Argumenten vanuit management perspectief

We maken hier onderscheid in het volgende:

1. Noodzakelijk kwaad
2. Kostenreductie
3. Verbetering van de klantenservice
4. Wijziging van de bedrijfsvoering.

1. Noodzakelijk kwaad
“Het systeem” wordt als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf, omdat de primaire of de financiële processen zonder dat systeem niet meer tijdig van informatie kunnen worden voorzien. De ERP-selectie komt voort uit een bepaalde blokkade: de leverancier stopt met het huidige pakket, het maatwerksysteem werkt niet meer of wordt als een te groot risico ervaren. Ondanks dat het bestaande systeem voldoende functionaliteit biedt, zal men toch naar iets anders moeten. Als de enige doelstelling is: vervanging wat we hebben, dan spreken we over een “noodzakelijk kwaad”. Over het algemeen een wat magere basis voor een succesvol project.

2. Kostenreductie
Kostenreductie kan een reden zijn voor de investering in een (nieuw) ERP-systeem door:

• Vermindering van werk: informatie wordt slechts eenmaal ingevoerd en is voor ieder toegankelijk die daartoe is gerechtigd
• Vermindering van foutkans: omdat de gegevens maar één keer worden ingevoerd. Bovendien kan het systeem consistentie van ingevoerde gegevens bewaken. Groot voordeel is dat er is slechts één waarheid is. Dit leidt tot kostenreductie: minder correctie van fouten en minder energie in het zoeken naar de verschillen
• Vermindering van de onderhoudskosten: de prijs/prestatie verhouding van de systemen verbetert nog steeds. Door over te gaan om zoveel mogelijk geïntegreerde standaardsoftware, wordt onderhoud van veel verschillende deelsystemen of op kostbare interfaces en maatwerk voorkomen.

3. Verbetering klantenservice
Van een meer “offensieve” benadering is sprake wanneer u kansen ziet om met een nieuw ERP-systeem uw Customer Service niveau naar een hoger plan te brengen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan:

• Verbetering van leverbetrouwbaarheid
• Verkorting van levertijden
• Vergroting van de flexibiliteit
• Uitbreiding van het aanbod (product/diensten assortiment)
• Penetratie van nieuwe markten.

4. Wijziging van de bedrijfsvoering

Het ERP-systeem zelf moet de voorwaarden scheppen. Er zijn structurele wijzigingen van het bedrijfsvoeringsconcept nodig, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie en de informatievoorziening.

Kosten

Een investering in ERP is omvangrijk. Er zijn vele dagen gemoeid met het gehele traject. U dient rekening te houden met een verhouding van 1:3 of 1:4 voor het aantal dagen externe implementatie consultancy vs. te spenderen dagen door uw eigen organisatie. De externe projectuitgaven (out-of-pocket kosten) zijn grofweg te verdelen in:

• Selectie
• Aanschaf c.q. huur software
• Implementatie
• Onderhoud
• Optimalisatie

Selectie

Oriënterende gesprekken en demonstraties met leveranciers zijn kosteloos. Wanneer men er voor kiest om een bepaald systeem meer in de diepte te toetsen middels een bedrijfscase, wordt door de leverancier vaak een bijdrage in de kosten gevraagd. Afhankelijk van de omvang van de workshop bedraagt deze bijdrage een paar duizend euro. Daarmee ontstaat er bepaald commitment van beide kanten. Laat u zich begeleiden door een externe deskundige, dan zijn daaraan uiteraard ook kosten verbonden. De hoogte daarvan hangt sterk af van de onderlinge taakverdeling.

Aanschaf

We onderscheiden de volgende kostencomponenten:

• Software: database, systeemsoftware, standaardmodules, opties, koppelingen, rapportagetools
• Hardware: server(s) + evt. aanpassingen in de werkstations
• Implementatie.

Elk van deze posten kan nader worden onderverdeeld. We geven hier een voorbeeld van een calculatie.

Gebruikers & prijzen