Argumenten vanuit management perspectief

We maken hier onderscheid in het volgende:

Noodzakelijk kwaad
Kostenreductie
Verbetering van de klantenservice
Wijziging van de bedrijfsvoering.

1. Noodzakelijk kwaad
“Het systeem” wordt als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf, omdat de primaire of de financiële processen zonder dat systeem niet meer tijdig van informatie kunnen worden voorzien. De ERP-selectie komt voort uit een bepaalde blokkade: de leverancier stopt met het huidige pakket, het maatwerksysteem werkt niet meer of wordt als een te groot risico ervaren. Ondanks dat het bestaande systeem voldoende functionaliteit biedt, zal men toch naar iets anders moeten. Als de enige doelstelling is: vervanging wat we hebben, dan spreken we over een “noodzakelijk kwaad”. Over het algemeen een wat magere basis voor een succesvol project.

2. Kostenreductie
Kostenreductie kan een reden zijn voor de investering in een (nieuw) ERP-systeem door:

Vermindering van werk: informatie wordt slechts eenmaal ingevoerd en is voor ieder toegankelijk die daartoe is gerechtigd
Vermindering van foutkans: omdat de gegevens maar één keer worden ingevoerd. Bovendien kan het systeem consistentie van ingevoerde gegevens bewaken. Groot voordeel is dat er is slechts één waarheid is. Dit leidt tot kostenreductie: minder correctie van fouten en minder energie in het zoeken naar de verschillen
Vermindering van de onderhoudskosten: de prijs/prestatie verhouding van de systemen verbetert nog steeds. Door over te gaan om zoveel mogelijk geïntegreerde standaardsoftware, wordt onderhoud van veel verschillende deelsystemen of op kostbare interfaces en maatwerk voorkomen.

3. Verbetering klantenservice
Van een meer “offensieve” benadering is sprake wanneer u kansen ziet om met een nieuw ERP-systeem uw Customer Service niveau naar een hoger plan te brengen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan:

Verbetering van leverbetrouwbaarheid
Verkorting van levertijden
Vergroting van de flexibiliteit
Uitbreiding van het aanbod (product/diensten assortiment)
Penetratie van nieuwe markten.

4. Wijziging van de bedrijfsvoering

Het ERP-systeem zelf moet de voorwaarden scheppen. Er zijn structurele wijzigingen van het bedrijfsvoeringsconcept nodig, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie en de informatievoorziening.

Kosten

Een investering in ERP is omvangrijk. Er zijn vele dagen gemoeid met het gehele traject. U dient rekening te houden met een verhouding van 1:3 of 1:4 voor het aantal dagen externe implementatie consultancy vs. te spenderen dagen door uw eigen organisatie. De externe projectuitgaven (out-of-pocket kosten) zijn grofweg te verdelen in:

Selectie
Aanschaf c.q. huur software
Implementatie
Onderhoud
Optimalisatie

Selectie

Oriënterende gesprekken en demonstraties met leveranciers zijn kosteloos. Wanneer men er voor kiest om een bepaald systeem meer in de diepte te toetsen middels een bedrijfscase, wordt door de leverancier vaak een bijdrage in de kosten gevraagd. Afhankelijk van de omvang van de workshop bedraagt deze bijdrage een paar duizend euro. Daarmee ontstaat er bepaald commitment van beide kanten. Laat u zich begeleiden door een externe deskundige, dan zijn daaraan uiteraard ook kosten verbonden. De hoogte daarvan hangt sterk af van de onderlinge taakverdeling.

Aanschaf

We onderscheiden de volgende kostencomponenten:

Software: database, systeemsoftware, standaardmodules, opties, koppelingen, rapportagetools
Hardware: server(s) + evt. aanpassingen in de werkstations
Implementatie.

Elk van deze posten kan nader worden onderverdeeld. We geven hier een voorbeeld van een calculatie.

BEDRIJFSNAAM	Datum:
bedragen in duizenden €
Offerte-referentie:
Offerte d.d.:
	Pakket 1
Aantal gebruikers waarvoor aangeboden:
Full users	75	named
Info users (hebben database nodig)	25	named

PROGRAMMATUUR
Standaard modules		186.916
Basis software full users	150.000
Basis software info users	25.000
Financiële module	11.916

Uitbreidingen op standaard		18.700
PDM-koppeling	10.000
Tijdregistratie	8.700

Systeemsoftware en database		22.200
Type database	Oracle
database	22.200

TOTAAL SOFTWARE
		227.816
DIENSTEN

Totaal implementatie		222.960
project management (9 mnd)	28.080
training	27.000
consultancy logistiek	90.000
consultancy financials	30.000
conversie	10.560
reports	10.000
installatie hardware	12.320
interfaces	15.000

TOTAAL IMPLEMENTATIE		222.960

HARDWARE		40.000
Type systeem	xx
centrale server	40.000

Totaal Investering SW, impl & HW		450.776

Gebruikers & prijzen

Concurrent users vs. named users

Een bepalende factor voor de prijs van de software is het aantal gelijktijdige gebruikers, d.w.z. het maximaal aantal gebruikers dat gelijktijdig het systeem gebruikt. De meeste leveranciers hebben hun licentiestructuur hierop gebaseerd. Er zijn ook leveranciers die het aantal “named” gebruikers als basis gebruiken: dit is het aantal verschillende gebruikers dat van het systeem gebruik moet kunnen maken. Dit ligt uiteraard hoger dan het aantal gelijktijdige (“concurrent users”). Het is dus zaak om tijdig te inventariseren van hoeveel named c.q. gelijktijdige gebruikers sprake zal zijn.

Soorten users

Er zijn steeds meer systemen waarbij de licentieprijs niet afhankelijk is van de modules die men kiest, maar van het type gebruik van het systeem. Er wordt bijvoorbeeld gesproken over een full user (gebruikt het pakket in volle breedte), functional user (blijft binnen één domein) en een task user (doet eenvoudige raadplegingen of gereedmeldingen). Voor elk type user geldt een bepaalde licentieprijs.

De grootste posten zijn de software en de implementatie. In veel gevallen zijn de externe implementatiekosten tenminste gelijk aan de kosten van de aanschaf van de software. In complexere situaties kan dit oplopen naar het dubbele of driedubbele.

Als vuistregel hanteren wij dat de totale out-of-pocket kosten voor de middelgrote en grote systemen tussen de € 5.000,- en € 10.000,- per gebruiker bedraagt. Voor de kleine systemen voor kleine ondernemingen kan dit bedrag lager uitvallen.

Huur

Wanneer de software wordt “gehuurd”, dan is er sprake van een bepaald maandbedrag per gebruiker. In dit maandbedrag zijn het recht en de mogelijkheid de software te gebruiken, onderhoud en vergoeding voor de hardware opgenomen. Dit laatste is alleen van toepassing als het systeem niet op eigen hardware draait (“on premise”). De leverancier stelt dan behalve de software ook de hardware en systeemsoftware ter beschikking en verricht een deel van het systeembeheer. In een vergelijking met “aanschaf” dienen deze zaken te worden meegewogen.

Onderhoud

Het is gebruikelijk dat er een onderhoudscontract wordt afgesloten op de aangeschafte software. De kosten worden uitgedrukt in een percentage van de aanschafkosten van de software. Veelal wordt de prijslijst van de software als uitgangspunt genomen. Wanneer in het onderhandelingsproces is overeengekomen om een lagere prijs overeen te komen, wordt deze incidenteel als uitgangspunt genomen. Het percentage is afhankelijk van wat onderdeel is van het onderhoudscontract:

Het herstellen van fouten in de software
Het recht op nieuwe releases van de software
Recht op ondersteuning door de helpdesk.

In de markt komen we percentages variërend van 16% tot 22% tegen (= bedrag dat jaarlijks verschuldigd is). Wanneer de software niet wordt gekocht maar gehuurd, dan zijn de kosten van de eerste twee punten binnen het onderhoud daarin vaak opgenomen.

Optimalisatie

Wil men de investering in ERP goed laten renderen, is het aan te raden jaarlijks een budget vrij te maken voor opleidingen en voor optimalisaties. Vaak gebeurt dit niet, wat tot verwatering van het systeem kan leiden. Het is moeilijk om deze kosten in bedragen uit te drukken.

Lees verder in hoofdstuk 4: welke soorten ERP-systemen zijn er?

Terug naar startpagina ‘Inhoud van dit ERP-dossier‘