artikel

Nieuw douanesysteem DMS: Dit betekent het voor de logistiek

Supply chain 1559

De aankondiging van wederom een nieuw douaneaangiftesysteem – DMS – dwingt logistiek dienstverleners en verladers tot het maken van keuzes. Wat betekent de komst van dit systeem voor de afhandeling van goederen? Vanaf begin volgend jaar kunnen aangevers al met DMS aan de slag.

Nieuw douanesysteem DMS: Dit betekent het voor de logistiek

Het DMS vervangt AGS en de huidige manier van het verzorgen van periodieke aangiftes. Dat DMS AGS vervangt, betekent dat veel bedrijven binnen een paar jaar alweer aanpassingen moeten doorvoeren op IT-gebied en op het vlak van aangiftediscipline. AGS verving op zijn beurt Sagitta, het systeem voor het afhandelen van invoer- en uitvoeraangiften. Destijds stelde Richard Groenendijk (AEB) ook dat de impact op de manier van werken groot is. Dat is nu opnieuw het geval, ook al is de basis grotendeels hetzelfde. Groenendijk is tevens voorzitter van de Alliantie Douane Software, waar een aantal IT-leveranciers zich in heeft verenigd.

Van AGS naar DMS

Het nieuwe UCC datamodel staat volgens Groenendijk aan de basis van zowel het AGS als het DMS. Het nieuwe managementsysteem voor douaneaangiften is om die reden dan ook geen dramatisch afwijkende variant van AGS. Maar achter de schermen zullen veel gebruikers ervaren, dat er wel degelijk grote aanpassingen nodig zijn.
“DMS biedt meer velden, ook op verschillende aangifteniveaus. Mijn verwachting is dat gebruikers vooral rekening moeten houden met het doorvoeren van databaseaanpassingen en het aanpassen van integraties met systemen van klanten. Ben je een GPA-houder, dan moet je overstappen.”

 

Lees ook
Douanesoftware aanschaffen? hier moet je op letten

 

Weinig tijd

Heel veel tijd is er niet voor softwareleveranciers en bedrijven om aanpassingen door te voeren. Bedrijven die regelmatig aangiften indienen dan wel gebruikmaken van de mogelijkheden voor Geautomatiseerde of Schriftelijke Periodieke Aangifte (GPA/SPA), hebben tot 1 juli 2021 de tijd om zich hierop voor te bereiden. “Dat betekent dat ze systemen, processen en procedures moeten aanpassen.” Daarnaast hebben bedrijven met een vergunning voor plaatsing in douane-entrepot of plaatsing onder actieve veredeling en/of tijdelijke uitvoer iets langer de tijd, namelijk tot 1 januari 2023. Een extra uitdaging vormt dat de berichtspecificaties en de gebruikershandleiding voor douanesoftwareleveranciers waren bij sluiting van dit blad nog niet bekend,

douaneTerug naar de tekentafel

De ADS-voorzitter voorspelt spannende tijden voor wie niet alert genoeg met het doorvoeren van wijzigingen omspringt. “Wat was, is niet meer. Iedereen zal terug naar de tekentafel moeten en na moeten denken over hoe ze in de toekomst willen gaan werken. Welke scenario’s accepteer je, welke vergunningen wil je aanhouden? Bedrijven moeten oog hebben voor controlemogelijkheden vanuit de douane, bijvoorbeeld over hoe deze plaats kunnen vinden en of het betreffende logistieke proces er last van mag hebben of niet. Immers, controles kunnen leiden tot vertraging en daar moet je op voorbereid zijn.”

Groenendijk kan zich heel goed voorstellen dat een deel van de bedrijven, die nu nog wel douaneactiviteiten uitvoert, dit zal uitbesteden of zich zal beperken tot de basisprocedures. “De grote vraag is of je jezelf als bedrijf controles zult kunnen permitteren. Met de nieuwe werkwijze van de douane kunnen bedrijven te allen tijde een controle krijgen.” De kans op een controle is afhankelijk van het gekozen scenario, maar de douane kan altijd besluiten tot een controle.

Drie scenario’s

Groenendijk benoemt drie scenario’s binnen DMS voor bedrijven die een vergunning hebben voor het plaatsen van goederen in douane-entrepots. De eerste is de normale procedure zonder vergunning, vergelijkbaar met die voor de periodieke aangifte (GPA of SPA). De tweede is vereenvoudigde aangifte met beperkte dataset, waarbij de douane een vergunning verstrekt als bedrijven aantoonbaar adequate interne beheersingsmaatregelen hebben genomen. De derde is IIAA-vergunning met aanbrengbericht. Een bedrijf moet bij het inboeken van goederen in het softwaresysteem alle data meenemen die nodig zijn om een vereenvoudigde aangifte te kunnen doen. Vervolgens hoeven bedrijven de douane alleen maar te informeren middels een aanbrengbericht op het moment dat de goederen in het vrije verkeer worden gebracht; voordat een IIAA-vergunning wordt afgegeven.

Op cd-rom naar douane…

Hoewel de veranderingen potentieel tot grote problemen kunnen leiden in de logistieke keten, is Groenendijk er wel blij mee.
“GPA-files zijn nu nog gebaseerd op oude techniek. Als DMS live is, werkt iedereen met een eenduidige datastructuur voor alle aangiftestromen. We nemen daarmee afscheid van techniek die in de jaren tachtig en negentig is ontwikkeld.”

 

douane

Het DMS betekent ook, dat iedereen in de douaneketen zal werken met realtime data. “Elke transactie is een bericht: is er goedkeuring van DMS, dan kun je verder. Nu schrijven sommige bedrijven nog aangiftes in de administratie, waarbij ze bijvoorbeeld aan het eind van de maand een groot tekstbestand op cd-rom naar de douane sturen.”

Systemen integreren

Vooral het controleaspect zal veel invloed hebben op de processen van logistiek dienstverleners en verladers. “Wie effectief wil aangeven en werken, moet zijn systemen goed integreren. Hiervoor is voldoende mankracht nodig, die niet overal voorhanden is. Ofwel, bedrijven moeten echt zo snel mogelijk aan de slag met het voorbereiden op DMS en nadenken over hoe ze willen werken en welke scenario’s daarbij horen.”

Reageer op dit artikel