artikel

ERP voor projectmatige productie

Supply chain Premium

Veel middelgrote bedrijven, vooral in de machine- en apparatenbouw, gaan projectmatig om met productie. Voor een groot aantal ERP-systemen heeft adviesbureau IPL onderzocht in hoeverre dit proces wordt ondersteund. Conclusie: alleen de zware pakketten hebben de volledige projectfunctionaliteit.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 maart 2002.

Voor een Nederlands bedrijf moet een product vooral complex en uniek zijn. Zodra een proces een repeterend karakter begint te vertonen, verdwijnt de meerwaarde van onze innovatieve kennis en kan een product net zo goed, of beter, in het buitenland worden gemaakt. Wat wij Nederlanders dus vooral goed moeten kunnen is projectmatig werken.

     

Honderd vragen

Wie het over projectbeheer heeft, heeft het over mijlpalen. Deze typische projectterm staat voor het opdelen van de totale hoeveelheid werk in afgeronde deelopleveringen, om zo de complexiteit van een project behapbaar te maken. ‘Dit moet wel’, vertelt Rob Geilleit van adviesbureau IPL, ‘omdat aan het begin van een project de specificaties nog niet bekend zijn. Een kenmerk van een project is onzekerheid. Om te voorkomen dat achteraf de klant het verkeerde product krijgt opgeleverd, moet je per fase bekijken of er nog aan de verwachtingen wordt voldaan.’

       

In zijn adviespraktijk komt hij bij veel machine- en apparatenbouwers over de vloer. Bedrijven die vaak grote delen van hun productie uitbesteden aan toeleveranciers, en die zich intern focussen op engineering en assemblage van eindproducten. Wat planning betreft gaat het bij zulke bedrijven dan niet meer zozeer om de eigen productie, maar om het managen van het totale proces. Geilleit: ‘Er komt een beheersingsniveau bovenop. De voortgang van de order moet als een project wordt gemanaged.’

Om te kijken welke pakketten voor Enterprise Resource Planning (ERP) het beste aansluiten bij de situatie bij hun klanten, doet adviesbureau IPL Consultants continu onderzoek onder leveranciers van zulke systemen. In het afgelopen jaar is bij dit onderzoek extra aandacht besteed aan projectfunctionaliteit. In de vragenlijsten, die 29 leveranciers hebben ingevuld, zijn honderd vragen over ondersteuning van projecten opgenomen. Deze zijn terug te voeren op zes categoriën: projectdefinitie, financieel beheer, urenregistratie, planning, grafische ondersteuning en de relatie met productieorders.

       

Uren boeken

Tijdens de voorbereiding van een project is het belangrijk dat een bedrijf in zijn ERP-systeem de genoemde mijlpalen kan definiëren. Een onmisbare functie hierbij is een factureringsschema. Hiermee kan een bedrijf zijn afnemer niet alles in één keer, maar in termijnen laten betalen, iets wat heel gebruikelijk is bij een project. ‘Je ziet hier al ERP-leveranciers afhaken’, vertelt Geilleit, refererend aan het onderzoek.

Een andere functionaliteit voor projectmatig werken is de indirecte urenregistratie. In tegenstelling tot een fabrieksvloer, waar operators orders direct gereed melden, worden de op een project gemaakte uren vaak pas aan het einde van de week of maand geboekt. Een ERP-systeem moet in zo’n geval de mogelijkheid hebben om zo’n week- of maandstaat te verwerken.

       

Een ondergeschoven kindje in vrijwel elk door IPL onderzocht ERP-pakket is de planning van een project. Het meest basaal wat dit betreft is het in de tijd uitzetten van activiteiten, met hiertussen allerlei kop/staart-relaties. Moeilijker wordt het al als hieraan ook de materiaalbehoefte is gekoppeld, maar waar ERP helemaal tekort schiet is de situatie waarin bij de planning ook mensen en machines moeten worden meegenomen. Deze zitten vaak op meerdere projecten tegelijk (multiprojectplanning) en hebben slechts beperkte capaciteit, iets waarmee ERP-programma’s überhaupt moeilijk kunnen omgaan.

        

Het meest ingewikkeld, waarschuwt Rob Geilleit, is de relatie tussen een project en zijn onderliggende productieorders. Ter illustratie tekent hij op een groot wit bord een project, bestaande uit drie activiteiten: engineering, productie en montage. ‘Het productiedeel’, zo doceert hij, ‘wordt in de productieplanning weer verder uitgesplitst in deelorders die in de fabriek ieder hun eigen routing hebben. Stel dat je op een gegeven moment de status van een project wilt weten of dat je de gevolgen van een verlate inkooporder wilt bekijken. Dan moet het ERP-systeem dus in staat zijn om alle relevante ordertjes op de werkvloer te traceren en de hierop geboekte uren te aggregeren naar het betreffende project. Het is deze synchronisatie van project en productie die maar weinig pakketten ondersteunen.’

        

Zware pakketten

De conclusie uit het ERP-onderzoek van IPL is dat slechts weinig pakketten de zes projectfunctionaliteiten volledig afdekken. Dit betekent volgens Geilleit overigens niet dat al die andere pakketten niet geschikt zouden zijn voor bedrijven waar klantordergestuurd wordt gewerkt. ‘Pakketten die niet de typische projectfuncties ondersteunen, kunnen natuurlijk prima voldoen bij bijvoorbeeld toeleveranciers of bedrijven waar standaardproductie plaatsvindt.’ .

         

Een softwarebedrijf dat zeker niet honderd procent scoort op projectfunctionaliteit, maar desondanks een groot aantal projectmatig werkende bedrijven tot zijn klantenkring mag rekenen, is het Tilburgse Isah. ‘Van onze klanten werkt 35 procent projectmatig, en dat zijn niet alleen toeleveranciers’, vertelt algemeen directeur Paul van Abeelen.

       

Volgens Van Abeelen hebben veel machinefabrikanten weliswaar een projectmatige aanpak, maar heeft slechts een fractie van hen de echte ‘toeters en bellen’ van puur projectmanagement nodig. ‘Wij zien dat bedrijven hun projecten vooral financieel goed willen kunnen managen. Met de praktische projectfunctionaliteit die wij bieden, soms in combinatie met bijvoorbeeld MS Project, kunnen ze dan prima uit de voeten.’

     

Uit de onderzoeksresultaten moet kortom niet de conclusie worden getrokken dat voor een bedrijf dat projectmatig wil produceren alleen die pakketten geschikt zijn die op elke functionaliteit de maximale score hebben. Projectmatig werken is een breed begrip, waar ieder bedrijf zijn eigen invulling aan kan geven. Wat Rob Geilleit wel zorgen baart is dat bedrijven die absoluut projectmatig willen werken, toch weer zijn aangewezen op grote pakketten als die van SAP. ‘Voor middelgrote bedrijven zijn deze vaak te zwaar zijn, zodat er voor hen eigenlijk weinig over blijft. Ik zie hier een duidelijke behoefte aan nieuwe software.’

      

In de ontwikkeling van projectfunctionaliteit binnen de huidige generatie middelgrote ERP-pakketten is de laatste mijlpaal kortom nog niet bereikt. Veel bedrijven komen met de beschikbare software weliswaar een heel eind, de puur projectmatig werkende bedrijven zijn veelal nog aangewezen op maatwerk of op een combinatie van systemen. Nederlandse bedrijven zijn vindingrijk wat dit betreft, al zou het natuurlijk beter zijn als ze die inventiviteit in hun projecten konden stoppen.

       

Kaders bij artikel:

TRIMERGO DUIKT IN ERP-GAT

Vorig jaar december zag Trimergo het licht, een op de projectmatig werkende industrie geënt softwarebedrijf. Medeoprichter is Wim Schrijver, afkomstig van Augeo: ‘Het werd tijd om in deze markt eens een steen in het water te gooien.’ Volgens hem hebben veel bedrijven moeite om met hun bestaande ERP-pakket echt projectmatig te werken. ‘Met veel flexibiliteit en inventiviteit komen veel bedrijven een heel eind, maar echt onvoorwaardelijk projectmatig werken is er niet bij.’ In het komende nummer van ITlogistiek vertelt Schrijver hoe hij met een nieuw pakket deze markt denkt te gaan veroveren. Trimergo is gevestigd in Apeldoorn, tel.: (055) 577 73 73, www.trimergo.com.

             

SCHEEPSSCHROEFPRODUCENT JOHN CRANE-LIPS

        

Mix van grote en kleine projecten

‘Een systeem dat met onze projectproblematiek kan omgaan, heb ik nog niet gevonden’, zegt John Kamp, logistiek manager bij John Crane-Lips (voorheen Lips) in Drunen. ‘Het probleem is dat we veel grote projecten doen, met daar tussen door allerlei kleine opdrachten, afkomstig van interne afdelingen zoals Service & After Sales. Voor de planning in de fabriek gebruiken we nu de PP-module van SAP. We zouden met de software van SAP ook de projectplanning kunnen doen, maar voor de kleine projecten betekent dat een te hoge administratieve rompslomp.’

         

John Crane-Lips produceert complexe producten voor scheepsvoortstuwing, zoals schroeven inclusief hydraulische besturingssystemen. De doorlooptijd van een grote opdracht ligt tussen een half jaar en een jaar. Een project bestaat uit diverse stappen zoals engineering, productie, montage en oplevering, die parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. Kamp: ‘Qua projectbeheersing is het lastig dat er tijdens de productie allerlei wijzigingen komen vanuit de engineering. Dit leidt natuurlijk tot vertraging in productie, maar onduidelijk is of hierdoor ook de levertijd van het project in gevaar komt.’

          

De oplossing van het probleem moet volgens John Kamp worden gezocht in een koppeling tussen de systemen bij engineering (Unigraphics van leverancier EDS), grofplanning van projecten (zelf gebouwd) en productieplanning (SAP R/3 van leverancier SAP). ‘Je kunt dan zien wat de gevolgen zijn van een wijziging bij engineering op de productie, en wat dit weer voor gevolgen heeft voor het project als geheel.’ Het systeem dat deze koppeling bevat en bovendien kan omgaan met de mix van projecten, is door Lips nog niet gevonden.

Reageer op dit artikel