artikel

Prime Champ richt ERP opnieuw in

Supply chain Premium

Prime Champ richt ERP opnieuw in

Prime Champ, producent en distribiteur van champignons werkte al sinds 2005 met de software van Microsoft Dynamics NAV. In de praktijk werd er echter onvoldoende gebruik van gemaakt omdat het systeem niet goed was afgestemd op de specifieke eisen van de organisatie. Daarom werd er in 2009 opnieuw bepaald welke informatiebehoefte binnen de organisatie bestond en hoe hierin voorzien kon worden. Vervolgens werd aan de consultants van XBI gevraagd om het systeem opnieuw in te richten. Met succes, want de gebruikers zijn nu wel tevreden over Microsoft Dynamics NAV!

Prime Champ, producent en distribiteur van champignons werkte al sinds 2005 met de software van Microsoft Dynamics NAV. In de praktijk werd er echter onvoldoende gebruik van gemaakt omdat het systeem niet goed was afgestemd op de specifieke eisen van de organisatie. Daarom werd er in 2009 opnieuw bepaald welke informatiebehoefte binnen de organisatie bestond en hoe hierin voorzien kon worden. Vervolgens werd aan de consultants van XBI gevraagd om het systeem opnieuw in te richten. Met succes, want de gebruikers zijn nu wel tevreden over Microsoft Dynamics NAV!

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Prime Champ   Leverancier/dienstverlener: XBI
Plaats: Venlo  
Branche: land- & tuinbouw   Bedrijfsgrootte:
Bedrijfstype: Productie   Datum ingebruikname:
Productnaam: Microsoft Dynamics NAV  

Prime Champ in Venlo produceert ruim 500 ton champignons per week. Die smakelijke paddenstoelen vinden hun weg naar supermarkten en groothandel. In totaal werken bij Prime Champ plusminus 850 medewerkers, waaronder 600 plukkers. Het bedrijf ambieert een toonaangevende positie in de Europese champignonwereld.

   

Prime Champ werkte al met Microsoft Navision. Maar dat liep allesbehalve goed. "De problemen stapelden zich op", vertelt applicatiebeheerder Marc Martens. "Gebruikers konden duidelijk niet goed overweg met het systeem. Ze begrepen het gewoon niet. Daarom gingen de meesten uiteindelijk veel info registreren op spreadsheets. De informatie stapelde zich op en het kostte steeds meer tijd om informatie boven tafel te krijgen, te ordenen of door te sturen."

    

De situatie was ronduit frusterend omdat Prime Champ wel een goed ERP-systeem in huis had, maar het onvoldoende aan de praat kreeg. Het bedrijf besloot om back naar basic te gaan en vroeg aan de toenmalige ICT-leverancier om raad. "Dat bedrijf werkte echter niet zoals wij dat voor ogen hadden en vervolgens hebben we gekozen voor een nieuwe partner", aldus Martens. "Dat werd na rijp beraad XBI en daar hebben we eerlijk gezegd nog geen moment spijt van gehad!"

        

Gebruiksvriendelijk ERP-systeem

De vorige ICT-leverancier van Prime Champ had vrij lange lijnen en dat communiceerde moeizaam. Het duurde te lang voordat bepaalde problemen werden opgelost. "Bij XBI werkt het gelukkig anders", vertelt Martens. "Korte communicatielijnen zijn vanzelfsprekend en dat is buitengewoon prettig. Het allerbelangrijkste is dat goed naar ons is geluisterd. We wilden een gebruiksvriendelijk systeem zonder toeters en bellen dat perfect is afgestemd op onze organisatie. Ofwel: back to basic! Er werd niet gestart met een gedetailleerde uitwerking maar men startte met een helder en begrijpelijk concept. Vanuit die grote lijn werden de benodigde details vervolgens stuk voor stuk ingevuld. Die stapsgewijze aanpak bleek uitstekend te werken. We hebben nu een laagdrempelig en eenvoudig integraal systeem. De inrichting van het pakket is zodanig aangepast dat het nu niet meer gaat om hoe de automatiseerder het wil, maar hoe wij het willen hebben. De totale inrichting is toegespitst op de indeling van onze productgroepen. Onze medewerkers herkennen dat en gebruiken ons ERP-programma nu dus wel!" 

      

Implementatie loopt soepel

Samen met XBI bereidde Prime Champ de implementatie in alle details voor. Vervolgens verloopt de uitrol van het nieuwe softwaresysteem soepel. Het project is zoals afgesproken binnen het jaar afgerond. Medewerkers gebruiken het systeem met plezier en kwalificeren het als bijzonder gebruiksvriendelijk. Vroeger maakten slechts tien van de 51 aangekochte users intensief gebruik van het ERP-systeem. "Inmiddels zijn er ruim 25 actieve gebruikers en dat aantal is snel groeiende", laat Martens weten.

 

Voordelen

De voordelen van het nieuwe op maat gemaakte systeem zijn niet gering. In elke situatie is sprake van een op dezelfde manier vormgegeven gebruikersinterface. Daardoor wordt invoer eenvoudig voor de gebruiker. Het systeem is nu in hoge mate geïntegreerd en op elk moment is bruikbare stuurinformatie beschikbaar. Alle medewerkers registreren nu alle productie, verkopen, inkopen en andere info in het ERP-systeem. "De organisatie moet zich niet langer aanpassen aan de automatisering maar de automatisering heeft zich nu aangepast aan onze organisatie", aldus Marc Martens.

    

Toekomst

In de nabije toekomst wil Prime Champ nog meer interessante managementinfo aan het systeem ontfutselen. Tevens is het de bedoeling dat het voorraadbeheer nog scherper wordt neergezet. "Dat kan bijvoorbeeld met een barcodesysteem, zodat we straks de productie precies kunnen afstemmen op de verkoop in plaats van andersom", legt Marc Martens uit. "Tevens denken we erover na om in de toekomst digitale archieven op te bouwen. De basis staat nu gelukkig goed, het is nu een kwestie van rustig verder bouwen!"

    

Advies van Prime Champ

"Het is belangrijk dat je als klant een IT-partner kiest die op een manier werkt die bij jou past", vertelt Marc Martens. "Het moet klikken! Belangrijk is trouwens ook dat je als klant zelf kritisch in de spiegel durft te kijken. Zorg dat je precies weet wat je wilt en beschrijf kort maar krachtig welke functionaliteit je zoekt. Goed voorwerk eventueel gedaan samen met je IT-partner is de sleutel tot het succes. Verwacht niet dat alles meteen vanaf dag één perfect verloopt, maar zorg samen met je IT-partner voor een goed masterplan waaraan je vanaf het begin vasthoudt. Keep it simple!"

Reageer op dit artikel