blog

Drogisterijretailers eisen elektronische data-uitwisseling van leveranciers

Supply chain

De leveranciers van ASWatson, Brocacef, Etos, DA Retail en Faco moeten vanaf 21 maart 2008 klaar zijn om elektronische data uit te kunnen wisselen. Op het GS1 themacongres ‘Drogisterijbranche sluit aan!’ van 15 november 2007 zijn de doelen van deze retailers al uitgebreid aan de leveranciers gepresenteerd.

Voor de retailers zijn de voordelen evident. Voor leveranciers liggen de voordelen wellicht minder voor de hand. Om te kunnen voldoen aan de vraag van afnemers moet de leverancier zijn gegevensbeheer veranderen. Dat kost geld. Het stroomlijnen van  artikelgegevens kan de leverancier echter ook wat opleveren!

 

 

Minder fouten

De retailers hebben in het platform Elektronisch Zakendoen van het Centraal Bureau Drogisterijbedrijven(CBD) gewerkt aan de uniformering van elektronisch gegevensverkeer. Ze hebben aangegeven dat de fabrikanten, groothandels en de detailhandel binnen de drogisterijbranche moeten deelnemen aan de centrale datapool GS1 DAS. Het doeldaarachter is logistieke procesverbetering door:

 

  • vermindering van het aantal non-scans aan de kassa;
  • efficiënter gebruik van schapruimte;
  • vermindering van het aantal foutief bestelde artikelen.

 

In de centrale datapool vanGS1 DAS worden de neutrale logistieke artikelgegevens van drogisterijproducten opgeslagen. Hierdoor wordt de tijdrovende en foutgevoelige uitwisseling van papieren brondocumenten grotendeels overbodig. Een ander voordeel is dat leveranciers hun artikelgegevens maar één keer hoeven aan te leveren op gestandaardiseerde elektronische wijze.

 

 

Bespaar zelf door artikelbeheer

De indruk bestaat dat GS1DAS in het leven is geroepen om de retailers in de drogisterijbranche tevreden te stellen. Zij gebruiken de logistieke gegevens tenslotte voor het stroomlijnen van hun interne processen! Maar artikelgegevens en andere stamgegevens van klanten en leveranciers zijn de smeerolie in de logistiekeketen en in uw eigen bedrijfsproces. Wanneer de kwaliteit van deze gegevens onvoldoende is, zal het productie- en handelsproces regelmatig worden verstoord. Ook leidt het tot de nodige irritaties en verstoring van de werkdag van uw medewerkers.Gebrekkige datakwaliteit brengt onnodige kosten met zich mee:

 

 

  • verkeerde of onjuiste artikelnummers veroorzaken retouren, te late, onjuiste en onvolledige leveringen, en veel uitzoekwerk;
  • onjuiste verkoopinformatie verstoort de productieplanning;
  • ad-hoc-herstel van fouten in stamgegevens zijn nodig om het proces weer vlot te trekken.

 

 

Een ander risico dat u loopt bij slechte datakwaliteit is dat (management)rapportages onbetrouwbaar zijn.Slechte input leidt immers tot slechte output.

 

Onder de voorwaarde dat u uw gegevensbeheer in het voorportaal van uw processen goed regelt, bent u in staat te besparen op uw interne procesgang. Denk aan besparingen door het verminderen van fouten en foutherstel, het verminderen van nee-verkoop, het verbeteren en versnellen van productintroducties, het verminderen van retouren, het verhogen van klanttevredenheid, het verminderen van de papierstroom, het verbeteren van distributieplanning en het verkorten van leadtimes.

 

 

Etos, ASWatson, DA Retail,Brocacef en Faco hebben ervoor gekozen om artikelgegevens op een gestandaardiseerde wijze uit te wisselen. In navolging van de grote retailers in de levensmiddelenbranche gebruiken ook zij GS1 DAS om tot kwaliteitsverbetering te komen. GS1 DAS maakt deel uit van een netwerk van datapools dat zich niet alleen richt op de afnemer en zijn leveranciers, maar op de volledige keten. Hiermee wordt bedoeld dat de leverancier van de retail ook richting eigen toeleveranciers afstemming kan zoeken over artikelbeheer.

 

 

Wat betekent dit voor u?

Wat wordt er van u als toeleverancier verwacht? GS1 heeft in samenwerking met belangrijke spelers in de drogisterijbranche de standaard gesteld voor het uitwisselen van artikelgegevens. Behalve inhoudelijke standaardisatie (welke gegevens moeten worden aangeleverd, definities van gegevens zoals lengte, breedte en diepte) zijn er ook afspraken gemaakt over de wijze waarop gegevens worden aangeleverd. De artikelgegevens worden volgens een standaardbericht aangeleverd aan een centrale database. Uw afnemer heeft toegang tot deze centrale databases en kan zo beschikken over uw artikelgegevens. Let wel, het betreft hier uitsluitend neutrale logistieke gegevens en geen commercieel gevoelige informatie als prijsafspraken of leveringscondities.

 

 

Planmatige aanpak en gedegen kennis is vereist

Welke stappen dient u alsleverancier te zetten om te komen tot het aanleveren van de artikelgegevens. Hierin worden drie stappen onderscheiden:

 

 

1. Beschikbaarheid; inventarisatie van beschikbaarheid van de gegevens: zijn alle gegevens die verplicht zijn beschikbaar binnen uw organisatie?

In deze stap onderzoekt u of alle gevraagde gegevens beschikbaar zijn en of de definities van de gegevens overeenkomen. Een voorbeeld hiervan is of de definitie van lengte, hoogte en diepte van een artikel in uw systeem overeenkomt met de definitie uit het standaardbericht dat aan de centrale database wordt aangeleverd. Het is aannemelijk dat u aan uw gegevensbeheer aanpassingen moet doen. Ook is het opbouwen van kennis rond standaarden, definities en ontwikkelingen vereist. Van cruciaal belang is dat er een bewustzijn ontstaat van de gevolgen van onjuiste data in alle processen in de gehele keten. Soms moet u dus gegevens bijhouden, begrijpen en verbeteren, die u niet zelf gebruikt in uw eigen proces.

 

 

2. Procedures; zorgdragen voor juiste procedures rond gegevensbeheer: hoe zorgt u er voor dat gegevens beschikbaar, compleet, tijdig en juist zijn?

Goede procedures waarborgen de beschikbaarheid en kwaliteit van de data. Wie is verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe artikelen of het doorvoeren van wijzigingen? Welke geautomatiseerde controles zijn in uw systeem beschikbaar om de kwaliteit van de gegevens te toetsen? Beschikt uw systeem over workflow-functionaliteit om procedures rond gegevensbeheer te automatiseren? Zijn er mogelijke controles om dubbeling van gegevens te voorkomen? Waar het in de huidige situatie voor kan komen dat iedere accountmanager naar eigen inzicht brondocumenten invult, zult u procedures en verantwoordelijkheden op moeten stellen. Dit kan bijvoorbeeld een verschuiving en centralisering van activiteiten inhouden.

 

 

3. Techniek; het onttrekken van de gegevens uit uw systeem en vertalen naar voor GS1 DAS bruikbare format en het aanleveren van de gegevens.

Er zijn diverse scenario’s denkbaar om artikelgegevens uit te wisselen. De keuze voor een scenario hangt af van de hoeveelheid mutaties en de mate van automatisering. Dat kan door gegevens in te vullen op een website (overtypen), of door een volledig geïntegreerde oplossing te kiezen. Mogelijk bevinden de benodigde gegevens zich in verschillende systemen of databases. De gegevens moeten uit verschillende systemen worden gehaald en worden samengevoegd en omgezet naar een gestandaardiseerd bericht. Voor de vertaling van uw gegevens naar dit bericht wordt veelal specifieke vertaalsoftware gebruikt. Vanuit deze vertaalsoftware wordt een elektronisch bericht aangemaakt dat vervolgens kan worden verstuurd naar de centrale database. U dient zich te verdiepen in de technologischemogelijkheden. Welke past het beste bij uw situatie? Welk groeipad is er mogelijk? Welke afhankelijkheden zijn er met andere projecten en systemen in uw organisatie?

 

 

Complex

De kwaliteit van artikelgegevens is een ondergewaardeerd fenomeen. Het is een zogenaamde hygiënefactor. Als het er is, zal niemand het merken. Maar als het er niet is, heeft iedereen er binnen uw bedrijf, maar zeker ook daarbuiten, last van.

Reageer op dit artikel