artikel

BührmannUbbens verbetert bedrijfsprocessen met S&OP

Supply chain Premium

BührmannUbbens verbetert bedrijfsprocessen met S&OP
BuhrmannUbbens

Bij groothandel BührmannUbbens speelt S&OP een centrale rol binnen de organisatie. Dat legt het bedrijf geen windeieren. Door forecasts te maken met behulp van software van Slimstock worden de activiteiten van de afdelingen sales, stock control, marketing en logistiek optimaal op elkaar afgestemd. Hierdoor kan het bedrijf effectief inspelen op de vraag naar producten vanuit de markt.

Bij groothandel BührmannUbbens speelt S&OP een centrale rol binnen de organisatie. Dat legt het bedrijf geen windeieren. Door forecasts te maken met behulp van software van Slimstock worden de activiteiten van de afdelingen sales, stock control, marketing en logistiek optimaal op elkaar afgestemd. Hierdoor kan het bedrijf effectief inspelen op de vraag naar producten vanuit de markt.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: BührmannUbbens   Leverancier/dienstverlener: Slimstock
Plaats: Zutphen  
Branche: papier & verpakkingsindustrie   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname:
Productnaam: Slim4  

Grafisch papier, kantoorpapier, sign- en displaymaterialen, digitale XL printsystemen en verpakkingen, zo maar een greep uit de belangrijkste producten van BührmannUbbens. Deze groothandel is de grootste leverancier van dit soort artikelen in de Benelux. BührmannUbbens heeft vestigingen en Nederland, België en Duitsland en beschikt tevens over een eigen enveloppenfabriek, waarin jaarlijks meer dan 800 miljoen enveloppen worden geproduceerd. Bij het bedrijf werken ongeveer 550 mensen; in totaal worden er ongeveer 15.000 artikelen uit voorraad geleverd.

    

Stroomlijnen

In 2007 werden bij BührmannUbbens de eerste initiatieven genomen om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen met behulp van S&OP. Paul Hendriksen (foto), stock control en inventory analist en S&OP en Slimstock key user, vertelt dat daar veel behoefte aan was: "De verschillende afdelingen van ons bedrijf werkten veelal autonoom. Nadeel daarvan was dat de aanwezige kennis niet of nauwelijks met elkaar werd gedeeld. Dat betekende bijvoorbeeld dat voorraadbeheer vaak niet van op de hoogte was van verkoopacties of van grote wijzigingen in het afnamepatroon van klanten. Dat resulteerde dikwijls in frustratie en soms zelfs wel eens in paniek. We wilden dit soort situaties voorkomen door onze strategie beter te vertalen naar operationeel niveau. Daarom besloten we drie jaar geleden tot invoering van S&OP. Met name om de efficiency van onze bedrijfsprocessen te verhogen en de onderlinge communicatie tussen onze business units te verbeteren."

    

Actieplan

Dit omvangrijke veranderingsproces werd geïnitieerd vanuit de directie. Dat is volgens Hendriksen essentieel omdat daardoor het grote belang dat de leiding hecht aan de invoering van S&OP direct zichtbaar wordt. "Voor alle medewerkers is het dan duidelijk dat het om een belangrijk project gaat dat serieus aangepakt moet worden. Er wordt druk op gezet." Bij BührmannUbbens werd  de invoering van S&OP per business unit opgezet. Het bedrijf werd daarbij ondersteund door adviesbureau I&GH consultancy. Bij de invoering van S&OP was het belangrijk dat de ‘muurtjes’ tussen de verschillende afdelingen werden afgebroken. Daarom werd er een projectgroep gevormd, die was samengesteld uit medewerkers van sales, stock control, marketing en logistiek. De belangrijkste activiteiten van deze projectgroep zijn het bespreken en het gezamenlijk vaststellen van de forecast, het doornemen van actuele zaken, het uitwisselen van informatie die bij de verschillende afdelingen aanwezig is, het vaststellen van de KPI’s en het opstellen van een actieplan. Daarin worden de acties op het gebied van S&OP beschreven en staat vermeld wie welke activiteiten de komende tijd gaat uitvoeren.

    

Fast movers

De forecasts worden per business unit opgesteld voor de belangrijkste producten, qua brutowinst, volumes en mutaties. Deze forecasts worden gemaakt door de verkoopleiding en de afdeling stock control met ondersteuning van het pakket Slim4 van Slimstock. Deze applicatie berekent de forecasts, de noodzakelijke veiligheidsvoorraad, het bestelniveau en maakt een inkoopplan voor de komende twaalf maanden op basis van de afzetprognose, gewenste servicegraad, minimale bestelhoeveelheden en levertijden per artikel of artikelgroep. "Deze gegevens vullen we aan met actuele marktinformatie van de verschillende afdelingen", zegt Hendriksen. "Heeft bijvoorbeeld verkoop een uitschieter van één soort product dan nemen we dat mee. En als marketing bepaalde producten gaat promoten dan spelen we daar ook tijdig op in. Hierdoor zijn we in staat zeer nauwkeurige forecasts op te stellen, zodat we niet meer voor onverwachte verassingen komen te staan."

    

Gebruiksvriendelijkheid

BührmannUbbens maakt al een aantal jaren gebruik van software van Slimstock. Sinds de invoering van S&OP worden daar veel meer activiteiten mee uitgevoerd. "We hebben bij de implementatie wel gekeken naar een vergelijkbaar pakket, maar Slim4 kwam qua kosten als beste uit de bus. We zijn erg tevreden over de gebruiksvriendelijkheid van dit pakket en de vele mogelijkheden die het biedt, ook ter ondersteuning aan ons S&OP proces. Daarnaast spreekt de goede ondersteuning en de filosofie voor wat betreft kennisuitwisseling, de opleidingen van gebruikers en de jaarlijkse gebruikersdag ons erg aan." Op operationeel niveau wordt er bij BührmannUbbens voor de belangrijkste producten tegenwoordig een forecast voor drie maanden gemaakt; op strategisch niveau worden de afzetcijfers van producten één jaar vooruit voorspeld.

    

Ruimtewinst

De verkoop van de fast movers wordt sinds de invoering van S&OP continue gemonitord en geëvalueerd. Bij afwijkingen met de forecast wordt direct actie ondernomen. Hierdoor is de beschikbaarheid van de producten van BührmannUbbens toegenomen. Hendriksen: "Door de invoering van S&OP zijn we erin geslaagd de servicegraad aan onze klanten te verhogen en dat met minder voorraad. Deze lagere voorraad levert onmiddellijk zowel financiële winst als ruimtewinst op." Aan de andere kant van de supply chain kunnen we onze leveranciers voortaan van tevoren laten weten hoeveel we bij ze af zullen nemen. Zij kunnen hun productie daar vervolgens op afstemmen, hetgeen ons vaak kortere levertijden oplevert".  

    

Proactieve organisatie

De invoering van S&OP heeft een flinke cultuuromslag bij BührmannUbbens bewerkstelligd. Er is tegenwoordig veel meer overleg en begrip tussen de verschillende afdelingen, er is transparantie en rust bij het uitvoeren van de activiteiten en de efficiency is toegenomen omdat er wordt gewerkt met behulp van zeer nauwkeurige forecasts, die in overleg met alle afdelingen betrokken zijn opgesteld. "We zijn hierdoor veranderd van een reactieve organisatie in een proactieve organisatie", zegt Hendriksen. "Tegenwoordig spelen we van tevoren in op toekomstige ontwikkelingen, terwijl we vroeger meer handelden op basis van

historische gegevens. Problemen worden voortaan gezamenlijk besproken en alle neuzen  staan dezelfde kant op. Door S&OP functioneren we nu als één organisatie en zijn de barrières tussen onze verschillende business units uit de weg geruimd."

   

Committent

En heeft Hendriksen nog tips voor bedrijven die ook overwegen S&OP in te voeren: "Er moet ten eerste committent zijn van de top van de organisatie. Daarmee wordt het belang van S&OP vastgesteld en vastgelegd. Vervolgens moeten alle afspraken geborgd worden, zodat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Ook is het van belang dat de medewerkers ervan overtuigd raken dat S&OP heel veel voordeel oplevert. Daardoor zal iedereen gemotiveerd meewerken aan de implementatie van S&OP. Tot slot is het belangrijk dat het project behapbaar blijft. Neem daarom in het begin alleen de allerbelangrijkste producten in het proces mee en breid dat vervolgens gefaseerd verder uit."

Reageer op dit artikel