artikel

G4S verbetert ERP-performance door opschoning data

Supply chain Premium

G4S verbetert ERP-performance door opschoning data

Het aantal gegevens in databases van ERP-systemen neemt in de loop der tijd steeds toe. Gevolg is dat het systeem trager wordt en vaker storingen vertoont. Daarom is het raadzaam af en toe verouderde gegevens te archiveren en uit de database te verwijderen. Vorig jaar schoonde G4S Cash Solutions, een bedrijf gespecialiseerd in geldlogistiek, haar ERP-data op. Hierdoor nam de performance van het systeem met 30 procent toe terwijl het aantal klachten van gebruikers afnam.

G4S Cash Solutions is het onderdeel van beveiligingsbedrijf G4S dat zich bezighoudt met allerlei zaken die met geld te maken hebben. Zo levert het bedrijf bijvoorbeeld muntgeld aan winkeliers zodat zij beschikken over wisselgeld en wordt contant geld bij de detailhandel opgehaald en afgeleverd bij een bank. Bij G4S Cash Solutions in Nederland werken ongeveer 800 mensen. Het bedrijf verzorgt met ruim 250 auto’s het dagelijkse transport van geld door ons land. Winkeliers en andere bedrijven plaatsen hun orders voor de levering van muntgeld of het ophalen van cash op een speciaal hiervoor ingerichte website. Deze orders worden opgeslagen, verwerkt en afgehandeld door Microsoft Dynamics AX, het ERP-systeem van G4S Cash Solutions.

Omvang database was toegenomen tot 550 Gigabyte
Application manager Remco Bakker van G4S Cash Solutions vertelt dat de database van Dynamics AX in de loop der jaren steeds groter is geworden. “Dagelijks komen er honderden orders binnen, die uiteindelijk terechtkomen in een aantal verschillende tabellen die samen de database van ons ERP-systeem vormen. Na afhandeling van een order blijven de gegevens aanwezig in de bestanden. Deze worden daardoor steeds groter. Bij ons was de totale omvang van de database vorig jaar opgelopen tot 550 Gigabyte. Dat was geen ideale situatie. Het zoeken naar gegevens in het systeem werd steeds trager, de verwerking van data ging minder snel en het systeem werd minder stabiel. Daarom besloten we vorig jaar in overleg met HSO, onze ERP-partner, het systeem op te schonen. Oude orders zijn voor ons namelijk irrelevant en kunnen daarom beter gearchiveerd worden dan in de actuele database blijven zitten.”

Alle orders van voor 2010 zijn gearchiveerd
Bij het optimaliseren van de ERP-data werkte G4S nauw samen met HSO. G4S Cash Solutions koos ervoor om klantorders, oude servicecalls, vragen en klachten van voor 2010 te archiveren en te verwijderen uit de actuele bestanden. Tegelijkertijd werden dubbele, onjuiste en onvolledige records uit de database gehaald. Bij het selecteren van de te archiveren gegevens werd gebruikgemaakt van Intelligent Data Management Framework. Dit is een vrij nieuwe, speciale, applicatie die door Microsoft speciaal is ontwikkeld voor het opschonen van de database van Dynamics AX. “Handmatige verwijdering van gegevens was voor ons geen optie”, zegt Bakker. “Want we hebben het over tabellen van soms wel 50 Gigabyte met 70 á 80 miljoen regels. Deze nieuwe tool van Micosoft was voor ons een onmisbaar instrument bij het opschonen.”

Opschoning werd in de weekenden uitgevoerd
In totaal werd er een periode van vijftien weken voor het opschonen van de database uitgetrokken. Bakker: “Het was een omvangrijke klus.  We planden het opschonen in de weekenden. Dan zijn er namelijk weinig transacties en dus weinig mutaties van het systeem. Tegelijkertijd is er dan ook voldoende tijd om een backup van het systeem terug te zetten als er onverhoopt iets mis zou gaan. Uiteindelijk is dat tweemaal voorgekomen.” Ieder weekend werd één bepaalde tabel van de database opgeschoond. Na afloop van het opschonen bleek de totale database verkleind te zijn met ruim 30 procent: “We hielden gegevensbestanden over met een totale omvang van ongeveer 350 Gigabyte”, zegt Bakker. “Een forse reductie.”

Het systeem werkt na opschoning veel soepeler
Het verkleinen van de databases levert diverse voordelen op. Bakker vertelt dat het opzoeken van orders tegenwoordig veel sneller gaat: “Voor het opschonen duurde dat twintig tot dertig seconden, nu ongeveer vier á vijf seconden. Een enorme verbetering. Daarnaast mislukte het maken van een backup wel eens vanwege de enorme omvang van de database. Dat komt tegenwoordig niet meer voor. En een backup is veel sneller gereed omdat deze minder gegevens bevat. Maar de grootste winst is volgens mij dat de gebruikers van het systeem het nu prettiger vinden om ermee te werken. Alles verloopt veel soepeler, gestroomlijnder. Hierdoor is het aantal klachten van gebruikers van het ERP-systeem sterk afgenomen.”

Opschonen is goedkoper dan snellere hardware
Inmiddels heeft G4S Cash Solutions besloten de data voortaan jaarlijks op te schonen, maar eerst staat de implementatie van een nieuwere versie van Dynamics AX op het programma. Wanneer is het nu echt noodzakelijk om ERP-data op te schonen? Bakker: “Als de hoeveelheid data de werking van het systeem begint te beïnvloeden is het verstandig dat te overwegen. Dat is meestal het geval als de werking van het systeem zonder duidelijke oorzaak trager wordt. Alternatief zou het aanschaffen van snellere hardware kunnen zijn, maar opschonen van data is in de meeste gevallen goedkoper. Ik denk dat het verstandig is om dat jaarlijks te doen, waarbij telkens prioriteiten worden gekozen.  Verder raad ik bedrijven aan zich door een goede partner te laten adviseren bij het opschonen van hun ERP-data.”

 


Lees hier de nieuwsbrief-special met de top 9 goede voornemens en tips & tricks jaarafsluiting 2012

Reageer op dit artikel