artikel

Douanesoftware aanschaffen? hier moet je op letten

Supply chain Premium 548

Douanesoftware. Er is nog keuze genoeg. Wat koop je aan functionaliteit en waar moet je op letten? Hoe duur is douanesoftware en is het eenvoudig om een koppeling met de douane te leggen?

Douanesoftware aanschaffen? hier moet je op letten

Logistieke bedrijven die met douaneafhandeling in aanraking komen hebben in Nederland de keuze uit ruim twintig aanbieders van douanesoftware. Hoe kies je als logistiek dienstverlener, transporteur of expediteur de juiste software? Waarin onderscheiden leveranciers zich? Dit artikel probeert te duiden waarmee bedrijven rekening moeten houden en op welke punten leveranciers van douanesoftware van elkaar verschillen.

Douanesoftware: belangrijke veranderingen

In de wereld van de douanesoftware is er een aantal ontwikkelingen geweest die impact hebben gehad op zowel gebruikers als leveranciers. Eén belangrijke verandering die recent heeft plaatsgevonden is de overgang van het dertig jaar oude Sagitta naar AGS3. Recent betekent hierbij sinds 2016. Een nieuw douanesysteem gaat enkele decennia mee. Over de invoering van AGS heerst er onder de ‘stakeholders’ Douane Nederland, Belastingdienst Centrale Administratie, Alliantie Douane software (ADS), EVO, Fenex en TLN tevredenheid.

De belangrijkste reden om over te stappen op AGS is, dat er met de komst van UCC nieuwe wetgeving ligt. UCC staat voor het gemoderniseerde Communautair Douanewetboek. AGS speelt hierop in, het is gebaseerd op het Wereld Douane Organisatie (WDO) Data Model versie drie. Overheden en bedrijven gebruiken dit model voor internationale gegevensuitwisseling. Voor leveranciers van douanesoftware ligt de belangrijkste uitdaging in het tijdig en consequent inspelen op toekomstige eisen die de douane zal stellen. De uitdaging geldt ook voor ERP-providers met douanekoppelingen. Databases dienen soms te worden herschreven, iets wat kostbaar kan zijn.

 

 

Lees ook 
Baas douane waarschuwt bedrijven om brexit: niet aangemeld geen handel

 

Functionaliteit en integratie leidend bij selectie

Logistieke IT-applicaties zijn niet één op één te vergelijken. Zeker niet waar het aankomt op de implementatie ervan. Het belangrijkste verschil tussen een WMS en TMS enerzijds en douanesoftware anderzijds is dat bij de douanesoftware meer applicatieonderdelen gestandaardiseerd zijn. Leidend is de wijze waarop de douane wil dat een bedrijf aangifte doet, niet hoe een logistiek bedrijf zijn eigen processen prioriteit maakt bij het gebruik van de software. Wil een onderneming een keuze maken tussen de ene en de andere leverancier dan zal de nadruk bij de selectie vermoedelijk liggen op de functionaliteit en op de aansluiting en integratie van de applicatie met de overige softwaretools binnen het bedrijf.

 

 

douanesoftware

 

Soorten applicaties

Een groot aantal aanbieders van douanesoftware biedt meerdere applicaties aan. AEB, BluJay, Descartes, FreshERP, GateWay, LSP Solutions en Stream Software zijn daarvan een paar voorbeelden. Veelal zijn het WMS- of TMS-, dan wel ERP-applicaties die uit het huis van dezelfde leverancier komen. En hoewel leveranciers frequent meer soorten software leveren, bieden slechts enkele partijen een palet aan applicaties aan. Dit palet is bij bijvoorbeeld BluJay en Descartes ontstaan door overnames.

Uit welke basis bestaat douanesoftware

De basis van douanesoftware aanbieders bestaat in verreweg de meeste gevallen uit AGS voor het doen van import- en exportaangiften en het verzenden van berichten van en naar de douane. Ook NCTS-software. NCTS is nodig voor het doen van transitaangiften. Minder populair, maar nog steeds redelijk intensief gebruikt zijn EMCS voor accijnsaangiften, GPA voor maandaangiften en Single Window voor proviandering. INNTRA is nodig voor het boeken van containers en het versturen van een verschepingsinstructie.

 

 

Brexit – ondanks onduidelijkheid nu al aan de slag met voorbereidingen

 

Wat kost een douaneapplicatie

Bij het maken van de keuze voor de ene of de andere applicatie spelen kosten een grote rol. Bij douanesoftware is de keuze reuze wat dat betreft. Wie voor een dubbeltje op de eerste rang wil zitten betaalt enkele honderden euro’s voor een applicatie. Investeringen in de duurste pakketten kunnen zomaar oplopen tot honderdduizend euro. Bepalend voor de hoogte van het bedrag is de compleetheid van de software (het aantal modules) en de mate van automatisering. Voor behoorlijk complete pakketten – niet noodzakelijk ook technisch het modernst – kan een gebruiker vijfhonderd euro per maand betalen. In toenemende mate kiezen leveranciers van douanepakketten ervoor om applicaties op maandelijkse basis aan te bieden. De ene leverancier kiest ervoor om het aantal gebruikers daarbij leidend te maken, de andere maakt het aantal gebruikers beslissend voor de kosten.

Keuze tussen handmatig of geautomatiseerd werken

Een logistieke onderneming die besluit dat douanesoftware nodig is, heeft zoals gezegd een ruime keuze. Het bedrijf moet beslissen wat belangrijk is: geautomatiseerd werken of zelf handmatige handelingen verrichten. Bepalend daarbij kan het aantal aangiften per jaar zijn. Wie honderdduizend aangiften doet, zal dit vermoedelijk niet handmatig willen doen.

Foutloze aangiften hebben prioriteit

Sinds de invoering van AGS is het aan de aangever van goederen en bijhorende documenten om te zorgen voor de juistheid van de gegevens. Is bepaalde data in een aangifte onjuist, dan zal de douane de aangifte niet langer accepteren. Bij de overstap naar AGS betekende dit dat sommige bedrijven enkele tientallen procenten van het totaal aantal aangiften diende aan te passen. Zorg dragen voor een foutloze aangifte heeft daarmee meer prioriteit gekregen. Er zijn op dit moment grote verschillen tussen de douaneapplicaties waar het aankomt op het afvangen van fouten. Een geavanceerd systeem is in staat om aan te geven of een aangifte compleet en juist is.

 

 

douanesoftware

 

 

Hubfunctie douanesoftware

Hoe intensiever een onderneming een douaneapplicatie gebruikt, des te belangrijker het is om handelingen te automatiseren. Hetzelfde gaat min of meer op voor bedrijven die voor nieuwe klanten of goederen koppelingen met de douane moeten leggen. Het loont de moeite om na te vragen of een douaneapplicatie beschikt over een ‘hubfunctie’ naar de douane. Hiermee zijn aangiften voor meerdere klanten via eenzelfde ‘koppeling’ naar de douane te sturen.

Hoe verdien je de investering terug?

In een ideale wereld verdient douanesoftware zich terug na de investering. Hoe meer werkzaamheden geautomatiseerd verlopen, des te minder handen er op de loonlijst moeten staan. Dit bespaart uiteraard kosten. Is een douaneapplicatie in staat om fouten bij de aangifte te duiden, dan reduceert dit het aantal herstelacties. Het totaalplaatje is leidend. Waartoe is de software in staat, welke vaste kosten zijn er en welke aanvullende kosten zijn nodig. Wat dit laatste betreft geldt: wil een bedrijf een douaneapplicatie on-premise laten draaien, dan dient de onderneming te investeren in servers en bijhorend onderhoud.

Beperkingen douanesoftware

Ook bij de selectie van douanesoftware zijn er beperkingen. De software zelf kan beperkend zijn wat betref functionaliteit, maar hieraan is met de keuze van aanvullende modules een mouw te passen. Vanaf elke gewenste locatie inloggen in het systeem is met de opkomst van internetgebaseerde software mogelijk. Het monitoren van douanestromen is daarmee binnen handbereik voor de gebruikers van applicaties die vanaf afstand te bedienen zijn. Beperkingen zijn vooral te vinden op menselijk vlak. Beschikt een onderneming over voldoende menskracht én kennis om op een effectieve wijze douanehandelingen te verrichten? Arriveert er een lading in de late avond, is er dan iemand aanwezig om douanehandelingen te verrichten?

 

douanesoftware

 

 

Belangrijke vragen aan leveranciers

Bij de selectie van douanesoftware is het verstandig om meerdere leveranciers te selecteren. Op basis van functionaliteit en prijs is een shortlist te maken. Vervolgens komt het neer op een goede match tussen de koper en de leverancier. Eén van de vragen die de koper zou moeten stellen is in hoeverre de leverancier in staat is om vereiste veranderingen in de douanesoftware door te voeren. Welke softwareversie er actueel is, is ook van belang, vooral om inzicht te krijgen in de leercurve die de leverancier doormaakt.

Douanesoftware en Brexit

De Brexit lijkt niet meer terug te draaien. Over de vorm van de Brexit voeren Groot-Brittannië en de Europese Unie nog onderhandelingen. Douanesoftware en Brexit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De kans is levensgroot dat er een douaneaangifte zal komen voor het invoeren en uitvoeren van producten. Dit zal het aantal aangiften ook laten stijgen, tot een factor vier. Vraag bij een IT-leverancier na in hoeverre software gereed is voor een Brexit en welke veranderingen er in de pijplijn zitten.

Reageer op dit artikel