artikel

Drie ziekenhuisvoorraden handig in elkaar schuiven

Supply chain Premium

Drie ziekenhuisvoorraden handig in elkaar schuiven

De inkoop en logistieke activiteiten van drie ziekenhuizen zijn ondergebracht in een nieuw bedrijf in Delfgaauw, Zorgservice XL. De samenwerking biedt voordelen en levert op termijn 10 miljoen aan besparingen op. Jan Akerboom en Leonne Bonte vertellen hoe dat kan.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 10 december 2010.

In een pand in Delfgauw, een voormalig uitgiftepunt van Ikea, is Zorgservice XL gevestigd. In september vond de officiële opening plaats. De organisatie heeft ‘de vereniging’ als rechtsvorm gekozen. “Wij hebben geen winstoogmerk”, legt Jan Akerboom, directeur van Zorgservice XL uit. “Sinds 2007 is er veel gepraat over de mogelijke samenwerking tussen de drie ziekenhuizen Haga, Reinier de Graaf en Sint Franciscus Gasthuis. In 2008 was het concept klaar en werd duidelijk dat er een aparte organisatie zou worden opgericht met gezamenlijke inkoop, logistiek en factuurverwerking.”

  

De rol van inkoop is belangrijker geworden door de marktwerking in de zorg. De ziekenhuizen voelen de druk om zorgkosten betaalbaar te houden. Met de logistieke samenwerking denkt Akerboom, die zelf beschikt over ruime inkoop- en logistieke ervaring in directiefuncties bij onder meer DHL, een besparing te realiseren van tien miljoen euro per jaar in vijf jaar tijd. Zover is het nog niet, de activiteiten worden stapje voor stapje geïntegreerd. Leonne Bonte van adviesorganisatie Mondea helpt bij dit proces. Zij bracht de stromen in kaart, zodat er een IT-aanbesteding kon worden gedaan voor een nieuw ERP. Bonte: “Vanaf februari is de logistiek in clusters overgegaan. Tijdelijk is er met drie logistieke systemen gewerkt en waren het drie fabriekjes onder één dak. Nu is er één systeem en zijn alle drie ziekenhuizen over.”

  

Uiteindelijk zijn er straks 700 gebruikers. Er is gekozen voor CareCTRL van PinkRoccade Healthcare, een voorgetunede SAP variant waar twee ziekenhuizen makkelijk op kunnen worden aangesloten omdat die al met SAP werkten. Het derde ziekenhuis werkte met Navision. Bonte leidt het personeel op om te kunnen werken met het nieuwe programma. “Je moet werkinstructies maken en de mensen trainen”, zegt Akerboom. “Mondea stelt mensen voor die goed zijn in hun vak. Leonne heeft een logistieke achtergrond en ziekenhuiservaring is hierdoor erg waardevol voor ons integratieproces.”

 

Webshop

Aan de eindgebruikerskant verandert het nodige. Via internet gaan ziekenhuismedewerkers naar een webshopomgeving waar de bestellingen worden geplaatst. “Als de webshop voor het eerst wordt geïntroduceerd in het ziekenhuis, ben ik er bij voor technische ondersteuning en de training van de mensen”, legt Bonte uit.

 

In september is het eerste ziekenhuis, het Sint Franciscus Gasthuis, live gegaan met de nieuwe Zorgservice XL webshop. De implementatie duurde maar een half jaar. Inmiddels is het systeem ook bij het HagaZiekenhuis en de Reinier de Graaf Groep uitgerold. Akerboom: “De kracht van het implementatietraject zit voornamelijk in de goede voorbereiding. We zijn begonnen met best practices en voor-ingerichte processen die door PinkRoccade zijn aangedragen. Daarnaast hanteren we een strakke implementatiemethode. Hierdoor konden we al na zes maanden live met het eerste ziekenhuis.” Het resultaat is mede te danken aan het implementatieteam van Zorgservice XL en de projectleden van de drie ziekenhuizen. Volgens Akerboom een compliment waard omdat het implementatietraject parallel liep aan de verdere opbouw van de organisatie.

 

Personeel

De logistieke medewerkers van de ziekenhuizen zijn overgenomen door Zorgservice XL. Drie culturen moesten worden samengesmolten tot één. “Logistiek zat eerst in de kelder van het ziekenhuis, nu is het een hoofdproces geworden en geen ondergeschoven kindje meer”, aldus Akerboom. “Dat heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers zich snel thuis voelden. We zitten nu in een pand ver van het ziekenhuis, de werkvorm is anders.” Een cultuurverandertraject, met een gezamenlijke set aan waarden, heeft ervoor gezorgd dat het nu één team is.

 

Bij het bedrijf werken ruim zestig mensen, waaronder 15 inkopers. Akerboom: “Zij kopen voor 550 medische specialisten en 150 managers de spullen in.” Er wordt gewerkt met verschillende soorten artikelen: voorraadartikelen, crossdock, koop- en catalogusartikelen.

“De verbruiksgoederen willen we zoveel mogelijk standaardiseren”, zegt Akerboom. Vanaf september is de magazijnvoorraad gebundeld en een steriel magazijn gebouwd.

   

Regie

Linnen en verse levensmiddelen vallen buiten de scope van Zorgservice XL en worden nog rechtstreeks aan de ziekenhuizen geleverd. Droge kruidenierswaren liggen wel in Delfgauw op voorraad. De regie over het afleveren ligt bij het ziekenhuis. Goederen vanuit Zorgservice XL worden nu nog bij de deuren van het ziekenhuis afgeleverd. uiteindelijk zou Akerboom graag de artikelen tot op de afdeling willen brengen en de voorraden in de kasten willen scannen. “De digitalisering van de orderstroom in de zorg loopt nog achter op veel andere sectoren, ook in vergelijking met een land als Duitsland. In Nederland bepaalt de vakgroep van medisch specialisten. Maar de regie gaat verschuiven. Door de samenwerking zijn we in staat om sneller te leveren en we kunnen betere condities afspreken met leveranciers”, aldus Akerboom. “Op inkooptargets liggen we voor en wat betreft logistiek liggen we op schema.”

 

Akerboom denkt dat de trend van het uitbesteden van logistieke processen in de zorg gaat doorzetten. “Ik ben een groot voorstander van het bloedbankmodel: vanuit vier dc’s heel Nederland beleveren. Zo zouden we inkoopcellen van vier tot vijf ziekenhuizen kunnen formeren en deze onderbrengen in één logistiek centrum.” 

 

Inkoopvolume bundelen

Zorgservice XL in Delfgauw is het inkoop- en logistiek bedrijf van drie ziekenhuizen: het HagaZiekenhuis (Den Haag), de Reinier de Graaf Groep (Delft) en het Sint Franciscus Gasthuis (Rotterdam).

 

Zorgservice XL is een vereniging en neemt de totale inkoop van de verbruiksgoederen en investeringen van de drie ziekenhuizen op zich. Per jaar wordt er ongeveer 200 miljoen euro besteed aan de inkoop van goederen en diensten. 60 procent van deze goederen zorgt voor 120 miljoen euro omzet. De logistiek dienstverlener verwacht door schaal- en efficiencyvoordelen na vijf jaar ongeveer 10 miljoen euro op het cumulatieve beïnvloedbare inkoopvolume van de drie ziekenhuizen te besparen. Dit gebeurt enerzijds door bundeling van inkoopvolumes. Daarnaast wordt efficiëntie gerealiseerd door de integratie van logistieke activiteiten en het centraliseren van de gedigitaliseerde afhandeling van factuurstromen (100.000 stuks per jaar).

De inkooporders van de ziekenhuizen worden binnen zes werkuren afgehandeld. Voor 15.00 uur besteld, betekent de volgende dag geleverd. De ziekenhuizen krijgen twee keer per dag een levering, in totaal 200 rolcontainers.

Zorgservice XL beschikt over twee eigen vervoermiddelen.

   

De belangstelling voor zorglogistiek neemt enorm toe. Wat speelt er en wat zijn de mogelijkheden? Lees er meer over in het dossier op www.logistiek.nl/zorglogistiek en de blogs over zorglogistiek.

Reageer op dit artikel