blog

Formule van Camp: nog steeds actueel

Supply chain

De formule van Camp is inmiddels aardig bejaard, maar is nog steeds praktisch toepasbaar. Ronald Keij van adviesbureau Ab Ovo legt uit hoe de formule in diverse omstandigheden kan worden gebruikt.

Formule van Camp: nog steeds actueel


Wat is de Formule van Camp?

De formule van Camp is één van de oudste en bekendste formules binnen voorraadmanagement en bepaalt de optimale bestelhoeveelheid en het optimale bestelpunt door een afweging te maken tussen bestelkosten en voorraadkosten. De formule is gebaseerd op logische economische wetten. Zo kan voor artikelen met een lage prijs veel voorraad worden aangehouden, omdat het geïnvesteerd vermogen laag blijft en vice versa.

Implementatie op maat

De formule is te gebruiken in alle magazijnen waar voorraad wordt gehouden; hij moet echter met verstand worden toegepast. Zo zijn voor goedkope, volumineuze artikelen als toiletpapier niet de rentekosten op de voorraad bepalend, maar de ruimte die nodig is om de voorraad op te slaan. Ook voor snellopende artikelen is de formule van minder toegevoegde waarde. Snellopers worden veelal dagelijks besteld en de benodigde hoeveelheid is groter dan de optimale bestelhoeveelheid. Voorbeelden die om een andere aanpak vragen zijn promotieartikelen, sterk seizoensafhankelijke of weersgevoelige artikelen en ultraverse producten.

Afwijking van de uitgangspunten

In een vraagbaakartikel elders op deze website worden de volgende uitgangspunten voor het gebruik van de formule van Camp beschreven:

  • De toekomstige vraag naar een product is vooraf bekend en constant in de tijd.
  • De levertijden zijn constant en bekend.
  • De bestelkosten per bestelling zijn constant en bekend.
  • De kosten van voorraad houden zijn constant en bekend.
  • Leveringen moeten ineens worden afgeleverd.

Daarnaast worden in dit artikel twee omstandigheden genoemd waaronder de formule niet zou werken:

  • Wat als een toeleverancier een minimale bestelhoeveelheid hanteert?
  • Wat als een toeleverancier alleen in bepaalde verpakkingshoeveelheden levert?

Echter, met een variatie is de formule van Camp nog uitstekend te gebruiken, ook wanneer wordt afgeweken van bovenstaande uitgangspunten en omstandigheden. De belangrijkste situaties worden hieronder besproken:

Geen constante vraag

Zo kan in plaats van een bekende en constante vraag een vraagvoorspelling worden gehanteerd die al dan niet rekening houdt met seizoenseffecten. Omdat de vraag kan wijzigen in de tijd, zal de optimale bestelhoeveelheid frequent moeten worden herberekend om toch een betrouwbaar advies te kunnen genereren. Het is in dat geval beter om de vraagvoorspelling te baseren op de laatste weken historie en niet op een jaargemiddelde.

O
nzekere vraag of levertijd

Onzekere vraag of levertijd kunnen worden gezien als stochastische variabele met een bepaalde kansverdeling. In dat geval wordt veiligheidsvoorraad aangehouden om

onzekerheid in de vraag of de levertijd op te vangen. Door uitbreiding van de formule van Camp kan de gewenste servicegraad worden ingesteld, waarna de het bestelpunt en de bestelhoeveelheid hierop worden afgestemd. Hoe hoger de gewenste servicegraad, hoe hoger de veiligheidsvoorraad moet zijn en dus hoe hoger het bestelpunt zal liggen.

Bestelkosten en kosten van voorraad houden onbekend

Kostenparameters zijn over het algemeen goed te benaderen en vrij constant in de tijd.

Minimale bestelhoeveelheid en verpakkingsgrootte

De uiteindelijke besteladviezen kunnen in het bestelsysteem eenvoudig naar boven worden afgerond naar hele verpakkingseenheden of naar de minimale bestelhoeveelheid.

Vaste bestelmomenten

In de praktijk komt het vaak voor dat een vast bestelschema met vaste besteldagen wordt afgesproken met de leverancier. Voor die gevallen bestaat een variant op de formule van Camp met een vaste reviewperiode.

En nu de praktijk

De meeste bedrijven bestellen vandaag de dag nog altijd op basis van vuistregels of menselijke beoordeling. Veelal gebruikt men de “ABC-classificatie”, gebaseerd op een indeling in snellopers, artikelen met een gemiddelde omloopsnelheid en langzaamlopers. Voor elke klasse wordt een bepaald aantal weken voorraad aangehouden. Dit kan voor een homogeen assortiment nog best tot acceptabele uitkomsten leiden. Echter, wordt het assortiment diverser en uitgebreider, dan verliest een besteller al snel het overzicht en wordt het moeilijker om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen. Invoering van een eenvoudig bestelmodel leidt dan al snel tot een aanzienlijke besparing op de voorraadkosten, terwijl het aantal out-of-stocks afneemt.

Bestellen

Met een bestelsysteem kan het overgrote deel van het assortiment volledig automatisch worden besteld zodat bestellers zich kunnen concentreren op de artikelen die specifieke aandacht verdienen (denk aan actieartikelen, sterk seizoensafhankelijke of weersgevoelige artikelen). Bestelregels zitten in meer of mindere mate ingebouwd in een ERP-systeem. Hierbij moet wel de bedrijfssituatie passen in de filosofie van het pakket. Vaak zijn de rekenregels niet flexibel instelbaar en moet er maatwerk aan te pas komen of er wordt alsnog uitgeweken naar geavanceerdere aanvullende oplossingen. Bij toepassing van de standaard ERP-functionaliteit is voorzichtigheid geboden, omdat niet altijd rekening wordt gehouden met afwijkingen op de eerder genoemde uitgangspunten.

Een model is belangrijker dan een geavanceerd model

Het grootste deel van de besparingen is te behalen door het implementeren van een systematiek (ongeacht welke), een veel kleiner deel door de geavanceerdheid ervan. Ook al is theoretisch een model niet 100% geschikt, de veiligheidsvoorraad vangt al een groot deel van de onnauwkeurigheid op. Zelfs al wordt voor de zekerheid extra veiligheidsvoorraad aangehouden, dan nog zullen zowel de gemiddelde voorraad als de out-of-stocks fors lager zijn dan bij handmatig bestellen.

Implementatie is belangrijker dan de formule

Een geavanceerd bestelsysteem levert niets op bij gebrekkige aandacht voor de implementatie. Bestellers die gewend zijn alles zelf in de hand te hebben, zullen vertrouwen moeten krijgen in het systeem en de uitkomsten ervan moeten begrijpen en accepteren. Dit betekent een taakverschuiving van daadwerkelijk bestellen naar het onderhouden van parameters, ofwel “draaien aan de knoppen”; een organisatorische verandering die vaak wordt onderschat. In de praktijk levert juist de taakverschuiving problemen op. Hoe complexer de formules, hoe meer bestellers het systeem als een zwarte doos gaan ervaren. Als bestellers de logica niet kunnen volgen, zullen ze de uitkomsten van het systeem niet vertrouwen, met als gevolg dat besteladviezen handmatig worden aangepast. Het systeem raakt hierdoor uit balans en zal slechter gaan presteren. Achteraf krijgt het systeem de schuld en daalt het vertrouwen.

Een voorbeeld uit de praktijk

In de eerste weken na implementatie van een nieuw bestelsysteem lijkt het helemaal fout te gaan. Sommige artikelen worden wekenlang niet besteld, voor andere artikelen wordt juist veel meer besteld. Er lijkt totaal geen logica te zitten in de besteladviezen. Gevolg is dat bestellers veel tijd kwijt zijn met het corrigeren ervan. De prestaties blijven intussen ver achter bij de verwachtingen. Het systeem werkt niet!

Wat er gebeurt, is dat het systeem in de eerste weken een nieuwe balans moet zoeken in de voorraadhoogtes. Het ene artikel heeft zoveel voorraad, dat het maandenlang niet wordt besteld. Het andere werd dagelijks besteld, maar het systeem bestelt voor twee weken tegelijk. Op het oog leidt dit tot onlogische bestellingen, maar het systeem doet juist goed zijn werk.

Conclusie: niet perfectioneren maar implementeren

Bedrijven die nog niet zo ver gevorderd zijn in voorraadmanagement adviseer ik de nadruk te leggen op de implementatie van een eenvoudige systematiek en te bewaken dat deze ook daadwerkelijk wordt begrepen en toegepast. Er ligt dus niet alleen een taak bij het projectteam, maar ook bij het management!

De Formule van Camp is een prima basis voor een bestelsysteem. Perfectioneren heeft alleen maar zin als de implementatie van een eenvoudig model is geslaagd. Dan kan zelfs blijken dat complexere formules niet eens meer nodig zijn.

Reageer op dit artikel