artikel

NedZink ruilt Excel in voor gedegen data-uitwisseling

Supply chain Premium 1788

NedZink ruilt Excel in voor gedegen data-uitwisseling

Een succesvol artikeldata-uitwisselingsproject volgde bij NedZink op een ERP-implementatie. Dit initiatief helpt de zinkproducent met hoofdvestiging in Budel Dorplein om de binding met klanten te versterken. Het op verzoek van klanten, zoals bouwmarkten, geautomatiseerd aanleveren van de juiste artikeldata is door het project een fluitje van een cent, maar hieraan gingen wel enkele belangrijke processtappen vooraf. Type2Solutions hielp NedZink met de begeleiding en de succesvolle implementatie. “Onze grootste handelsklanten in Duitsland waren de sturende krachten achter de projecten. We hebben direct doorgepakt en zijn de concurrentie nu enkele stappen voor”, aldus Roel Frissen, manager Operations.

(Tekst komt van Type 2 Solutions)

Elke stap die NedZink sinds 2011 zette, leidde tot een nieuwe stap voorwaarts. Frissen: “De upgrade van het ERP was feitelijk de overstap op volledig nieuwe software. Voorafgaand aan het project hebben we de stamdata gestandaardiseerd.” Vrijwel direct na de go live van de ERP-implementatie kwam het verzoek van de drie grootste handelsklanten aan NedZink om over te gaan op het aanleveren van data op basis van EDIFACT. Frissen: “We zagen daarvan direct de voordelen. Wanneer je immers data, waaronder artikelgegevens en facturen, geautomatiseerd kunt uitwisselen met 75 vestigingen, dan reduceer je daarmee menselijke handelingen, tijd en het vermindert de kans op fouten.”

Gestructureerde aanpak bij automatiseren data-uitwisseling

Het automatiseren van de data-uitwisseling tussen NedZink en haar Duitse B2B-partners vereiste een gestructureerde aanpak. Frissen kwam tijdens een door NedZink gehost event in contact met Type2Solutions. “Het framework bestaande uit het Type2Solutions Migratie Platform en het Data Quality Dashboard bleek voor ons het ideale hulpmiddel voor het volledig op orde hebben van al onze artikelgegevens.”

‘Belang van artikeldata neemt alleen maar toe’

Het Type2Solutions Migratie Platform ondersteunt NedZink bij het valideren en aanbieden van de artikeldata in het door de klant gewenste format. Het helpt ook bij het voeden van de data in het spinnenweb aan toeleveranciers en afnemers waarin NedZink zich bevindt. De hoeveelheid artikeldata telt snel op in een keten met diverse leveranciers. Frissen: “Type2Solutions is onmisbaar voor het bundelen van alle klantwensen op één platform. Elke klant wil in de voor hem relevante frequentie in zijn eigen format de stamdata aangeleverd krijgen. Iedereen werkt volgens ‘de standaard’, maar in de praktijk blijkt deze standaard toch altijd net weer klantspecifieke aanpassingen nodig te hebben.” Frissen benadrukt het belang van zowel de correcte data als deze op één plaats beschikbaar hebben. “Elk veld van onze artikeldata dient gevuld te zijn en iedereen moet naar dezelfde informatie kijken. Dat geldt voor zowel onze binnendienstmedewerkers als de accountmanagers. Is er contact met een klant, dan willen we dat ze dezelfde boodschap doorgeven. De klant moet immers ook iets met onze info. En door het uitwisselen van informatie te automatiseren neemt het belang van de juiste data alleen maar verder toe. We willen voorkomen dat we heen en weer moeten bellen om data te corrigeren. Met het Data Quality Dashboard waarborgen we dit, het zorgt voor een continue monitoring van en inzicht in de datakwaliteit.”

Sneller inspelen op klantbehoeften

De wens om sneller in te kunnen spelen op klantbehoeften betekende voor NedZink een behoorlijke verandering in de manier van werken. Een positieve verandering wel te verstaan, want waar het wijzigen van grote artikelgroepen eerder gepland diende te worden, gebeurt dit nu volgens Frissen tussen de bedrijven door. “Type2Solutions heeft ons de flexibiliteit gegeven om dit soort projecten op elk gewenst moment door te voeren.”

Toezien op invoerdiscipline door Data Quality Dashboard

Aan het data-uitwisseling project lagen diverse redenen ten grondslag, waaronder een logistieke. “NedZink onderscheidt zich door snelle en betrouwbare levertijden in klant specifieke volumes. Dat biedt ons onderscheidend vermogen, maar het dwingt ons ook om kritisch te kijken naar de bijhorende kosten. De extra handelingen en het kapitaal die nodig zijn voor het aanhouden van voorraad, kunnen we niet tot nauwelijks doorberekenen. Het is zodoende belangrijk om precies te weten wat we hebben, niet te veel of te weinig aan voorraad aan te houden en het aantal handelingen beperken. Het consequent en accuraat bijhouden van de data is daarom van groot belang.” Frissen erkent dat dit ook inhoudt dat de invoerdiscipline juist blijft.

Het inzicht in wat er op voorraad ligt is er inmiddels bij de producent. Nog voorafgaand aan de ERP-implementatie heeft NedZink alle artikelen in het technische magazijn in kaart gebracht. “Daar plukken we nu de vruchten van, we hebben een flinke kwaliteitsslag gemaakt op het gebied van ons magazijnbeheer.” Type2Solutions heeft hierbij ondersteuning verleend bij het bepalen van de juiste classificatie. NedZink is voor een deel van de standaarden overgestapt op de ETIM-classificatie voor technische producten.

‘Wat niet zichtbaar is kun je ook niet optimaliseren’

Het verbeterde magazijnbeheer heeft tot het resultaat geleid dat onderdelen sneller te vinden zijn en machines sneller zijn te repareren bij storingen. Ook de financiële bewaking van de voorraad is verbeterd. “Nu we dit inzicht in onze voorraden en data hebben, kunnen we er ook van profiteren.” Van alle machines die NedZink gebruikt in het eigen productieproces zijn P&ID’s gemaakt. Ofwel, machineonderdelen zoals pompen en cilinders zijn voorzien van een uniek artikelnummer. Er is een bovendien een schat aan procesdata ontstaan. “De kans dat we eenzelfde onderdeel op meerdere plaatsen in ons proces toepassen is groot, maar de kans dat we een dergelijk onderdeel straks ook voor beide locaties bestellen is nu een stuk kleiner. Alle voorraad waarover we beschikken staat nu in de boeken.”

De stappen die de producent heeft gezet zijn sterk ondersteunend aan het doel dat NedZink nastreeft: veranderen van commodity leverancier naar een leverancier van architectuurproducten.
De aspecten proces engineering, kwaliteit verbetering en productieautomatisering zijn Frissen op het lijf geschreven. Hij heeft er voor gestudeerd en past het toe binnen de Brabantse onderneming. De noodzaak tot verandering is door hem aangegrepen om ook Excel-sheets in te ruilen voor soepel uitwisselbare data tussen systemen. “Processen zijn vandaag de dag veel complexer dan vroeger. Een voorraadlijst bevatte eerder dertig artikelen, nu zijn dat er 2.300. Dankzij de diverse projecten en de proactieve rol van Type2Solutions kunnen we onze business nu weer sturen en analyseren. De data klopt weer. Dat geeft duidelijkheid, rust en structuur.”

‘Dankzij goede artikeldata is service minstens zo belangrijk als productprijs’

De fabriek in Budel Dorplein is niet meer de jongste. Toch is Frissen van mening dat NedZink zich, dankzij een state of the art procesmonitoring van de output en de kwaliteit, kan meten met concurrenten die nieuwere machines hebben. “De basis moet altijd goed zijn en dat is nu het geval. We  zijn klaar voor het soepel digitaal uitwisselen van alle gewenste artikel- en factuurdata. Ook hebben we de gewoonten van werknemers doorbroken. We willen dat ze alles digitaal bewaren. Het is de enige manier om snel te kunnen reageren op klantverzoeken. Het is ook de manier waarop je service minstens zo belangrijk kunt maken als de prijs van een product.” Bij het bewaken van de processen speelt de Data Quality Monitor een belangrijke rol. “Het ERP checkt veel, maar zeker niet alles.”

“We zijn absoluut positief verrast door de aanpak en kennis vanuit Type2Solutions. Waar IT-projecten vaak moeizaam verlopen, ging  het data management traject erg soepel. Het framework draaide snel en geeft ons de ondersteuning en de mogelijkheid om op elk gewenst moment te analyseren.” Het komt nu in het beheren en onderhouden van de data volgens de manager Operations nog slechts aan op het bewaren van de discipline. “Dus kom maar op met de klantwensen en uitwisseling van digitale data, we zijn er klaar voor!”

Reageer op dit artikel