blog

ERP-markt vraagt om bredere consultants (1)

Supply chain

Door verschuiving van taken naar lage loon-landen en strengere, financiële regelgeving is het implementeren van een ERP-pakket een stuk ingewikkelder geworden. Bedrijven willen vooraf weten wat ERP toevoegt aan hun bedrijfsprocessen. Dit stelt nieuwe eisen aan de ERP-dienstverleners, zegt Ron Brouwer van Deloitte.

De externe omgeving van organisaties is continue onderhevig aan veranderingen. Productie verplaatst zich naar lagere lonen landen, nieuwe markten ontstaan in het verre oosten, nieuwe regelgeving doet haar intrede (Sarbanes Oxley, Tabaksblatt, etc.) en ook technologie ontwikkelt zich snel. De externe omgeving wordt complexer en de eisen gesteld aan organisaties worden hoger. Overigens niets nieuws en voor de meeste lezers al een tijd duidelijk.

 

Interne omgeving

Hetzelfde geldt voor de interne omgeving: fusies en acquisities, een grotere geografische spreiding, de druk van de aandeelhouders, de wens om snel veranderingen te kunnen doorvoeren in product of bedrijf en een grotere afhankelijkheid van de informatietechnologie maken het leven van het huidige management er niet gemakkelijker op.

 

ERP wordt breder

Bovengenoemde veranderingen en de toegenomen complexiteit in de externe en interne omgeving van organisaties, alsmede de vraag van klanten naar flexibiliteit van de software zijn ook herkend door de meeste leveranciers van bedrijfsinformatiesystemen. Vanuit functioneel perspectief zien we de afgelopen jaren naast de traditionele enterprise resource planning (ERP) software bijvoorbeeld een sterke opleving van specifieke software voor supply chain management en customer relationship management. Ook is er meer aandacht voor product lifecycle Management software.

 

Openheid en flexibiliteit

Vanuit een meer technisch perspectief zien we de ontwikkeling van internet enabled software, schaalbare architecturen en faciliteiten om makkelijker te kunnen integreren met andere softwarecomponenten. Openheid en  flexibiliteit zijn belangrijke aspecten bij de aanschaf van software. Onmisbaar voor grotere organisaties is het vermogen van de ERP-software om snel en flexibel nieuwe bedrijven te kunnen integreren of afgestoten onderdelen te desintegreren. 

 

Breder en meer diepgaand voorwerk

De softwareleveranciers blijken in te spelen op de toegenomen interne en externe complexiteit. Maar wat betekenen bovenstaande tendensen nu voor de organisaties zelf en wat betekenen zij voor de dienstverlenende adviesbureaus, de implementatiepartners? Onze adviesorganisatie constateert meer behoefte bij bedrijven aan breder en meer diepgaand voorwerk alvorens over te gaan tot aanschaf en implementatie van ERP-software. De ‘business case’ die altijd al vooraf ging aan een software-implementatie beperkt zich niet meer tot een analyse van de benodigde functionaliteit en kosten, maar richt zich meer dan voorheen op de benefits.

 

Nieuwe vragen

In de jaren negentig schaften veel bedrijven een ERP-pakket aan. Men had nog geen geïntegreerd systeem, de noodzaak was vrij duidelijk en ook de concurrent kocht een dergelijk systeem. Men had dus feitelijk geen keus. Het was in een dergelijke situatie makkelijker de aandeelhouder te overtuigen: de business case was eenvoudiger. Cliënten die anno 2006 voor besluiten staan op het gebied van software-aankoop en implementatie, worstelen niet alleen met nieuwe, maar ook met meer vragen.

 

Het belang van een zorgvuldige ERP Business case

De aandeelhouders, in de jaren negentig vaak geconfronteerd met de kosten en impact van de eerste generatie ERP, willen nu eerst antwoord op vragen als: sluit deze stap wel 100% aan bij onze visie en bedrijfsstrategie? Wat is de invloed op andere bedrijfsonderdelen? En: kunnen we de waarde die deze stap oplevert voor onze onderneming ook vooraf vaststellen?

 

Vragen vanuit business

Vanuit de ‘business’ komen de volgende vragen: ondersteunt de software onze toekomstige supply chain voldoende? Kunnen we belastingtechnische voordelen halen uit een slimme inrichting van het systeem? Voldoen we aan de nieuwste regelgeving? Zijn er mogelijkheden voor subsidie van ERP trainingskosten? Hoe passen we een nieuwe acquisitie zo snel en goed mogelijk in ons bestaande systeem? En: kunnen we een of meerdere bedrijfprocessen niet beter centraliseren (Shared Services) of helemaal uitbesteden (Outsourcen)?

 

Welke eisen stelt de IT-afdeling

De IT afdeling vraagt zich af of een nieuwe software implementatie wel zinvol is, is het niet verstandiger het bij een upgrade te houden, en wat betekent het voor het huidige maatwerk? Wat betekenen Shared Services concepten nu voor de IT-infrastructuur? En wat bieden nieuwe ontwikkelingen als bijvoorbeeld service oriented architecture (SOA) en Grid Computing nu als toegevoegde waarde? Kortom, vele vragen voordat een ERP-implementatie van start gaat.

 

Meerdere markten

Wil je als adviesorganisatie deze verschillende vragen op de juiste manier kunnen beantwoorden dan zul je van meerdere markten thuis moeten zijn. Veel gerenommeerde adviesorganisaties die hun activiteiten uitsluitend op boardroom-niveau uitvoeren, missen bij dit soort vraagstukken vaak de concrete aansluiting bij de IT. Anderzijds, de grote IT-leveranciers die prima weten hoe de software en techniek te implementeren, kunnen vaak geen goed antwoord geven op vragen uit de “business”. Bijvoorbeeld op vragen over  supply chain manement of tax (belasting) optimalisering. Ook het identificeren van de daadwerkelijke toegevoegde waarde van een project voor de gehele onderneming vereist een bredere blik bij het maken van een ERP-business case.

 

Twee niveaus

Je zou kunnen stellen dat de hedendaagse cliënt behoefte heeft aan business consultants die ook software kunnen implementeren. Naast ervaring met implementaties en een diepgaande functionele en technische kennis van de softwarepakketten, is kennis van de business en het zich kunnen verplaatsen in de gedachtegang van het management, in toenemende mate noodzakelijk. Zowel vooraf, in de besluitvormingsfase, als tijdens de implementatie. De adviseur moet expertise hebben op relevante gebieden zoals Tax, supply chain management, business process outsourcing en compliance. Een voorbeeld: is de cliënt ermee geholpen als het ERP-pakket na oplevering prima werkt op de werkvloer, maar dat een tweede project moet worden opgestart om aan de Sarbanes Oxley vereisten te voldoen?

 

Evalueren van de projectportfolio

De inzet van een passende aanpak helpt de verschillende vragen van de cliënt in kaart te brengen en te beantwoorden. Bij een versnipperd projecten-landschap is het bijzonder nuttig om eerst op een gestructureerde en objectieve manier de projectportfolio te evalueren: is die ERP-implementatie voor het betreffende bedrijfsonderdeel wel zo verstandig? Nagaan welke projecten werkelijk waarde bijdragen voor de organisatie werkt vaak verhelderd voor het management team.

 

Probeer de baten te kwalificeren

Bij het ontwikkelen van een business case verdient het voorkeur gebruik te maken van tools die afdwingen alle relevante aspecten binnen de onderneming mee te nemen: van ‘ongrijpbare’ interne politiek en cultuur tot tastbare zaken als de aanschafkosten van hardware en infrastructuur. Met name als je er in slaagt de baten van een project te kwalificeren en waar mogelijk te kwantificeren, en hier ook garanties aan weet te koppelen, dan creëert dit veel draagvlak voor een ERP project.

 

Management van veranderingen

Uitgangspunten en doelstellingen geformuleerd in het voortraject moeten worden geverifieerd en geborgd tijdens de implementatie. Dat betekent dat de begeleidende adviesorganisatie moet beschikken over een geïntegreerde projectaanpak die dit mogelijk maakt. Deze projectaanpak zou naast de gebruikelijke aandacht voor de processen, software en project management, tevens voldoende aangrijpingspunten moeten bevatten voor change management, tax issues, compliance, security en process controls (denk aan Sarbanes Oxley!).

 

Vergelijkingsmateriaal van andere bedrijven

De beschikbaarheid van benchmark tools en ‘best practices’, vergelijkingsmateriaal met andere bedrijven, kunnen de dienstverlening verder completeren. Dit maakt het mogelijk om uitgangspunten zoals gedefinieerd in de bedrijfsstrategie en in het voortraject van de implementatie voor projecten te vergelijken met de standaard binnen de industrie of bedrijfstak. Verder kunnen bevindingen als basis dienen voor nieuwe projecten.

 

Conclusie

Zoals beschreven denken wij dat de toegenomen complexiteit in de omgeving van bedrijven meer van een implementatiepartner gaat vragen. We merken ze op het gebied van software-implementaties meer en andere vragen hebben dan enkele jaren geleden. Om een project daadwerkelijk succesvol af te ronden moet breder en diepgaander voorwerk gedaan worden. Dit stelt eisen aan de adviseur. Een diepgaande kennis van het pakket en een uitgebreide implementatie-ervaring lijken niet genoeg. Cliënten vragen ons mee te denken op aangrenzende gebieden als bijvoorbeeld supply chain management, shared services concepten, tax optimalization en governance/compliance. Het bepalen van die aspecten binnen de onderneming waar een project waarde aan kan toevoegen wordt belangrijker. Het gebruik van de geschikte tools en een geïntegreerde projectaanpak die de uitgangspunten uit de business case in elke fase checkt en borgt zijn ons inziens onontbeerlijk voor een succesvolle ERP-implementatie.

 

Binnenkort volgt het tweede deel van dit artikel. Hierin wordt een voorbeeld uit de praktijk behandeld. Het geeft een indruk hoe een adviesorganisatie een klant op de hiervoor beschreven wijze van dienst kan zijn.

Reageer op dit artikel