blog

Vendor Managed Inventory: hoe en waarom (deel 1)

Supply chain

“Sinds we niet meer zelf bestellen, gaat onze voorraad omlaag en de servicegraad omhoog”. Dat is wat bedrijven met Vendor Managed Inventory (VMI) kunnen bereiken, betoogt Mark Anneveld van Yacht. In een serie van twee artikelen legt hij uit hoe dit in z’n werk gaat.

VMI is de engelse afkorting van Vendor Managed Inventory, het concept waarbij de leverancier de voorraad van de klant beheert (de vendor die de inventory moet managen). De laatste jaren is de focus van “logistiek binnen de onderneming” verschoven naar de samenwerking van meerdere disciplines ( inkoop, marketing, IT en logistiek ) in de totale keten ( Supply Chain ). Daarbij ligt het accent vaak op voorraadreductie of het verbeteren van de beschikbaarheid van goederen. VMI is een tool om deze doelstellingen te realiseren.

 

Beproefd concept

Het meest bekende voorbeeld van VMI is de samenwerking tussen Wal-Mart en Proctor&Gamble, waarbij de laatstgenoemde de voorraad zepen en luiers voor Wal-Mart moest gaan beheren. Al vanuit de jaren 50 zijn er voorbeelden bekend, waarbij uitgeverijen de * boekwinkels automatisch voorzagen van de aanvulorders met boeken. In die tijd was de ICT nog niet voor zo ver ontwikkeld en moest de vertegenwoordiger een fysieke voorraadcontrole doen om het proces te initiëren. Momenteel zijn er meerdere sectoren die in VMI gebruiken, zoals bijvoorbeeld: retail, automotive, chemische, electronica, bouw, etc.

 

VMI varianten

VMI is in te richten per situatie en kent verschillende varianten. Een belangrijk aspect is het eigendom van de voorraad. Is de leverancier, behalve “manager”, ook eigenaar, dan spreekt men ook wel van “Vendor Owned Inventory”**. In het andere geval is de klant eigenaar en de leverancier de beheerder van de voorraad. . Naast de vraag over eigendom is er ook een verschil in de mate van informatievoorziening. Stuurt de klant informatie over voorraadstand, lopende inkooporders en verkooporders naar de leverancier, waarbij deze op zijn beurt met een verzendbericht antwoordt, dan is er sprake van VMI Basic. Maakt eén van de of beide ketenpartners een forecast, dan beschrijft de literatuur dit als VMI Advanced***. Voordeel hiervan is dat de keten niet op basis van harde “historie” stuurt, maar ook ontwikkelingen meeneemt. Inspelen op de ontstane klantwens kan hierdoor ook beter.

 

Keuzes

Bij de inrichting van een VMI systeem overleggen de partijen vaak over eigendom. Daarbij is reductie van werkkapitaal een belangrijke driver. Indien beide partijen in gelijke verhouding tot elkaar staan, dan zal er overleg plaatsvinden. Bij een ongelijke verhouding zal de ketenregisseur vaak het eigen voordeel voorop stellen en het eigendom van de voorraad bij de andere partij laten. De keuze voor een VMI Advanced kan ook na de succesvolle invoering van VMI Basic gemaakt worden. Vooral bij de variant: “leverancier beheert voorraad, maar is geen eigenaar” is een goed Service Level Agreement van belang om voorraadhoogte te vast te leggen. Dit om onenigheid te voorkomen.

 

Wanneer VMI?

De keten kan VMI gebruiken bij voorkeur bij een “reguliere en constante” stroom. Vooral die artikelen, die de bulk van de afzetaantallen bepalen, veroorzaken het grootste deel van de inkooporders en voorraden. VMI neemt veel werk uit handen bij de bestellende partij, maar ook bij de orderentry van de leverancier. Daarentegen zijn promotiebestellingen juist niet geschikt voor VMI. In de eerste plaats zijn dit vaak aparte orders met een andere structuur (aantal regels, maar vooral de aantallen) en vergen daardoor een andere behandeling bij aflevering en productie. Op de tweede plaats zijn dit soort orders verstorend in een VMI systeem, omdat ze (zeker bij VMI Advanced) de forecast kunnenbeinvloeden. Door deze separaat te behandelen is de controle op de order beter en wordt de forecast niet “vervuild” door een niet representatieve gebeurtenis. Als laatste is het van belang, dat er een hoge afleverfrequentie van de bestellingen plaatsvindt. Door VMI kan de leverancier ingrijpen bij een mogelijke stock-out, echter is dit pas ideaal bij een constante transport stroom. Gesteld kan worden dat VMI vooral interesant is bij artikelen, die een grote invloed hebben op de afzet en niet op incidentele orders zoals promoties.

 

Mindset

Door succesverhalen lijkt VMI een oplossing voor alle uitdagingen, die bedrijven vaak kwellen. Een hoge servicegraad, minder voorraad en optimalisatiemogelijkheden van de processen van beide partners. VMI zal, mits goed ingericht, zeker hier een helpende hand in bieden, maar vergt ook een investering. Deze bestaat voor een groot deel uit vertrouwen in de ander. Waar in het verleden de leverancier een gecumuleerde marktvraag te verwerken kreeg, zal deze nu bekend worden met hoe grillig de markt echt is. Zijn de inkooporders van uit het verleden van de klant nu terecht zo groot van omvang? Of was er sprake van opslingereffect, omdat de klant niet “nee” wil verkopen. De ontvanger zal dus volledig openheid van zaken moeten geven over het verleden, heden en nog belangrijker: de toekomst. De leverancier moet immers een beslissing tot replenishment nemen op basis van de orderportefeuille van de klant. In sommige gevallen kan de leverancier beslissen om later te gaan leveren, maar uit de informatie moet blijken of dit wel kan. Verder moet het vertrouwen er zijn, dat de leverancier “het net zo goed kan” als wij. Voor enkelen is VMI synomiem aan het uit handen geven van de bedrijfsvoering. Maar ook de leverancier zal opening van zaken moeten geven over bijvoorbeeld leadtimes van de producten en de inrichting van het VMI-proces. De klant moet het vertrouwen hebben, dat zijn belangen in goede handen zijn.

 

Kosten versus Baten

VMI is een tool, die gebruikt kan worden bij proces improvement van de totale keten. Hierdoor kunnen alle partijen voordelen behalen, die niet altijd gekwantificeerd kunnen worden. Hieronder zijn de kosten en baten weergegeven:

 

Kosten zijn:

  • Onderzoek/consultancy;
  • Tijdsbesteding;
  • Kosten voor de inrichting van de ICT infrastructuur ( hardware en/of software );

 

Daar tegenover staan de volgende baten:

  • Hogere servicegraad (Minder kosten nee-verkoop);
  • Minder voorraad;
  • Hogere concurentiegraad;
  • Minder transportkosten ( betere transportplanning );
  • Meer efficiency in de keten ( elimineren van functie’s zoals orderentry );
  • Betere produktieplanning ( Behoefte van de eindklant krijgt een leidende rol )

 

Samenvatting

Er zijn vele varianten en mogelijkheden om VMI in te richten. Daarbij is eigendom van de voorraad een belangrijk issue. VMI is vooral goed inzetbaar bij een reguliere- en contstante stroom. De keuze om VMI met een leverancier te starten, is vooral een kwestie van vertrouwen. Het systeem kan namelijk alleen werken als beide partijen open zijn en alle informatie delen.VMI implementeren zonder vertrouwen in de partner is moeilijk en wellicht te typeren als: “mission impossible”.

 

In deel 2 van deze serie ga ik meer in op de achtergronden van VMI.

 

* Zie website Idealog

** VMI in de Chemische Industrie, vLm werkgroep

***Rapport Zicht op CPFR en VMI (pdf-bestand) website: www.involvation.nl

 

Lees ook:

Reageer op dit artikel