artikel

Meer vestigingen op één ERP-systeem

Supply chain Premium

De scope van een logistiek manager wordt steeds breder. Die wil met één druk op de knop inzicht hebben in de voorraden op de diverse vestigingen van het bedrijf. Het ERP-systeem moet daarom voorzien zijn van zogeheten multisite- of multicompany-functionaliteit.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 december 2003.

Een ERP-pakket integreert tal van verschillen de gegevens van verschillende bedrijfsprocessen. Dat is allemaal niet zo moeilijk wanneer het systeem door één bedrijf op één locatie wordt gebruikt. Anders ligt het wanneer een bedrijf meerdere vestigingen heeft, al dan niet verspreid over meerdere landen. Dan kan multisite-functionaliteit of multicompany-functionaliteit belangrijk zijn. Maar of dat noodzakelijk is, is afhankelijk van de organisatiestructuur.

       

Wanneer er vestigingen zijn met een volledige lokale autonomie, dan heeft het weinig zin om al die vestigingen met hetzelfde pakket op te zadelen. Dat is in principe ook helemaal niet nodig. Indien het hoofdkantoor alleen geconsolideerde financiële cijfers van de vestigingen wil hebben, is het ook niet zo nodig om op elke vestiging een zelfde ERP-systeem te implementeren.

     

Anders ligt het in centraal geleide organisaties waarvan het hoofdkantoor rechtstreekse toegang wil hebben tot lokale informatie om bepaalde processen centraal te kunnen aansturen. Hetzelfde geldt voor bedrijven die als een netwerkorganisatie opereren en waarvan de lokale vestigingen toegang tot elkaars informatie moeten hebben om te kunnen werken. Ook daarin komt de multisite-functionaliteit van een ERP-systeem volledig tot zijn recht.

           

Afzonderlijke administraties

Zo’n netwerkorganisatie komt volgens René van den Elsen van IPL Consultants in Veldhoven steeds vaker voor. Samen met zijn collega’s – bedrijfskundigen met een logistieke specialisatie – doet hij al enige jaren onderzoek naar bedrijfsbrede ERP-systemen, CRM- oftewel relatiebeheersystemen en Warehouse Management Systemen (WMS). Doel van het onderzoek is om onderscheidende kenmerken van de producten zichtbaar te maken. Multisite-functionaliteit is één van die onderscheidende kenmerken van een ERP-pakket. Van den Elsen: ‘De scope van een logistiek manager is de laatste jaren sterk verruimd; die heeft nu behoefte aan informatie uit alle delen en vestigingen van de organisatie. De logisticus greep tien jaar geleden nog de telefoon om te vragen of er elders nog voldoende voorraden lagen, maar wil nu direct in de desbetreffende systemen kunnen kijken en vervolgens kunnen handelen naar bevind van zaken, niet gehinderd door muren die zowel tussen de bedrijfsonderdelen als tussen de verschillende applicaties zijn opgetrokken.’

          

De meeste ERP-pakketten hebben wel min of meer een vorm van multisite aanpak. Die aanpak is dat er afzonderlijke administraties per bedrijf of vestiging kunnen worden gevoerd. De afzonderlijke software kan op één centrale machine draaien, of decentraal op aparte servers worden gezet. De functionaliteit bestaat dan daaruit dat financiële gegevens relatief eenvoudig kunnen worden opgehaald en samengevoegd, en dat intercompany-leveringen gemakkelijk kunnen worden ‘uitgefilterd’.

        

Eén lijn trekken

Voor Patrick Baltus, ICT-manager van Licom, was het centrale inzicht dé belangrijke redenen om een nieuw ERP-systeem aan te schaffen. Licom is met bijna vijfduizend medewerkers één van de grootste sociale werkverbanden van Nederland. Negen verschillende business units verspreid over bijna vijftien locaties richten zich onder andere op de productie van elektrische bedradingsystemen, metaalbewerking, printdiensten en speelgoed. Gekozen werd voor de software van Microsoft Business Solutions, geleverd door consultancybureau Watermark. ‘We zijn in 1996 ontstaan uit een fusie tussen drie sociale werkverbanden in Zuid-Oost Limburg. Na de fusie zijn we begonnen om de hardware te standaardiseren. Nu dat voor elkaar is, zijn we gestart om ook op het gebied van de software één lijn te trekken. Voorheen draaiden er verschillende pakketten. We hadden een stuk maatwerk laten bouwen om de gegevens uit de verschillende systemen op gelijke wijze te kunnen exporteren. Maar dat was toch een lastige manier om op centraal niveau inzicht te krijgen in de prestaties van het bedrijf als geheel. Nu krijgen de business units hun eigen systemen die allemaal een gestandaardiseerde basisinrichting hebben. Zo kunnen we op centraal niveau gemakkelijk gegevens bij elkander voegen om de prestaties van het bedrijf te managen. Overigens hebben we er niet voor gekozen om de business units onderling met elkaars systemen te laten werken. Of inzicht te bieden in elkaars administraties. Dat past niet bij het karakter van de sociale werkvoorziening, waar we alles zo eenvoudig mogelijk proberen te houden.’

       

Eén grote database

Licom heeft dus feitelijk een vrij simpele vorm van multisite-functionaliteit gerealiseerd. Anders ligt het wanneer je rechtstreeks toegang wilt hebben tot alle systemen en bovendien ook nog handelend wilt optreden. Dat vereist één grote database waarin de data van alle vestigingen worden opgeslagen, voorzien van mechanismen om de gegevens naar de verschillende entiteiten uit te splitsen. Van den Elsen van IPL Consultants: ‘Stel dat de Duitse vestiging van een Europese onderneming vijfhonderd koelkasten moet leveren aan een bedrijf in Aken. Dan kan het toch niet zo zijn dat die apparaten uit het magazijn in Berlijn worden gehaald, terwijl de Nederlandse vestiging in Maastricht die dingen ook heeft staan? Dus moet je als Duitse manager een artikelnummer kunnen intypen, een overzicht kunnen krijgen van alle voorraden in Europa en handelend kunnen optreden. Het probleem is niet alleen dat er weinig ERP-systemen zijn die een dergelijke functionaliteit ondersteunen, maar ook dat er weinig bedrijven zijn die hun organisatie hierop hebben aangepast. Een dergelijke handelswijze vereist immers dat verantwoordelijkheden op een andere manier worden ingericht en belegd.’

        

Automatische bestelorde

De meeste grote ERP-pakketten hebben deze vergaande vorm van multisite-functionaliteit. Technische groothandel Lasaulec in Heerenveen werkt bijvoorbeeld met Oracle. Directeur John Bierling: ‘We verhandelen zo’n 160.000 artikelen, waarvan we er 88.000 op voorraad hebben. Verspreid over 54 locaties – waarvan vijftien distributiepunten – leveren we maandelijks aan 30.000 klanten. Wanneer op een vestiging een artikelnummer wordt ingetypt en het desbetreffende artikel blijkt niet meer op voorraad, dan geeft het systeem automatisch aan op welke locatie in de buurt het artikel wèl aanwezig is. Indien gewenst kan er dan automatisch een bestelorder worden gegenereerd. Ook de inkopers hebben direct inzicht in de voorraden. Dat is per regio geregeld. De mensen op het hoofdkantoor hebben toegang tot alle in- en verkoopsystemen.’ Er loopt een pilot in de provincie Groningen, een regio die goed is voor vijftien procent van de totale omzet. Wanneer deze proef slaagt zullen alle regio’s op de Sun/Oracle- omgeving worden aangesloten. Aansluitend kan dan de stekker uit het oude Siemens BS2000-mainframe.

           

Rechtstreeks inloggen

Lasaulec is met een personeelsbestand van achthonderd mensen en een omzet van 116 miljoen euro een organisatie die zich de investerings- en exploitatielasten van een omvangrijk ERP-pakket kan permitteren. Maar er zijn ook organisaties die daarvoor te klein zijn en desondanks die multisite-functionaliteit nodig hebben. Bij Boston Retail Products werken maar 35 mensen. Het is een groothandel die onder meer beschermingsprofielen en prijskaarthouders levert aan supermarkten. Het bedrijf heeft onlangs gekozen voor een ERP-pakket van Microsoft Business Solutions met een zogeheten multicompany-uitbreiding van consultancybureau Weha. Financieel directeur Anelieza Tanis: ‘We hebben in Rotterdam een centraal magazijn, en kleinere magazijnen in Frankrijk en Engeland, en we verkopen vanuit de verschillende vestigingen. De belangrijkste toepassing van het pakket is voor ons de multicompany-structuur. Daarmee is het mogelijk te verkopen uit elkaars voorraden en deze automatische onderling te verrekenen. Naast realtime consolidatie en intercompany-transacties binnen één database biedt de meerdere-bedrijvenstructuur de mogelijkheid om onderling automatisch facturen te versturen en te boeken. Zo hebben we altijd een accuraat en actueel inzicht in onze financiële positie.’

          

De andere Europese vestigingen loggen rechtstreeks in op de server in Rotterdam. ‘Medewerkers van die vestigingen beschikken op elk moment van de dag over up-to-date informatie. Andersom kunnen we in Rotterdam meteen zien welke orders de vestigingen hebben ingevoerd. Ze brengen klantgegevens in, waarvan we in Rotterdam een nieuwe klant maken. Zo komen alle gegevens in onze centrale klantendatabase. Alle handelingen komen op onze server terecht en lopen mee met onderhoudsacties’, aldus Tanis.

           

NOTEN

Multi-site-functionaliteit: software die de logistiek tussen verschillende vestigingen afhandelt

Multicompany-functionaliteit: software die de financiële zaken tussen verschillende juridische entiteiten afhandelt

Reageer op dit artikel