artikel

Het gaat toch gebeuren met datasynchronisatie

Supply chain Premium

Met nogal wat tamtam bracht belangenorganisatie EAN (tegenwoordig GS1) twee jaar geleden de boodschap naar buiten over de nieuwe standaard voor het artikelbericht. Laurus en Albert Heijn lieten kort daarop weten deze standaard snel verplicht te zullen stellen. De beloofde revolutie is vooralsnog uitgebleven en boze tongen beweren dat de kwestie op de lange baan is geschoven. Maar schijn bedriegt. Dit jaar gaat het echt gebeuren.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 3 maart 2006.

De visie van: de retailer

“Ongeveer twee jaar geleden hebben we onze leveranciers per brief laten weten dat we volgens internationale standaarden de artikelstamgegevens aangeleverd willen krijgen. Hiermee hebben we ze de kans willen geven om zich voor te bereiden op deze ingrijpende stap. Die stap was ook voor onszelf ingrijpend. We zijn nu zover dat we kunnen uitrollen. Voor het einde van dit jaar willen we tachtig tot negentig procent van de leveranciers hebben overgezet op GS1-DAS.

  

De afgelopen periode zijn we druk geweest met onze eigen voorbereidingen hierop. Dat wasvooral een interne aangelegenheid, maar ook de realisatie van een koppeling tussen GS1-DAS en onze externe datapool bracht de nodige kinderziektes met zich mee. In tegenstelling tot andere Nederlandse retailers gaan we niet rechtstreeks gegevens aftappen uit GS1-DAS in Nederland. We doen dit onder Ahold-vlag en Ahold is een internationaal bedrijf. Dus ook bijvoorbeeld ICA in Zweden gaat gebruik maken van dezelfde hub. Daarom lezen wij gegevens in via de datapool van Agentrics, voorheen bekend als WWRE. In principe zou het niet uit moeten maken welke pool je kiest, zolang het maar aansluit op het GDSN (Global Data Synchronisation Network).

  

Veel tijd is gestoken in het omzetten van de data. Dat is niet zozeer een technisch vraagstuk, maar het heeft te maken met definities. Albert Heijn had zijn eigen definities voor het verwerken en presenteren van data. Dat moest dus anders, afgestemd op de standaard voorschriften. Het klopt dat we daar langer mee bezig zijn geweest dan we vooraf hadden gedacht, maar het vertalen is geen gemakkelijke klus.

  

Al met al vonden wij zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid. Als retailer moeten we er vast van overtuigd zijn dat de aangeleverde data klopt. Eerlijk gezegd laat de kwaliteit nog wel te wensen over, zo bleek uit een paar testen. Er zijn grote verschillen tussen leveranciers op dit punt. Soms zijn daar eenvoudige verklaringen voor. Soms is het ook gewoon een kwestie van accuraat werken. IT-afdelingen bij leveranciers gaan weer anders met de gegevens om dan bijvoorbeeld een customer service afdeling. Vaak gaat het mis op terminologie, op codetabellen, op de vermelding van productafmetingen.

   

De investering die we als Albert Heijn doen is zeker de moeite waard. Doordat de aangeleverde data vaak slecht van kwaliteit is, zijn we genoodzaakt om veel controles uit te voeren. Dat komt in alles terug, van orderbevestigingen tot en met facturen. Niet alleen wij kunnen veel kosten besparen, maar dat geldt ook voor leveranciers. Juist ook voor kleine fabrikanten, die misschien wat moeilijker over de streep te trekken zijn. Als ze nu eenmalig investeren, kunnen ze dat voor al hun klanten uitrollen en veel kosten besparen. De GS1 DAS datapool gaat zeker niet als een nachtkaars uit. Het klopt dat de praktijk weerbarstiger is gebleken dan de theorie, maar we zijn nu heel dicht bij het gaatje. Dit wereldwijde proces laat zich niet meer omkeren.”

  

Armand Schins

Marco Plu

Albert Heijn, Zaandam

  

 

De visie van: de Fabrikant

“Eigenlijk eist momenteel alleen Superunie/Jumbo van ons dat we onze artikelberichten volgens de GS1 DAS aanleveren. Dat is best opmerkelijk na alle ophef die er over is gemaakt in het verleden. Toepassing is nog heel beperkt. Ik ga er nog steeds van uit dat datasynchronisatie van de grond zal komen, maar het tempo waarin dat gebeurt valt me wel tegen. Toen de retailers hiermee kwamen gingen wij er van uit dat het snel geregeld zou zijn. Maar van mijn productmanagers begrijp dat alleen Superunie dit serieus heeft opgepakt. Uiteindelijk gaat het toch gebeuren, want de wijsheid zal wel zegevieren, maar of dat dit jaar het geval zal zijn is afwachten. In de praktijk is de implementatie

van GS1 DAS op sommige punten best complex gebleken. Nieuwe systemen brengen altijd veranderingen met zich mee en mensen moeten zich daarop instellen.Maar we hebben voldoende opleiding gegeven, dus dat verliep redelijk soepel. Het klopt wel dat je te maken hebt met verschillende databestanden van diverse afdelingen. Dat maakt het soms lastig.

  

Ik hoor retailers klagen over de kwaliteit van de data. Bij de overgang hebben we alles uitvoerig gecontroleerd, maar als je er mee aan de slag gaat zie je waar de schoen wringt. Dan kun je verbeteren. Maar als je er niet mee werkt, is de noodzaak om de kwaliteit hoog te houden niet zo groot. Dit is een beetje een kip-ei verhaal.Wanneer we met een retailer daadwerkelijk overgaan, is het ook voor ons van groot belang om de data op het hoogste niveau te krijgen. Ook de facturen zijn hier immers op gebaseerd.

  

Als fabrikant van versproducten (vleeswaren, etc.) ondersteunen we het initiatief van een centrale database van harte. Nu heeft iedere retailer eigen systemen met eigen eisen en wensen richting de fabrikanten.Wij hebben te maken met allerlei verschillende formulieren. Dat levert veel vertraging op en onnodige kosten. Voor ons zou het een belangrijke stap voorwaarts zijn als we alle retailers op een gestandaardiseerde manier kunnen voorzien van de benodigde stamgegevens. Maar blijkbaar is de prioriteit bij de afnemers op dit punt naar achteren verschoven. Daar kan ik me ook wel iets bij voorstellen, gezien de prijzenoorlog in de sector.We zijn zover dat we voor Superunie op deze manier werken.Wat ons betreft schakelen we nu heel snel door. We hebben de plannen daarvoor klaar liggen.”

Wolter Prins

Zwanenberg, Almelo

  

De visie van: de Deskundige

“Het duurt inderdaad allemaal wat langer dan gedacht. Maar daar is wel een verklaring voor. Eerst hebben de retailers zitten wachten op de fabrikanten. Ze waren bang dat te weinig fabrikanten zouden gaan meedoen en dan loont het nauwelijks te moeite. Toen ze de druk – ook internationaal is dat gebeurd – hadden opgevoerd, melden de fabrikanten zich massaal. Dat was teveel voor de retailers die vaak nog zelf hun interne systemen en organisatie niet op orde hadden. Bovendien wisselt de kwaliteit van de data nogal. Door middel van een aantal testen zijn ze er achter gekomen wat de bandbreedte daarin is. Nu kunnen ze daar op reageren.

Je zou kunnen zeggen dat zowel retailers als fabrikanten te weinig tijd hebben genomen voor een goede business case. Vrij gemakkelijk is er van uit gegaan dat de artikelinformatie eenvoudig zou worden aangeleverd volgens de standaard, als je daarom vraagt. Maar het ligt veel complexer. Allerlei beslissingen moeten genomen worden over het type informatie en manier waarop je presenteert.Wat wil je wel bewaren en wat niet? De meeste bedrijven hebben de complexiteit onderschat. Het hele verhaal rondom interne data alignment service en uitwisselen van gegevens krijgt zeker nog een hoge vlucht. Primaire artikelinformatie is van groot belang. Er zijn heel veel controles nodig om zeker te zijn of je als fabrikant en als retailer inderdaad over hetzelfde product, dezelfde omverpakking, dezelfde actieartikelen praat. Dat komt overal terug. Standaardiseren

heeft alleen zin als het internationaal gebeurt. Fabrikanten hebben overal hun klanten zitten.

  

Het is toch geweldig als je alle benodigde artikelgerelateerde informatie, inclusief de logistieke gegevens, kunt vinden in één internationaal netwerk van databases, het GDSN (Global Data Synchronization Network). Ik merk wel dat bedrijven moeite hebben om hun gegevens goed te structureren. Er zijn verschillende afdelingen binnen een bedrijf, met verschillende bestanden, afkomstig uit diverse bronnen. Voor dit probleem is specifieke software op de markt.Wij zijn één van de leveranciers, met implementaties bij zowel fabrikanten als retailers. Om een idee te geven: we werken voor ongeveer vierhonderd industriële klanten, waar we software leveren voor deze toepassingen.

  

Dit jaar gaat de grote doorbraak plaatsvinden. Albert Heijn geeft aan bijna klaar te zijn, nu ze intern alles op orde hebben. Schuitema heeft wat tegenslag gehad, maar is hard bezig met een inhaalslag. Laurus wil heel graag en gaat dit jaar ook stappen zetten, maar ik neem aan dat ze nu even een pas op de plaats maken gezien de aangekondigde verkoop van Konmar en Edah. Ik schat in dat nu hooguit vijftien tot twintig procent van het aantal producten wat in een supermarkt ligt volgens GS1 DAS wordt gesynchroniseerd. Eind dit jaar is dat zeker vijftig tot zestig procent. Internationaal gezien is Nederland goed bezig. In de USA is de levensmiddelensector al wel verder, onder druk van met name Wal-Mart. De Engelse markt is zich aan het bewegen, dankzij Tesco en ook in Spanje gebeurt het een en ander. Maar Nederland ligt qua invoering zeker op plaats twee of drie. Het feest is nog maar net begonnen.”

   

Kader bij artikel:

Waar ging het ook al weer om?

Data Alignment Service, kortweg DAS, heeft als doel om alle statische artikelinformatie

(afmetingen, verpakkingseenheid, inkoopvoorwaarden, etc.) te bundelen in een wereldwijde database en gestandaardiseerd beschikbaar te stellen aan retailers. Hiermee krijgt het elektronisch zakendoen een enorme impuls. Nu nog leveren fabrikanten klantspecifiek hun gegevens aan. Iedere retailer heeft daarvoor een eigen systeem met een eigen formulier. Sommige werken per e-mail, anderen hebben liever een faxbericht. Aan de kant van de producent levert dat veel extra werk op gezien de verschillende eisen en de veranderingen die regelmatig moeten worden gecommuniceerd. De retailer voelt zich genoodzaakt om de aangeleverde data stelselmatig te controleren op juistheid en volledigheid.

Een standaard bericht zou dus veel tijdbesparing opleveren en ook nog eens het

aantal fouten verminderen. Geen wonder dus dat grote retailers dit vliegwiel op gang brachten. Maar al gauw sloeg het enthousiasme om. Fabrikanten vroegen zich af of dit weer een nieuwe truc was om de geldverslindende prijzenoorlog het hoofd te kunnen bieden. Retailers bemerkten de aarzeling, drongen aan op actie, maar verlegden vervolgens zelf hun prioriteit naar kostenbesparingsmaatregelen die wat gemakkelijker te realiseren zijn. Bovendien wezen proefprojecten tussen retailer en fabrikanten op een gebrekkige kwaliteit van de aangeleverde data.

  

Lastig vak

Op dit moment heeft GS1 Nederland 570 bedrijven in haar bestand, die daadwerkelijk

met het gestandaardiseerde artikelbericht werken. “Dit jaar loopt dat aantal op tot 625 in 2008 naar 820 ongeveer. De totale doelgroep ligt ergens tussen de 1.200 en 1.400 bedrijven”, zegt Ton ten Dam, die voor GS1 verantwoordelijk is voor de invoering van de standaard. Leveranciers kunnen zelf in de datapool hun informatie toevoegen of veranderen. GS1 controleert of dat goed gebeurt, nadat de gebruikers getraind zijn. “Automatisering is een lastig vak”, vult Hein Gorter de Vries aan, directeur strategie van GS1 Nederland. “Als je IT-ers bij elkaar zet, dan lukt het niet. Je hebt mensen uit de business nodig, inkopers en verkopers. Die hebben vaak andere prioriteiten. Timing is vooral een probleem gebleken.” Nogmaals Ten Dam: “Er was sprake van wat onrust vorig jaar toen we aankondigen over te stappen naar een andere databeheerder, 1SYNC, voorheen Transora. Inmiddels is dathelemaal voor elkaar. Vorig jaar stond de groei rondom GS1 DAS adoptie op een lager pitje, maar dit jaar gaat er heel veel gebeuren.”

  

Rik Poulus

SRC System Integrators, Hoorn

 

Reageer op dit artikel