artikel

Complex voorraadbeheer vraagt om meer dan ERP

Supply chain Premium

Wat is nodig is om optimaal voorraadbeheer (servicegraad tegenover voorraadkosten) te kunnen voeren? Deze vraag stond centraal op dit IMCC-café. Er werd gediscussieerd over wanneer ERP alleen voldoende is, of een extended versie van ERP, en wanneer toch add-on’s, als aanvullende tools, nodig zijn. En hoe staat het met het gebruiksgemak?

STELLING 1:

Met een goed ERP-pakket heb je voorraadbeheer volledig in de vingers

 

Niemand is het helemaal met deze stelling eens. Meerderen vallen over de term volledig. “Met ERP kun je een heel eind komen, maar volledig gaat me te ver”, zegt Marcel Brevet (SAP-partner mYuice). “Je hebt wel grip, maar het kan altijd beter”, vult Ruud van den Broecke (SAP-partner Xtensional) aan. “Een ERP voldoet bij een voorspelbare, continue stroom. Wordt het complexer, dan zijn ERP-pakketten onvolledig”, zegt Willem Wijnia (Centric). Edwin van Ommen (gespecialiseerde technische groothandel Kannegieter Electronica): “Zelfs binnen een bedrijf is er onderscheid. Mijn collega heeft veel artikelen die direct weer weggaan. Daarvoor is ERP-pakket Microsoft Axapta voldoende. Maar voor beheer en beleid is meer nodig. Als inkoper gebruik ik Slim4 voor het beheren van voorraden.”
 

Pepijn Richter (Microsoft) stelt dat het afhankelijk is van de plaats van het bedrijf in de keten en het soort producten dat gevoerd wordt. “Sommige branches hebben meer aanvullende tools nodig dan andere.” Frank Bongers (Galvano Groothandel): “Productiebedrijven met eenvoudige forecast zijn goed met ERP bestuurbaar.” Ook de waarde van de voorraad is bepalend. “Teveel voorraad is niet erg als de waarde laag is. Voorraadoptimalisatie levert dan relatief minder op, dus is minder snel een apart tool nodig.” Froukje de Vries (E-Optimaal, onderdeel Infolog) stelt dat add-on’s pas belangrijk worden bij minimaal drieduizend artikelen en een voorraadwaarde van 1 miljoen euro. “Eronder voldoet een ERP en handmatig beheer vaak.” Van Ommen wijst op het onderscheid afhankelijke en onafhankelijke voorraad. “Afhankelijke voorraad, bijvoorbeeld de hoeveelheid onderdelen in een eindproduct, ligt vast in de stuklijst. Daar zijn ERP-pakketten goed in, dus dat beheer zal over het algemeen binnen ERP gebeuren.”
 

Peter van Emde Boas (Infolog): ”Basis blijft: hebben we een goed systeem om te berekenen wat op de plank moet liggen. Hoe complexer de branche en het aantal producten, hoe vaker ERP tekortschiet.” Richter: “IT is geen silver bullet die alles oplost. Je moet het breder zien.” “Dan gaat het om ketenbesturing”, zegt Robert van Ree (VanderLande Industries). “En dat is lastig vanwege de machtsverdeling in de keten en de moeilijkheid, besparingen toe te kennen aan ketenpartners. Ieder blijft liever met zijn eigen ERP werken om de eigen toko op orde te hebben, met de gedachte: laat de kosten maar elders ontstaan en niet bij mij.” Richter: “Een bedrijf moet zich eerst afvragen of hij wel voorraad moet aanhouden. Misschien is het beter de voorraad naar toeleveranciers te verplaatsen. Dan wordt echter wel de levering belangrijker evenals het hebben van snelle IT, voor gegevensuitwisseling en om in elkaars voorraden te kunnen kijken.”

Van Ommen wijst op wat de klant wil. “Hij bepaalt deels hoe jij met je voorraden omgaat. De vraag is of het huidige ERP-pakket voldoende is om de klant tevreden te stellen of dat er toch een add-on moet komen. Of iets wat er nog helemaal niet is.” Brevet ziet in het ERP-2-pakket vooral als meerwaarde dat je gevolgen van vertraging snel kunt doorrekenen. “Je ziet direct welke klanten de dupe zijn, om ze zonodig via EDI te informeren. Dat is ook een vorm van voorraadbeheer.” Van Emde Boas vindt dat een systeem wel simulatie moet kunnen bieden. “Bijvoorbeeld om te zien wat gebeurt als een voorraad drastisch verlaagd wordt.”

Bongers vertelt dat Galvano add-on SlimStock (Slim4) heeft aangeschaft. “We merkten toen dat we veel te veel artikelen op voorraad hadden. Vervolgens hebben we bijna vijfentwintig procent van de artikelen eruit gesaneerd.” Van Ree geeft aan dat dit operatieafhankelijk is. “Bij spareparts ben je bijvoorbeeld verplicht nog jaren onderdelen op voorraad te hebben, zelfs als ze liggen te verstoffen.”
 

 

STELLING 2

Geen enkel ERP-pakket heeft voldoende functionaliteit voor voorraadbeheer in een complexe omgeving.

 

 

Behalve de mate van complexiteit, aantal items, voorraadwaarde en ketengerichtheid noemt Van Ree nog een criterium of extra tools naast ERP nodig zijn: wie bestuurt de goederenstroom. “In een relatie verlader-logistiek dienstverlener heeft de laatste niets aan een add-on. Dat moet de verlader hebben, want die wil het liefst zelf bepalen waar hij welke voorraad legt.” Volgens Van Emde Boas zijn logistiek dienstverleners toch vooral 3pl’ers en blijft de klant nog vaak zelf de voorraad bepalen.

Richter ziet dat het analyseren van voorraden toch vooral terugkijken is. “Je moet een breed scala aan mogelijkheden hebben, dus ook de klant ondervragen via marktonderzoek of er behoefte is aan bepaalde producten.” Bongers: “Een marketeer zegt dat het nieuwe product een succes wordt. Hoe groot dat succes wordt, haal je uit de historie, trends en informatie uit verkoop. Prijsstelling is net zo belangrijk of een product gewild is of niet.”

Pieter Jan Doets (Microsoft): “We fixeren in deze discussie te veel op harde tools voor het bepalen van de optimale voorraad. Dat is slechts een klein onderdeel van wat voorraadbeheer nodig heeft.” Doets spreekt van het restaurant- en keukengevoel. “In het restaurant genieten mensen van een heerlijke maaltijd. Onzichtbaar is hoe het IT-palet in de keuken is geïntegreerd. Dat is meer dan een ERP-pakket.” Hij wijst daarbij op de ongestructureerde data; zaken die niet door ERP of add-on’s gecontroleerd worden, maar die wel nodig zijn voor het uitvoeren van goed voorraadbeheer. “Bijvoorbeeld het structureren van e-mails dat een levering uit China vertraging oploopt, waar medewerkers veel tijd mee kwijt zijn. Volgens Microsoft-onderzoek behelst dat zeker zeventig procent van het werk voor medewerkers. Breng de totale IT samen rond dit proces. Dat is ERP-3, inclusief onderdelen als gegevensuitwisseling met toeleveranciers/klanten, RSS Feeds en Microsoft Office. Bij de optimalisatie van dit soort processen valt nog veel te halen.” Bongers: “Wij hebben de vakantiesluiting van leveranciers via een parameter in Slim4 ingebracht. Met deze relatief kleine wijziging in ons ERP-pakket konden wij al grote slagen maken voor een beter voorraadbeheer.”
 

 

STELLING 3:

Het heeft weinig zin een geavanceerd pakket te implementeren als de gebruiker achterliggende voorraadbeheermethoden niet kent

John Jansen (Nedac Sorbo): “Het blijft een advies op basis van informatie die je er zelf instopt. Maar dat betekent nog niet dat het advies ook klopt. De markt werkt met het motto: als je niet levert, komen wij met claims. De complexiteit bij ons neemt fors toe en dus ook het Excelgebruik. Moeten we mensen op niveau brengen? Of is het goedkoper en sneller om met add-on’s te werken.” Van Ommen: “In Slim4 zit toch ook rekenen?” “Maar mensen willen de ingewikkelde formules erachter niet weten”, reageert Van Ree. “Je moet het kunnen interpreteren. Het blijft toch mensenwerk.” Van Emde Boas: “SAP kan bijna alles maar de gebruiker moet weten welk systeem hij voor welke zaken inzet. Bij een uitdraai van een lijst van cijfers, zonder grafieken, denkt een gemiddelde SAP-gebruiker: voorheen gingen we uit van het gemiddelde over de afgelopen twaalf maanden; laten we dat nu ook maar doen. De kennis ontbreekt gewoon.”

Jansen: “Je moet veel investeren om mensen op voorraadbeheerniveau te krijgen. Maar hoe lang blijft die kennis up-to-date? Nu we achteraf weten dat we gemiddeld per jaar een bedrijf kopen, zou je daar op in kunnen spelen. Maar vooraf investeren is heel lastig, dus komt elke keer het water tot onze lippen, voor je een oplossing hebt. Dan is de kans groot dat we kiezen voor het toevoegen van tools.”
 

Van den Broecke ziet ERP-leveranciers steeds meer met specialistische partners gaan samenwerken. “In de SAP-toolbox zit al veel, maar Xtensional, als specialist voor de technische groothandel, steekt er andere parameters in. En om het product te verfijnen voor voorraadbeheer vullen we SAP aan met Slim4 van Infolog.” “Toch wil ik zelf ook parameters kunnen veranderen”, reageert Bongers. “Tuurlijk”, antwoordt Van den Broecke, “maar dan gaat het niet om de ‘gewone’ gebruiker.” Wijnia onderscheidt gebruikers die alleen het gebruik maar hoeven te kennen en iemand die kennis heeft om parameters te veranderen en zo in te spelen op marktontwikkelingen. Brevet vindt kennis in het bedrijf ook noodzakelijk. “Je wilt niet gebonden blijven aan je implementatiepartner.”
 

Bongers vindt het jammer dat bij een nieuw ERP een heel nieuwe cursus nodig is. “Bij een nieuwe auto heb je toch ook geen nieuw rijbewijs nodig? Gebruiksgemak is belangrijk. Het nieuwe pakket moet met jouw kennis logisch aansluiten bij het oude.” Van Ree: “Logisch voor wie? Jouw procedures zijn weer anders dan bij andere bedrijven.” Jansen: “We vergelijken nu add-on’s met een gigantisch breed ERP-pakket. Als ERP zich uitsluitend hoefde te beperken tot voorraadbeheer zou het ook veel gebruikersvriendelijker kunnen zijn.”

Brevet: “Het is een illusie te denken dat je met één druk op de knop direct krijgt wat je wilt. Dat is onderschatting van het vak. De factor mens blijft belangrijk.”
 

ERP EN AANVULLINGEN

Voorraadbeheer is: in welke vestiging leg je hoeveel stuks van een bepaald product neer. Dit op basis van een te verwachten vraag en uitgaande van en vooraf bepaalde servicegraad. ERP registreert bedrijfsgegevens, zoals het vastleggen van orders, het beheren van artikelgegevens, het registreren van inkooporders en dus ook het bijhouden van voorraden. Maar ERP wordt steeds meer een core waaromheen allerlei aanvullende functionaliteiten komen, zoals managementinformatie, productieplanning, beheer van inkoop magazijn (WMS) en relatiebeheer (CRM), en dus ook voorraadbeheer. ERP zelf biedt ook steeds meer extra tools voor voorraadbeheer, als forecasting, business intelligence en demand planning, waarbij je bijvoorbeeld rekening houdt met seizoens- of actieartikelen.

 

  
DE MARKT VOOR VOORRAADBEHEERSOFTWARE

Sommige bedrijven zweren voor voorraadbeheer bij het vertrouwde ERP, soms als extended versie, inclusief aanvullende tools binnen het pakket. Andere kiezen voor add-on’s met bijvoorbeeld extra planningtools, aanvullend aan het ERP. Infolog heeft Slim4, maar er zijn add-on’s van diverse leveranciers.

Marktleider in Nederland op het gebied van software voor voorraadbeheer is Infolog met pakket Slim4. Andere specifieke oplossingen voor forecasting en voorraadbeheer zijn pakketten als A3, Forecast Pro, Optimiza, en DS One.

Totaalleveranciers als i2 Technologies en Manugistics (JDA) bieden voorraadbeheer aan als onderdeel van een totaalpakket voor supply chain planning.

Voor een volledig overzicht van de leveranciers, zie www.logistiek.nl/leveranciers, bij supply chain software.
   

 

IMCC

Het IMCC (inventory management competence centre) is een vakgroep die zich richt op de rol van voorraad in logistieke ketens. Voornaamste doelstelling is kennisuitwisseling, bijvoorbeeld in de vorm van IMCC-cafés, waarbij logistiek managers met elkaar praten over voorraadbeheer in relatie tot een logistiek deelgebied. Dit keer ging het over voorraadbeheer en ERP.

Reageer op dit artikel