artikel

Grootste risico is om niet over mobility na te denken

Supply chain Premium

Grootste risico is om niet over mobility na te denken

De druk op bedrijven om te investeren in mobiele applicaties neemt toe. Klanten eisen van leveranciers dat ze inzage geven in de voortgang van een proces en flexibel op klantvragen kunnen inspelen. Door mobility-oplossingen aan ERP-pakketten te koppelen is dit mogelijk. Maar wat zijn nu belangrijke trends en welke valkuilen moeten absoluut vermeden worden?

Het sentiment onder Europese bedrijven om te investeren in mobiele applicaties is positief. Uit een onderzoek van IDC in opdracht van ERP-leverancier IFS onder 455 respondenten blijkt dat bijna zeventig procent vage tot concrete plannen heeft om in mobility en mobiele ERP-oplossingen te investeren. Meer dan de helft van de respondenten gaf zelfs aan hele concrete plannen te hebben. Deze cijfers verbazen Eric van Wetering niet. De managing consultant van ThinkTankz was in de laatste twintig jaar betrokken bij de nodige legacy en ERP-projecten met mobiele toepassingen in verschillende industrietakken: “Het belangrijkste risico dat bedrijven nu lopen is om niet over de mogelijkheden van mobility na te denken.”

Efficiency personeel
Er zijn twee redenen waarom ondernemingen, of dit nu producenten zijn of dienstverlenende bedrijven, zouden moeten kijken naar de mogelijkheden die ERP-dataontsluiting via mobiele apparaten bieden. Enerzijds kunnen deze in veel gevallen de efficiency van het personeel of de materiaalbehoefte verbeteren. Anderzijds nemen de mogelijkheden om data te koppelen toe en dit geldt eveneens voor de angst  dat als je als bedrijf nu niet investeert, de concurrentie je voorbij holt. 

Inzicht in orders en materiaalbehoefte
De belangrijkste bijdrage die de combinatie van ERP en mobility kan leveren aan producenten, dienst- en service verlenende bedrijven is vermoedelijk het te allen tijde beschikken over inzicht in orders en de eventuele bijhorende materiaalbehoefte. Zo bieden mobiele applicaties producenten bijvoorbeeld de mogelijkheid om voorraad en bedrijfsassets beter in te zien en te traceren. Inkomende orders en uitgaande zendingen zijn te stroomlijnen. Een voorbeeld: een klant belt met de afdeling klantenservice en vraagt hoe snel het bedrijf ‘product A’ kan leveren. Klantenservice is in staat om in het ERP-systeem te checken en er daarbij zeker van zijn dat de voorraad correct is als gevolg van het gebruik van mobiele devices. Hij of zij kan de klant zodoende in enkele minuten een accuraat antwoord geven.

Servicehistorie bij de hand
Ook voor bedrijven die veel servicemonteurs in dienst hebben kan een koppeling tussen data uit het backoffice systeem en mobiele apparatuur grote voordelen bieden. Ruud Smetsers, werkzaam voor IPL Advies: “Vooral monteurs die machines onderhouden of plaatsen hebben veel voordeel bij een goede databeschikbaarheid. Ze kunnen via een mobiel apparaat inzien waarover ze moeten beschikken bij kun klus. Ze zijn in staat tot het ontvangen van wijzigingen of uitbreidingen van een order. Ook kan een mobiel apparaat ze voorzien van de servicehistorie van een machine, de locatie van het apparaat in een pand. Daarnaast zijn ze in staat om vrijwel real-time door te geven hoe lang ze over de werkzaamheden hebben gedaan, welke materialen er wel of niet zijn gebruikt. Ze kunnen er een opmerking bij plaatsen, eventueel al de werkbon afronden voor de klant. De mobiele apparaten maken het werk een stuk dynamischer en de data actueler.”

Waarom bedrijven aangeven te willen investeren
De belangrijkste redenen waarom bedrijven in het IDC-onderzoek aangeven te willen investeren in mobiele applicaties zijn deze:
•    Stijgende productiviteit en lagere kosten van werknemers
•    Competitief blijven in de eigen industriesector
•    Real-time data registratie met als doel verbeteren datakwaliteit
•    Aantrekken en vasthouden van getalenteerd personeel
•    Nieuwe marktmogelijkheden 

Geplande en besteedde uren
Het zijn niet alleen de gebruikers van ERP-systemen en mobiele applicaties die ‘mobility’ omarmen of willen gaan omarmen. Uit een onderzoek van IPL blijkt dat ook ERP-leveranciers zelf de inzet van mobiele apparatuur als meest zinvol ziet voor de komende jaren. Het online / draadloos uitwisselen van informatie over het werk is het meest interessant waar het aankomt op:
•    Een dag / week planning
•    Contactgegevens van de klant
•    De technische en historische gegevens en tekeningen van machines / installaties
•    Werkinstructies
•    Geplande en besteedde uren (registratie meerwerk)
•    Gepland materiaalgebruik en registratie werkelijk verbruik
•    Magazijnbeheer van servicebus

Voorwaarden aan koppeling ERP en mobiel apparaat
Wil een onderneming succesvol zijn in het uitwisselen van  ERP-data van en naar mobiele apparaten, dan zal het aan een aantal voorwaarden moeten voldoen. “De gewenste functionaliteit moet passen bij het bedrijf. Vandaag de dag zijn veel branchepakketten nog flexibeler dan standaard ERP-oplossingen. Wel is die laatste oplossing met een inhaalslag bezig. De mogelijkheden tot het overzetten van data van naar mobiele apparaten wordt eenvoudiger”, aldus Smetsers.

‘Er heerst nog veel angst onder bedrijven’
Mark Slooff, werkzaam voor Outsystems, heeft een redelijk vergelijkbare boodschap als Smetsers. Slooff vertegenwoordigt een leverancier die een platform levert waarmee bedrijven zelf mobiele applicaties kunnen ontwikkelen en beheren. Hij hoort voldoende argumenten van bedrijven om wel of niet in mobiele oplossingen te investeren. “Er heerst nog veel angst om te kiezen voor bestaande IT-oplossingen dan wel over te stappen op modernere en vooral goedkopere tools.” Ook zijn er volgens hem veel vragen over de snelheid van de mobility systemen en de benodigde platformen. “Daar waar applicaties in de B2C-markt erg populair zijn en elk evenement zijn eigen app heeft, staan B2B-apps nog in de kinderschoenen. Bedrijven zijn voorzichtig en vragen zich af wat ze ermee kunnen en welke risico’s eraan verbonden zijn.” Wasco, een klant van Outsystems, is voor haar fieldservices al wel gebruik gaan maken van een mobiele applicatie. “Ze zetten het in voor de status van backorders, de voorraad van benodigde onderdelen en waar deze onderdelen zich bevinden, in het magazijn of in een onderhoudsbusje.”

Communicatie verbeteren tussen schakels in keten
De overstap van ‘oude IT’, naar moderne applicaties kent vaak een hoge drempel. Slooff: “Er is veel angst, toch is de overstap nodig willen bedrijven echt van de voordelen van de moderne technologie gebruik kunnen maken. En durven ze die stap te nemen dan is er veel efficiency mogelijk. Denk aan processen waarbij een volgende persoon in de keten direct afhankelijk is van een handeling voor hem. Krijg deze persoon een melding, dan kan er eventueel snel een accordering volgen. Denk ook aan de binnendienstmedewerker die de buitendienstmedewerker aanstuurt.”

Belangrijkste toepassingsgebieden volgens IDC
De stappen die Slooff aangeeft worden ook bevestigd door het IDC-rapport. Op de vraag waar de responderende bedrijven denken te gaan investeren, komen na ‘customer care / sales de volgende  belangrijkste toepassingsgebieden naar voren:
•    Project management (planning, reporting en opvolging)
•    Warehouse management
•    Field service management
•    Business intelligence

Smartphone het populairst
Het type device waarop de ERP-data verschijnt kan divers zijn. De mogelijkheden nemen snel toe, maar de keuze voor een apparaat hangt veelal af van de toepassing. Een tablet kan een verkoper goed van pas komen, maar een field service engineer is beter af met een robuuster apparaat. Het is daarom volgens zowel Van Wetering als Sloof zaak om hier goed over na te denken. Over het algemeen doen bedrijven dit ook. De voorkeur van de respondenten in het IDC-onderzoek gaat uit naar de uitrol van smartphones (35 procent).

‘Goed informeren voorkomt niet halen doelstellingen’
Zoals Van Wetering in de eerste alinea van dit artikel al aangaf, is het belangrijk dat bedrijven zich in elk geval goed informeren over wat er op de markt beschikbaar is. “Doe je dat niet, dan kun je je aansluiten bij de projecten waarvan de doelstellingen niet zijn gehaald.” Hij omschrijft Nederland als conservatief waar het aankomt op de adoptie van mobiele ERP-applicaties. “In de field-services en logistieke markt wordt mobiele apparatuur al erg lang gebruikt, ik ken voorbeelden die teruggaan tot medio jaren negentig. Het wel of niet inzetten van deze oplossingen is daarom ook geen technologisch probleemmeer , maar heeft met techniek te maken, je gaat van de ene combinatie van software en hardware naar de andere.”

Beslissing nemen vanuit architectuur bespaart kosten
In het vraagstuk over wat aan te schaffen dienen bedrijven volgens Van Wetering altijd vanuit de architectuur een beslissing te nemen. “Dat is de grootste onderscheidende factor, ook waar het aankomt op kosten.” Slooff sluit zich daar naadloos bij aan. “Het gebruik van oude techniek maakt het kostbaar om iets te ontwikkelen. Het is ook niet verstandig om een mobiele applicatie specifiek voor een bepaald device te laten ontwikkelen dat bijvoorbeeld alleen draait op een Android-besturingssysteem. Beter is het om een generieke applicatie te ontwikkelen en die op een paar functionele punten toe te spitsen op het aanspreken van de native code van het device zelf, zoals bijvoorbeeld het gebruik van een camera voor barcodescanning.” Volgens hem is ook in combinatie met verouderde systemen er behoorlijk veel mogelijk, maar bedrijven zullen altijd tegen zaken aan blijven lopen. “Denk aan securityaspecten en hoe zit het met de belasting van het systeem wanneer grote hoeveelheden data worden gedeeld?”

‘Buy over build is achterhaald’
De keuze voor het wel of niet mobiel maken van ERP-data is daarmee volgens zowel Smetsers, Slooff als Van Wetering vooral een strategische. Slooff: “Er is veel mogelijk, maar informeer je goed en laat je vooral niet tegenhouden door ouderwetse gedachten. Buy over build in het geval van softwareoplossingen is echt achterhaald, zeker in het geval van mobiele applicaties. Bedenk wat je nodig hebt, schep daarvoor de voorwaarden en zoek er een oplossing bij. Op die manier is er voor vrijwel elk bedrijf een oplossing mogelijk.” De flexibiliteit van een ERP-systeem is daarbij volgens Smetsers het belangrijkste: “Vrije velden zijn er in een ERP-systeem altijd wel te vinden, de data die daarin staat is ook naar een smartphone- of iPad-app door te schieten.”

 

Lees hier de nieuwbrief-special ‘mobility in de logistiek’

Reageer op dit artikel