blog

Tenderen in zes stappen: zorgvuldige data-analyse

Logistieke dienstverlening 3937

Tenderen in zes stappen: zorgvuldige data-analyse

Als bedrijven besluiten hun transport uit te besteden, stelt dat de verantwoordelijke managers voor grote uitdagingen. Een tender uitschrijven is veel werk en geen geliefde bezigheid. Hoe kun je efficiënt en transparant tenderen? Richard Groenendijk van AEB Nederland legt het uit.

De tijd dat verladers hun eigen transportvloot hadden, lijkt definitie voorbij. Uitbesteding van transport is van een hype verandert tot een vast onderdeel van het takenpakket van logistiek managers. Tegelijkertijd zijn verladers duidelijk selectiever geworden in de keuze van dienstverleners. Kostenverlaging is allang niet meer het enige doel. De kwaliteit van de verleende diensten en ook de interne processen spelen een steeds belangrijkere rol.

Data consolideren en analyseren

Aan de keuze van de meest geschikte dienstverleners gaat een langdurig proces vooraf. De verlader moet eerst zelf onderzoeken om welke transporten naar welke regio’s het gaat. Hij moet zelf vaststellen wat de voorwaarden en de tariefstructuren die hij voor die transporten wil hanteren.

Daarvoor heeft de verlader data nodig uit zijn eigen IT-systemen zoals volumes, producten en afleveradressen. Hij zal die data moeten consolideren en analyseren om een beeld van de huidige situatie te schetsen. Pas daarna kan hij een tender opstellen en de daarin op te nemen specificaties uitwerken. Alleen wie een goed beeld heeft van zijn eigen transport, kan in onderhandelingen met logistiek dienstverleners het gewenste resultaat halen. En hoe beter de data-analyse, hoe beter het resultaat.

Top 100 logistiek dienstverleners

Een andere belangrijke overweging: welke logistiek dienstverleners moeten inschrijven op de tender? Dat uitzoeken is eveneens een tijdrovende bezigheid. Wat zijn precies de diensten die ze bieden en wat zijn de bestemmingen waarin ze goed zijn? Overzichten van dienstverleners van brancheverenigingen kunnen waardevol zijn, evenals de Top 100 logistiek dienstverleners van Logistiek.nl.

Het is zinvol om ook in de regio’s rondom de bestemmingen te zoeken naar transporteurs. Dat zijn partijen die daar de weg kennen en voor wie de tender een mooie kans is om zich te verzekeren van retourvrachten. Dat kan de tarieven verder drukken.

Tenderen in zes stappen

In totaal bestaat een tenderproces uit zes stappen, waarbij het zwaartepunt vooral bij de eerste stap ligt (zie onderstaande figuur).Zes stappen tot succesvolle uitbesteding

Hoe vaak een tender moet worden uitgeschreven? Dat verschilt van bedrijf tot bedrijf. Sommige bedrijven doen het meerdere keren per jaar: eenmaal per jaar voor wegtransport, tweemaal per jaar voor luchtvracht en gezien de snel veranderende tarieven eenmaal per kwartaal voor zeevracht. In ieder geval geldt: hoe minder bedrijven zich vastleggen in contracten, hoe flexibeler ze kunnen reageren op veranderingen in de markt.

E-mail met Excel-bestand

Vrijwel alle tenderprocedures worden vandaag de dag door IT ondersteund, maar de automatiseringsgraad verschilt soms flink. Het merendeel van de verladers gebruikt eenvoudige middelen zoals e-mails met bijlagen. Transporteurs voeren hun offerte in in een Excel-bestand dat is voorbereid door de verlader. De ingeleverde offertes worden eveneens met behulp van Excel vergeleken en beoordeeld.

Voor kleine verladers met een beperkte complexiteit is dat een zinvolle aanpak. De complexiteit in tenderprocedures kan echter snel stijgen, waardoor het werken met Excel een grote inspanning vereist. Zeker als bedrijven meerdere keren per jaar tenders uitschrijven, kan het lonend zijn om hiervoor speciale IT-oplossingen aan te schaffen.

Tendermanagementsysteem

Een tendermanagementsysteem helpt om de gehanteerde tenderprocedure te standaardiseren en processen te vereenvoudigen. Fouten zoals onvolledige bijlagen worden door geautomatiseerde controleprocessen vroegtijdig ontdekt. Kortom: de focus in deze tools ligt op transparantie, kwaliteit en automatisering.

Bestaande documentatie, transportdata, algemene voorwaarden en internationale leverclausules (incoterms) waarover een verlader al beschikt, kunnen eenvoudig aangeklikt en per e-mail met de tender worden verstuurd. Een tender management systeem maakt het daardoor gemakkelijker om dienstverleners aan te schrijven die nog niet eerder hebben deelgenomen.

Snelle eerste schifting

De transporteur ontvangt tegelijk met de tender een offertematrix waarin hij zijn offerte kan invoeren. De logistiek manager van de verlader kan deze offertes met behulp van de software eenvoudig vergelijken en zo nodig de gegevens bewerken. Het systeem controleert automatisch welke offertes geloofwaardig zijn, zodat snel een eerste schifting plaatsvindt.

Met een tendermanagementsysteem is het zelfs mogelijk om tussendoor snel te toetsen of de geleverde diensten en tarieven nog marktconform zijn, ook al zijn de contracten nog niet afgelopen. Eventueel kunnen de uitkomsten daarvan aanleidingen zijn om contracten open te breken. Ook is het mogelijk om verschillende scenario’s door te rekenen, bijvoorbeeld om te achterhalen welke dienstverlener het beste aanbod levert op moment dat een grote klant wegvalt.

Online tenderen

Een ander alternatief voor ondersteuning van tenderprocedures vormen de online tenderplatforms en –portals. De mogelijkheden verschillen per platform en variëren van het ad-hoc aanbieden van een enkel transport via een online veiling tot het uitonderhandelen van meerjarige, omvangrijke contracten via e-sourcing-platforms.

Ook voor logistiek dienstverleners kan een goed IT-systeem de nodige voordelen bieden. Voor hen is belangrijk dat zij de portal kosteloos kunnen gebruiken en geen contract met de partij achter het platform hoeven te sluiten. Daarnaast willen zij offertes kunnen aanbieden die verder gaan dan een opsomming van transporttarieven. Steeds meer dienstverleners willen de kans krijgen om zich als een volwaardige partner te profileren.

Prijs niet zaligmakend

Ook verladers letten vandaag de dag op meer dan alleen de transporttarieven. Een goede kwaliteit van de dienstverlening is bijna net zo belangrijk, wat bijvoorbeeld blijkt uit de betrouwbaarheid en tijdigheid van de partner. Denk daarnaast aan het vermogen om alternatieve oplossingen aan te bieden op het moment dat incidenten optreden. Of aan de bereidheid om mee te veranderen als de volatiele transportmarkt weer eens in beweging is.

Duidelijk is dat prijs niet zaligmakend is. Of zoals één van onze klanten stelt, zullen transporteurs die zich een bepaalde kwaliteitsstandaard niet kunnen veroorloven altijd moeite hebben om goed werk af te leveren. De vraag is dan ook of het verstandig is om van dienstverlener te wisselen als de samenwerking goed verloopt. Elke wisseling gaat immers gepaard met aanloopproblemen, met de kans op vertragingen als gevolg. Het duurt nu eenmaal even voordat verlader en dienstverlener optimaal op elkaar zijn ingespeeld.

Auteur Richard Groenendijk is general manager van AEB Nederland

Reageer op dit artikel