artikel

Meer uit EDI halen

Supply chain Premium

De meeste EDI-gebruikers zijn ooit gedwongen door een andere partij in de keten met een grotere macht. Als je dan toch al met EDI werkt, waarom dan niet het maximale eruit halen?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 augustus 2004.

Een bekend probleem bij EDI-gebruikers is dat ze onvoldoende partners op hun netwerk hebben aangesloten. Dit is te wijten aan machtsverhoudingen. ‘EDI gedijt het beste in een omgeving waar de een de baas is over de ander’, weet EDI-adviseur Henk-Jan Ebbers van Ebbersconsult. In de keten zijn het doorgaans afnemers die leveranciers dwingen om met EDI te gaan werken. Die leveranciers laten het vaak zitten bij een enkele aansluiting en nemen niet de moeite om te kijken welke voordelen er nog meer te behalen zijn. Retailers proberen evenmin om meer leveranciers aangesloten te krijgen. Het maximale uit EDI halen blijft veelal steken op organisatie en geld.

Papierloos

EDI staat voor Electronic Data Interchange, wat het gestructureerd en genormaliseerd elektronisch uitwisselen van gegevens inhoudt. In plaats van papier met daarop informatie geprint wordt die informatie volgens een bepaald protocol, zoals XML, digitaal verstuurd en ontvangen. Als EDI in bedrijfssoftware is geïntegreerd hoeven er geen mensen meer aan te pas te komen om de informatie in te voeren. Het gebruik van EDI bespaart dus arbeid en menselijke tussenkomst is in principe onnodig.

Het primaire effect is dat de foutkans kleiner wordt, het gebruik van papier wordt gereduceerd en de benodigde ruimte voor archivering daarmee verminderd. Al met al levert het gebruik van EDI dus kostenbesparingen op. ‘Een secundair effect is dat bedrijven hogere eisen aan de kwaliteit van het proces gaan stellen. Minder fouten en dus minder controles is efficiënter en goed voor het imago van je bedrijf’, zegt Peter Pottinga van SRC System Integrators.

Geen initiële investering

Veel EDI-leveranciers zoals SRC System Integrators bieden bedrijven daarom aan om leveranciers voor hen aan te sluiten. ‘Het is een puur een kwestie van aandacht en energie’, vindt Pottinga. ‘Het is belangrijk om te kijken naar het Return on Investment dat bedrijven eruit kunnen halen. Dat kan heel verrassende inzichten opleveren.’ Ook in het berekenen van ROI kunnen leveranciers ondersteunen.

Kleine partijen die niet willen of kunnen investeren zouden een gehoste oplossing kunnen gebruiken. Volgens Bob Bogaard van EDI-leverancier Sterling Commerce kunnen bedrijven het best streven naar een hybride model waarmee Bogaard bedoelt een-op-een communiceren met toppartners met het grootste berichtenverkeer, en met de overige minder belangrijke partners via een gehoste oplossing communiceren.

Of een gehoste oplossing geschikt is, hangt volgens Ron Stolwijk van EDI-leverancier TIE Nederland af van prijs en kennis. Kennis bij de gebruiker is belangrijker naarmate EDI bedrijfskritieker wordt. Als er weinig kennis in huis hoeft te zijn, dan kan een bedrijf dus alles outsourcen. Om EDI een nieuwe boost te geven, kunnen klanten van TIE sinds kort onderling gratis communiceren. ‘Veel bedrijven vinden de transactiekosten namelijk te hoog’, vertelt Stolwijk.

Ook op technisch vlak valt het een en ander te optimaliseren. Dat is echter een verhaal apart. Datasynchronisatie is de basis voor alle samenwerkingsinitiatieven in de keten, zoals EDI, Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment en Radio Frequency Identification. Daarnaast is de support kritiek. ‘Geen EDI-berichten betekent geen orders, geen facturen, ontevreden klanten, verloren omzet enzovoorts’, zegt Bogaard van Sterling Commerce. Mogelijk kunnen gebruikers kosten besparen door niet via een VAN, maar via internet te communiceren.

Geen vuistregels

Er zijn geen vuistregels te maken wanneer EDI wel en niet voordelig is. Dat moet voor elk bedrijf onderzocht worden. Maar als je er als bedrijf toch aan moet geloven omdat een belangrijke partij in de keten dat van je verlangt, dan kun je er net zo goed het maximale uithalen.

XML

eXtensible Markup Language: protocol om eenvoudig gegevens te coderen voor uitwisseling tussen verschillende systemen

VAN

Value Added Network: eigen netwerk van bedrijven om berichten te versturen met extra services uitgevoerd door mensen

De leverancier: ‘Probeer zoveel mogelijk berichtenverkeer te automatiseren’

CSM Suiker, leverancier van suiker, werkt initiëel op verzoek van twee klanten met EDI. Joost Hooijberg, coördinator informatiesysteemontwikkeling en -beheer bij CSM Suiker: ‘Destijds was er nog geen goede invoeringsconventie, oftewel afspraken over de berichtinhoud, en moesten we bilaterale afspraken maken met afnemers. Nu gebruiken we de invoeringsconventie voor de levensmiddelenbranche. De EAN, het Centraal Bureau Levensmiddelenhandel en de Stichting Merkartikel hebben daar een grote rol bij gespeeld. Het testen verloopt via het testcentrum van de EAN. Dat is een slimme werkwijze gebleken, omdat je maar met één partij te maken hebt. Wie tegenwoordig nog bilaterale afspraken moet maken, kan EDI bijna wel vergeten.’

De grootste tip van Hooijberg is zoveel mogelijk berichtenverkeer met EDI te regelen. ‘Het lijkt een open deur maar veel bedrijven die op verzoek van een klant met EDI gaan werken, laten het daarbij zitten.’ CSM wil in de toekomst meer partners aansluiten. Vrijwel alle retailklanten zijn al aangesloten. ‘Na onze ERP-implementatie, waarvoor we eerst alle EDI-interfaces opnieuw moeten bouwen, zullen we onze industriële klanten een voor een benaderen’, zegt Hooijberg. Verder zal CSM de mogelijkheden van zijn EDI-software gaan uitnutten. ‘De nieuwe versie van TIE heeft een zogenoemde brokersfunctie die berichten in elk formaat, ook Excel, kan ontvangen en vertalen in een EDI-bericht.’

DE RETAILER: ‘SLUIT ZOVEEL MOGELIJK LEVERANCIERS AAN’

Bij Poiesz Supermarkten krijgt EDI sinds 2000 hoge prioriteit. Edward Jousma, applicatiebeheer en EDI-coördinator bij Poiesz Supermarkten: ‘Voorheen zag Poiesz EDI als noodzakelijk kwaad; nu zien we het eerder als een noodzakelijk voordeel.’ Volgens Jousma staat en valt EDI met de tijd die bedrijven er in steken. ‘Als je de tijd niet hebt, valt EDI tussen wal en schip. Onze afdeling is gegroeid en we hebben nu de capaciteit om ons actief met EDI bezig te houden.’

Momenteel is de supermarktketen bezig met het koppelen van de leveranciersfactuur met de eigen inkooporder. ‘Ook vragen we om een elektronische pakbon. Als we niet onze volledige order uitgeleverd krijgen, dan kunnen we het resterende deel altijd opnieuw bestellen of eventueel nog bij een andere leverancier betrekken. Het is te laat als je die informatie pas krijgt bij de goederenontvangst’, illustreert Jousma. ‘Je wordt wel afhankelijk van elkaar. De input die leveranciers geven heeft grote invloed op ons systeem. Als er bijvoorbeeld een inkoopprijs van 74 cent in plaats van 47 cent staat. EDI samen met ons ERP-pakket constateert dit inkoopverschil direct. We zijn druk bezig dit soort fouten te reduceren.’ Daarnaast probeert Poiesz Supermarkten meer leveranciers aan te sluiten. ‘We willen onze leveranciers echter niet dwingen, want sommige kunnen gewoonweg niet.’

Tien tips om meer uit EDI te halen:

  1. sluit meer partners aan op uw netwerk
  2. vermijd bilaterale afspraken met partners
  3. verzend niet alleen orders maar ook facturen met EDI, en laat deze automatisch op elkaar afstemmen
  4. bereken het Return on Investment; het kan verrassende inzichten opleveren
  5. bedenk ook dat EDI niet altijd voordelig is
  6. investeer bij een vernieuwing of aanpassing alleen in die functionaliteit die voor dat specifieke project nodig is
  7. kijk naar de kwaliteit van support; geen EDI betekent geen orders en/of facturen, en de consequenties daarvan
  8. voorkom fouten door te werken met gesynchroniseerde gegevens
  9. vermijd gebruik van web-EDI; het levert geen besparing in menselijk handelen op
  10. overweeg outsourcing; als EDI-kennis laag is en EDI niet bedrijfskritiek kan het een goede optie zijn

 

 Tips en Trucsmeer uit EDI halen.pdf

 

Reageer op dit artikel