voor de klant, die zelf kan bepalen hoe zwaar hij het aanwezig zijn of ontbreken van een bepaalde functionaliteit laat wegen. En zaken als aantal geïmplementeerde pakketten of leverancier is ook iets voor later. 

 

In het leveranciersoverzicht op deze site vinden we zo’n 70 pakketten of pakketleveranciers die zeggen aan voorraadbeheer te doen. Dus dit is de doelgroep van het onderzoek. Iedereen is benaderd met een algemene vooraankondiging op de site en vervolgens een specifieke vooraankondiging per mail, daarna het onderzoek per mail en nog eens een reminder per mail. Dus bij een beetje interne communicatie moet men er van gehoord hebben.

 

De functionaliteit

Welke functionaliteiten moet een voorraadbeheerpakket nu eigenlijk minimaal hebben. Dat lijkt heel eenvoudig. De twee vragen die bij voorraadbeheer primair van belang zijn: wanneer bestellen en hoeveel bestellen? En dit voor een aantal voorraad strategieën (de zogenaamde BQ, Bs, sS etc.). Dat waren dus ook de vragen, die gesteld werden: “Rekent uw pakket standaard seriegrootte en bestelgrenzen uit?” Omdat bij het bepalen van de bestelgrens de berekening van de veiligheidsvoorraad essentieel is, werd ook specifiek daarnaar gevraagd. Met name het criterium op basis waarvan de veiligheidsvoorraad wordt berekend, en welke variabelen in de berekeningen worden meegenomen. 

 

Klein cursusvoorbeeldje

Omdat ik weet dat veel softwareleveranciers vaak geneigd zijn overal ‘yes, we do’, of ‘yes, we can’ op te antwoorden, vroeg ik ze een klein voorbeeldje door te rekenen ter verificatie van de eerder gegeven antwoorden. Het is een voorbeeldje dat ik vaak gebruik op cursussen en in elk leerboek over voorraadbeheer te vinden is. Geschatte invultijd van de enquête: vijf minuten. (allez, tien minuten). Het komt overeen met een autoverkoper te vragen hoeveel cilinders een bepaalde auto in zijn showroom heeft, of die op benzine of op diesel rijdt, er twee of vier airbags inzitten en of je een proefritje mag maken om te checken of er echt een werkende motor in zit die binnen zes seconden naar 100 km optrekt. Dat soort dingen. Enfin, enquête de deur uit en wachten, lang wachten. Reminder de deur uit en weer wachten, lang wachten. Her en der bellen, waarna bleek dat ik toch wel ‘moeilijke’ vragen stelde?! Ook bleek het soms moeilijk om iemand in het bedrijf te vinden die de vragen kon beantwoorden. 

 

Eerste resultaten

De eerste resultaten: circa 70 procent van de pakketten die zich op deze site voorraadbeheerpakketten noemen, liet niks van zich horen. Das makkelijk. Blijkbaar weten ze het niet, zijn ze geen voorraadbeheerpakket, bestaan ze niet meer, hebben ze geen tijd of interesseert het ze niet, whatever. Maar het kan natuurlijk ook dat de communicatiegegevens niet meer kloppen. Ze mogen met alle plezier nog reageren. Dan is er een categorie leveranciers (circa 10 procent) die netjes meldt dat ze deze functionaliteiten niet bezitten en dan de meest interessante categorie (circa 20 procent): de leveranciers die zeggen dat hun pakket wel van alles doet. Máár van deze 20 procent is de helft niet in staat mijn eenvoudige voorbeeld door te rekenen. Zie tabel 1 hieronder. 

 

Tabel 1: Van de leveranciers die de moeite namen om te reageren, konden er maar zes het voorbeeld invullen.

 

Dus houden we zes pakketten over die mijn voorbeeld doorrekenden met als resultaat: zes verschillende uitkomsten! Van die zes kon ik er maar twee meteen thuisbrengen. Dat wil zeggen; ik begreep wat er uitgerekend werd. Maar zouden dan al die andere pakketten dan niet goed zijn? Of was mijn vraagstelling niet duidelijk? Nadere info was nodig.

 

De antwoorden eens nader bekeken

Ik was in eerste instantie vastbesloten om alleen naar de functionaliteit van de pakketten te kijken en leveranciersaspecten of verkoopaspecten buiten beschouwing te laten. Helaas was dat onmogelijk. Bij mijn vragen of het pakket de seriegrootte en veiligheidsvoorraad standaard uitrekent geeft bijna 85 procent een positief antwoord. Bij de vraag of het pakket de gebruikelijke voorraadstrategieën ondersteunt, geeft 75 procent een positief antwoord. En 75 procent beweert ook de gemiddelde levertijd en de spreiding mee te nemen. Zie tabel 2, hieronder.

 

Tabel 2: Van de 12 respondenten die aangaven dat ze voorraadbeheer ondersteunen, zijn dit de antwoorden op vragen: 1) berekent uw pakket de optimale seriegrootte? 2) berekent uw pakket de veiligheidsvoorraad (vv)? 3) Gaat uw pakket bij het berekenen van de veiligheidsvoorraad uit van de gemiddelde levertijd? 4) Neemt uw pakket bij het berekenen van de veiligheidsvoorraad ook de standaardafwijking in de levertijd mee?

 

Dat lijkt van de ene kant positief, maar van de andere kant zou je eigenlijk 100 procent verwachten. Maar dan: bij het bekijken van de antwoorden geeft zo’n 75 procent van de respondenten tegenstrijdige of onjuiste antwoorden. Sommige leveranciers hadden geen flauw idee wat hun pakket deed. 

 

Leveranciers van hetzelfde pakket gaven verschillende antwoorden. Een toeleverancier beweerde zelfs een ‘geheim’ algoritme ontwikkeld te hebben. De tijden van Goldratt keren terug! Verder waren er ook softwareleveranciers op een beurs die beweerden dat ik maar beter de theorie moest gaan bestuderen. Nee we noemen nog geen namen! Maar ik moet helaas mijn nobel streven loslaten om alleen naar het pakket sec te kijken. De leverancier of (beter gezegd) de consultant die het pakket levert moet wel verstand van voorraadbeheer hebben. En de manier waarop het pakket de praktijk vertaalt naar de theorie. De kwaliteit van de respondent is van invloed op de kwaliteit van de antwoorden. Of is de software voor voorraadbeheer nog steeds niet van geweldige kwaliteit?

 

Een parallel

Er kwam een herinnering terug van mijn laatste bezoek aan Zuid-Afrika terug. Een kennis van een universiteitscollega was enthousiast coureur. Hij had een heel sportieve BMW waarmee hij geregeld het circuit van Swartkops onveilig maakte. Een paar maanden geleden ging zijn grote droom in vervulling. Hij kon een Ferrari kopen en de importeur had geregeld dat hij dat ding mocht uittesten op het F1-circuit van Kyalami. De kennis heeft er nog geen kilometer in gereden, bij de eerste de beste bocht schoof hij van de baan. Geen persoonlijke ongelukken, maar de reparatiekosten kwamen overeen met de aanschafkosten van een grote middenklasser. De importeur zei dat dat geregeld gebeurde. De laatste drie Ferrari’s waren op dezelfde manier uit de bocht gezeild? Een productiefout of een menselijke fout? Daar was de importeur duidelijk in; de meeste kopers waren geen slechte chauffeurs, maar (nog) niet geschikt voor een Ferrari. Ik heb hier hetzelfde gevoel. Misschien is het pakket niet zo slecht, maar klopt de ‘relatie’ met de leverancier niet. Andersom zijn productiefouten niet uitgesloten. Als ik nu naar de antwoorden kijk, lijkt het alsof geen enkel pakket aan de door mij gestelde functionele eisen voldoet. Ik kan het mij nog niet voorstellen.

 

Hoe nu verder?

Zoals gezegd is de functionaliteit van het pakket het uitgangspunt geweest van het onderzoek. Als ik uit moet gaan van de antwoorden op mijn vragen zijn de resultaten diep bedroevend. Ik kan het me nog niet voorstellen. Ik wil iedereen nog een kans geven op basis van wederhoor, door mij in een demonstratie te laten zien wat het pakket nou eigenlijk kan. Misschien was ik wel te onduidelijk in mijn vraagstelling, misschien hebben we langs elkaar heen gepraat, of misschien is er bij de leverancier/consultant nu sprake van ‘voortschrijdend Inzicht’. We zullen het binnenkort weten. Maar hoe ik me nu voel? Eigenlijk zoals mijn leraar Duits van de middelbare school die na de belabberde resultaten van een proefwerk altijd zacht de woorden sprak:”Ik ben heel verdrietig en een beetje boos.”

Reageer op dit artikel