artikel

Aanbesteden en ketensamenwerking: geen gelukkig huwelijk

Supply chain Premium

Aanbesteden en ketensamenwerking: geen gelukkig huwelijk

Steeds meer bedrijven ontdekken dat optimaal samenwerken met leveranciers en afnemers in de keten cruciaal is om klantwaarde te creëren. Concurrentie zal in toenemende mate tussen ketens plaatsvinden. Het vinden van goede ketenpartners is dus cruciaal. Het veelgebruikte instrument van ‘aanbesteden’ past daar slecht bij.

 

In een wereld van globaliserende markten en internationale hyperconcurrentie is het voor bedrijven steeds belangrijker om zowel onderscheidend vermogen te creëren als om onderdeel uit te maken van een ‘goede’ keten. Daarmee wordt het ontwerpen van de eigen supply chain (zowel inbound als outbound) een steeds belangrijker strategisch vraagstuk voor organisaties.

 

Teamsport

Concurrentie tussen ketens kan worden vergeleken met teamsport; om te winnen heb je zowel goede spelers als goed samenspel nodig. De ‘juiste’ ketenpartner moet daarom aan tenminste drie voorwaarden voldoen:

 

  1. excellent zijn op het eigen vakgebied;
  2. betrouwbaar zijn en
  3. er moet een “klik” zijn met de eigen organisatie.

 

Bij het vinden van medespelers in de keten moet er niet alleen op de kosten worden gelet maar vooral ook op de kwaliteit, innovatievermogen en risicoreductie die ze meebrengen en op de mogelijkheden voor synergie.

 

Aanbestedingswet

Het vinden van een ideale ketenpartner is niet altijd eenvoudig. Zoals Willem Elsschot al dichtte: “tussen droom en daad staan wetten in de weg en praktische bezwaren”. Een dergelijk barrière betreft de Europese aanbesteding. Formele aanbestedingsregels hebben tot doel vriendjespolitiek tegen te gaan en bedrijven die goede prestaties leveren een kans te geven; de regels zijn daartoe gebouwd rond begrippen als transparantie en objectiviteit. Op zich is daar natuurlijk niets mis mee; het zijn precies de begrippen die aan ketensamenwerking ten grondslag liggen. Echter, in de praktijk is de uitwerking hiervan tamelijk lastig.

 

Selectie en gunning

Een aanbesteding bestaat doorgaans uit twee fasen; de selectie van deelnemers, en het beoordelen van de aanbiedingen. Bij de selectie van partijen moeten zachte prestatie-indicatoren als expertise, betrouwbaarheid en synergie objectief meetbaar worden gemaakt. Maar zoals Einstein al zei “not everything that counts, can be counted”. In de tweede (gunnings)fase mogen de kwaliteiten van de aanbieders zelf geen rol meer spelen, deze zijn immers al door de selectie gekomen. Het gaat puur om het kiezen van de beste aanbieding. Daarbij kunnen de lange termijn aspecten van projectongebonden samenwerking dus niet meer gebruikt worden.

 

Goedkoop is duurkoop

Bij de gunning mag gebruik gemaakt worden van het criterium ‘laagste kosten’ of van ‘economisch meest voordelige inschrijving, EMVI’. Bij gebrek aan voldoende meetbare EMVI criteria (of door gemakzucht, opportunisme en kortzichtigheid) wordt het criterium van de laagste kosten nog heel vaak toegepast. Zo langzamerhand wordt steeds duidelijker dat hierbij vaak geldt ‘goedkoop is duurkoop’ (zie bijvoorbeeld de Transport-,  ICT en Bouwsector). Aanbesteden op lage prijs leidt ook vaak tot een gebrek aan sociale duurzaamheid zoals te zien is in de recente discussie rond de schoonmaak-, catering- en beveiligingsbranche en in de toegenomen aandacht voor ‘fair trade. Kortom, bij aanbesteden is EMVI een must, en een organisatie gericht op ketensamenwerking moet er serieus werk van maken om hieraan invulling te geven.

 

Moetje

Aanbesteding past niet goed bij ketensamenwerking. Maar in geval van een ‘moetje’, is er alle reden om er het beste van te maken. Uiteindelijk moet ketensamenwerking leiden tot meetbaar betere prestaties. Het kan daarom geen kwaad om een ultieme poging te doen om deze prestaties en de voorwaarden die daaraan ten grondslag liggen in de aanbesteding te specificeren.

Reageer op dit artikel