blog

Iedere seconde telt: evalueer workflowprocessen

Logistieke dienstverlening

Iedere seconde telt: evalueer workflowprocessen

Managers van distributiecentra worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen om kostenbesparingen te realiseren. Intermec liet onderzoeken waar de verborgen kosten zitten in dc’s en interviewde 250 supply chain managers in Europa. In vier expertartikelen brengt Bruce Stubbs de resultaten naar buiten. In deel 2: Iedere seconde telt.

Managers van distributiecentra worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen om kostenbesparingen te realiseren, wat betekent dat ze het zich niet kunnen veroorloven om niets te doen aan dergelijke niveaus van tijdverlies. Bedrijven moeten elke workflow regelmatig in detail evalueren om de minuten en seconden terug te winnen die ze nodig hebben om deze besparingen te realiseren. Ons onderzoek toont aan dat een evaluatie van hun technologie-infrastructuur het perfecte startpunt kan zijn om te beginnen met het vinden van besparingen.

Kostenbesparingen vinden

Het distributiecentrum staat dus steeds meer onder druk om de kosten te verminderen en de marges te verhogen. In de afgelopen zes maanden alleen al werden bijna acht op de tien (79 procent) managers belast met het vinden van kostenbesparingen in bestaande activiteiten.

In Duitsland is dit zelfs het geval bij 88 procent van de managers en in het Verenigd Koninkrijk bij 84 procent. In de VS en Frankrijk is dit cijfer iets lager: respectievelijk 76 procent en 72 procent.

Misschien niet verrassend – gezien het economische klimaat – is dat de hoeveelheid kostenbesparingen die managers moeten vinden, niet gering is. Managers werden belast met het vinden van gemiddeld 19 procent kostenbesparingen in bestaande activiteiten.

Geen evaluatie van de workflowprocessen

Van de managers die belast werden met het vinden van kosten- en tijdsbesparingen, kreeg bijna 85 procent de vraag om tussen de 10 procent en 30 procent kostenbesparingen te vinden. Bijna drie op de tien (28 procent) kreeg de vraag om 21 procent tot 30 procent kostenbesparingen te vinden.

Ondanks het feit dat de meerderheid van de managers belast werd met het vinden van kostenbesparingen, heeft bijna een op de drie (30 procent) geen evaluatie van de workflowprocessen uitgevoerd in hun distributiecentrum in het afgelopen jaar. Aangezien dit beschouwd wordt als de eerste stap om te bepalen op welke gebieden verbetering te realiseren is, kan dit cijfer zorgwekkend zijn voor veel bedrijfsleiders. Het onderzoek toont ook aan dat in de bedrijven die nog geen actie ondernomen hebben om de workflowproductiviteit te verbeteren, er een zekere mate van weerstand is tegen het idee van het uitvoeren van een volledige evaluatie.

Pas evalueren na klacht

Managers die in het afgelopen jaar geen evaluatie uitgevoerd hebben, zeggen dat voldoening aan regelgeving (28 procent) of slechte prestaties (27 procent) de meest waarschijnlijke aanleiding zouden zijn tot een evaluatie. Dit staat in tegenstelling tot de bedrijven die wel evaluaties uitgevoerd hebben: slechts 9 procent van de bedrijven haalt slechte prestaties aan als drijfveer.

Interessant is dat in een wereld waarin het moeilijk is om klanten te winnen en nóg moeilijker om klanten te binden, bijna één op de vijf bedrijven (16 procent) zegt dat het zijn workflowprocessen pas zal evalueren nadat een klacht van een klant ontvangen is.

Bedrijven die onlangs evaluaties uitgevoerd hebben, noemden voldoening aan regelgeving (26 procent), een intern programma voor verbetering (22 procent) en een verzoek van het topmanagement (23 procent) als hun belangrijkste drijfveren voor deze evaluaties.

In Duitsland is het veel waarschijnlijker dat een verzoek van het topmanagement aanleiding geeft tot evaluaties, vergeleken met andere drijfveren: 40 procent van de respondenten koos deze optie als antwoord op de vraag. Ter vergelijking: in de VS werd dit antwoord gekozen door slechts 16 procent van de respondenten en in Frankrijk en in het Verenigd Koninkrijk door 25 procent van de ondervraagden.

Na een evaluatie bepaalden managers dat het voorraadbeheer (53 procent), de order picking (47 procent) en de inslag/herbevoorrading/opslag (45 procent) de workflows waren die de meeste kansen boden om kostenbesparingen en/of efficiencywinst te realiseren. Dit varieert enigszins van land tot land.

Seconden terugwinnen

Op basis van workflowevaluaties en het feit dat managers belast werden met het vinden van tot wel 30 procent kostenbesparingen, zijn managers op zoek naar manieren om waar mogelijk enkele seconden terug te winnen. Bijna twee derde (60 procent) is het ermee eens dat ‘het boeken van luttele seconden tijdswinst in operationele workflows kansen biedt om grote tijds- en kostenbesparingen te realiseren’. Voorbeelden van hoe deze besparingen te realiseren zijn, zijn onder andere: het aantal stappen verminderen dat medewerkers moeten uitvoeren, investeren in apparaten om sneller etiketten te printen en sneller barcodes op etiketten te scannen, en voorkomen dat batterijen in het midden van een shift vervangen moeten worden.

In het Verenigd Koninkrijk zijn bijna vier op de vijf (78 procent) organisaties het eens met de uitspraak, tegenover 65 procent en 56 procent in respectievelijk de VS en Duitsland. In Frankrijk is eenzelfde percentage (34 procent) het eens en oneens met deze uitspraak.

3.000 uur per jaar verloren

Wat betreft het kwantificeren van het effect op de algehele efficiency van het niet benutten van de kansen om in onproductieve workflows luttele seconden tijdswinst te boeken, bleek uit het onderzoek dat in een distributiecentrum met minstens 50 medewerkers bijna 3.000 uur tijd per jaar verloren gaat.

Volgens bijna de helft (48 procent) van de respondenten zou in een werkshift van acht uur per medewerker tot wel 15 minuten onproductieve tijd teruggewonnen kunnen worden en volgens twee op de vijf (42 procent) tot wel een halfuur onproductieve tijd per medewerker. Interessant is dat een overweldigende 89 procent van de managers van mening is dat investeren in nieuwe technologie tijdsbesparingen mogelijk zou maken en de productiviteit van medewerkers zou verbeteren. Hierdoor zou het aantal verloren uren aanzienlijk verminderen.

Nieuwe technologie

De moeilijkheid om te bepalen op welke gebieden in het distributiecentrum de meeste efficiencyverbeteringen gerealiseerd zouden kunnen worden met een investering in technologie, lijkt een van de belangrijkste uitdagingen te zijn bij het investeren in nieuwe technologie. Bijna drie op de vier (72%) managers in het Verenigd Koninkrijk delen deze mening. Gemiddeld is bijna de helft (49%) van de respondenten in de VS en Europa deze mening toegedaan.

Een relatief eenvoudige evaluatie van de workflowprocessen kan managers helpen om deze gebieden te bepalen. Dit kan ervoor zorgen dat voor de juiste processen in technologie geïnvesteerd wordt om zo managers te helpen hun beoogde kostenbesparingen te realiseren en bedrijfsactiviteiten te verbeteren.

 

Lees ook deel 1 van deze serie: Verborgen kosten in het distributiecentrum

Reageer op dit artikel