artikel

Betere afspraken voor hogere cash flow

Supply chain Premium

Betere afspraken voor hogere cash flow

Expedited Payment helpt verladers en vervoerders om hun relatie te verbeteren. Maar daaraan vooraf is nog veel te winnen in het strak 
organiseren van facturatieprocessen. Doe daar eerst je voordeel mee.

Uit: Logistiek Magazine, november 2013

Allereerst de tariefafspraken tussen verlader en vervoerder. Het is niet uitzonderlijk dat deze afspraken onvolledig en/of voor meerderlei uitleg vatbaar zijn. Op zich eenvoudige zaken als het ontbreken van een geldigheidsduur kunnen in een later stadium voor verwarring zorgen bij de factuurcontrole en daardoor vertraging opleveren bij de betaling.

Koersomrekening

Ook de lange lijst van toeslagen met de meest complexe en niet consistente berekeningsmethoden leggen de basis voor administratieve rompslomp. Wanneer er meerdere currencies van toepassing zijn zoals bij zeevervoer, is het eerder regel dan uitzondering dat er onduidelijkheid is voor wat betreft de koersomrekening: wat is de bron voor de koersinformatie, betreft het de verkoopkoers of middenkoers, is de dag van laden bepalend of de afvaartdag? Veel vragen blijven onbeantwoord. En daardoor wordt het verschillend geïnterpreteerd bij enerzijds de facturatie door de vervoerder en anderzijds de controle daarop bij de verlader.

Dan de betalingstermijn. Die ene afspraak blijkt vaak meerdere ‘varianten’ te bevatten: de eerste is de commerciële afspraak, bijvoorbeeld 30 dagen. Vervolgens wordt door de vervoerder een factuur gestuurd waarop zijn standaard betalingsconditie staat vermeld, stel 14 dagen.

De verlader heeft op zijn beurt in zijn ERP-systeem de betalingstermijn vastgelegd op 40 dagen. En dan is er tot slot de 4e termijn, de dag waarop de factuur daadwerkelijk wordt betaald.

Verbeterde planning

Wanneer de betalingstermijn duidelijk zou worden afgesproken en toegepast, zou de cash flow planning al sterk kunnen verbeteren. En daarnaast zou het ook een behoorlijke besparing opleveren in het niet meer hoeven sturen van betalingsherinneringen en verdere opvolging van betalingen.

Nog een element dat de cash flow positie van de vervoerder kan verbeteren is de snelheid van facturatie. Zeker waar het gaat om onverwachte kosten zoals extra wachturen, of een vergeefse rit. Dan blijkt het niet altijd eenvoudig te zijn om te zorgen dat de ontstane kosten tijdig worden gefactureerd. Dergelijke facturen belanden dan dagen of weken later pas bij de verlader. Die dan weer extra tijd nodig heeft om die zaken weer op te zoeken.

Laaghangend fruit

Met Supply Chain Finance oplossingen als Expedited Payment zijn er interessante mogelijkheden om de financiële ruimte te verbeteren bij zowel vervoerder als verlader en ook nog eens de relatie tussen die twee te verstevigen. Maar behalve Supply Chain Finance is er nog behoorlijk veel laaghangend fruit, dat direct tot verbetering kan leiden.

Reageer op dit artikel