blog

Hoe voorkom ik problemen tussen inkopers en vervoerders?

Logistieke dienstverlening

In tijden dat prijzen onder druk staan, wordt snel gekozen voor vervoer gebaseerd op de laagste kosten. Dit zorgt voor problemen tussen transportinkopers en vervoerders. Jacob Sinnema, director of operations van BravoSolution Benelux geeft hier belangrijke tips om problemen te voorkomen.

Een strategie alleen gericht op prijsverlaging schaadt de transportsector en garandeert een capaciteitstekort op de middellange termijn. Service levels worden niet nagekomen en contractvoorwaarden worden niet gerespecteerd. Als de economie aantrekt, blijkt vaak dat de benodigde capaciteit er niet is. Vervoerders zullen dan worden gedwongen om keuzes te maken en kiezen voor de opdrachten met de hoogste marge. In dit artikel wordt aangegeven op welke vlakken samenwerking tussen vervoerders en transportinkopers kan worden vormgegeven en hoe technologie dit proces kan versnellen en verbeteren.

   

De sleutel voor een succesvolle strategie ligt bij een gezamenlijke aanpak. Dit houdt in dat transportinkopers en vervoerders gezamenlijk gaan bouwen aan een zo efficiënt mogelijk netwerk waardoor middelen beter kunnen worden ingezet, er minder lege kilometers worden afgelegd, bespaard kan worden op brandstof en op wachttijden. Grondbeginsel is dat vervoerders hun volume- en ladingacceptaties nakomen en hun klantrelaties goed onderhouden, ook al kan op een incidentele lading misschien meer winst worden gemaakt.

  

Transportinkopers moeten relaties in stand houden en zich houden aan de contracten; ook wanneer door de dynamische markt de volumes eigenlijk naar beneden moeten worden bijgesteld. Dit vraagt echter van beide partijen aanpassingen om effectief en langdurig succesvol samen te kunnen werken. Welke stappen zijn noodzakelijk om dit traject vorm te geven?

 

1. Spreek dezelfde taal
Een goede samenwerking tussen vervoerders en transportinkopers begint met het spreken van dezelfde taal. Een vooraf duidelijke en gebruiksvriendelijke offerteaanvraag (Request For Proposal – RFP) zorgt ervoor dat partijen niet voor onplezierige verrassingen komen te staan of met onduidelijke verwachtingen worden geconfronteerd gedurende het traject. Een RFP vertegenwoordigt doorgaans een grote opdracht, vereist weinig contractuele aanpassingen, omdat ze stabiel en voorspelbaar is, en komt vaak van betrouwbare en serieuze partijen.

   

Vervoerders beschikken momenteel echter over minder middelen. Hierdoor krijgen RFP’s waarin de daadwerkelijke behoefte niet duidelijk is of die veel tijd in beslag nemen minder aandacht en een minder scherpe prijsstelling dan RFP’s die gebruikmaken van technologieën die zorgen dat offerteaanvragen helder, eenvoudig en snel te beantwoorden zijn. Door een gebruiksvriendelijke en duidelijke RFP zijn er direct al mogelijkheden om kosten te besparen.

 

2. Communiceer prioriteiten en vereisten
Naast een duidelijke RFP is het belangrijk dat prioriteiten en vereisten door beide partijen helder worden gecommuniceerd. Door zoveel mogelijk onzekerheden te elimineren worden risico’s op prijsschommelingen en niet-rendabele prijsstellingen vermeden. Het besef dat niet alle vervoerders bekend zijn met het proces van de opdrachtgever is hierin een belangrijk gegeven. Dit is vaak de reden waarom transportinkopers niet snel naar nieuwe vervoerders kijken. Vertrouwde vervoerders hebben uiteraard voordeel boven onbekende aanbieders, maar hoe beter transportinkopers de vervoerders hun eisen en prioriteiten kunnen laten begrijpen, hoe beter de vervoerder kan reageren op de RFP. Voor transportinkopers is het juist nu meer dan ooit belangrijk om te bepalen welke vervoerders risico lopen om failliet te gaan.

    

Het is voor transportinkopers dan ook onontbeerlijk om de risico’s die horen bij het organiseren van transport te begrijpen en te beheersen. Het stellen van minimale eisen aan bijvoorbeeld omzet en klantenkring is daar een eenvoudig voorbeeld van. Hierdoor kan een transportinkoper diversiteit in zijn vervoerdersbestand aanbrengen om daarmee het risico te spreiden en wordt voor nieuwe transporteurs de mogelijkheid geboden om ook in overweging te worden genomen. Een goed begrip van de prioriteiten en vereisten zorgt ervoor dat transportinkopers goede en passende dienstverlening wordt geboden. Om er zeker van te zijn dat vervoerders de prioriteiten en vereisten van de transportinkopers kennen, is het cruciaal dat zij toegang hebben tot noodzakelijke informatie zoals afmetingen, gewicht en traject op het detailniveau dat voor hen belangrijk is en op ieder gewenst moment.

   

Vervoerders geven bijna unaniem aan dat het erg moeilijk is om een goede en realistische kostenopgave te geven als het niet duidelijk is om welke volumes en trajecten het gaat. Voor vervoerders is een gezamenlijk platform, waarbij zij aan kunnen geven wat voor hen belangrijke criteria zijn of welke volumes noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de eerder afgegeven prijsstelling, belangrijk. Door telkens maar een deel van de informatie te delen met de vervoerders lopen transportinkopers het risico dat vervoerders geen goede prijsindicatie kunnen geven.

  

3. Technologie als hulpmiddel
Naast de prijsstelling en duidelijkheid omtrent vereisten en prioriteiten kan technologie een grote en belangrijke rol spelen in het inkoopproces. Het inkopen van transport is complex, met veel afhankelijkheden als het gaat om het soort transport, de goederen, de prijs en de trajecten. Er worden verschillende hulpmiddelen gebruikt, variërend van Excelsheets tot e-sourcing applicaties, maar daarmee is het in de meeste gevallen niet mogelijk om de verschillende voorstellen met elkaar te vergelijken. In veel bedrijfstakken wordt momenteel al gebruik gemaakt van software waarbij verschillende partijen in de productieketen samenwerken. Deze trend is momenteel ook gaande in de logistieke sector.

   

Met e-Tendering kunnen transportinkopers geheel elektronisch en online offertes aanvragen bij een onbeperkt aantal vervoerders. Alle relevante vragen worden meegenomen en vervoerders kunnen vervolgens de RFP’s die binnenkomen beoordelen. De verschillende voorstellen worden verzameld, geanalyseerd en beoordeeld op basis van verschillende scenario’s. Het voordeel van elektronisch aanbesteden is dat de doorlooptijd van het proces wordt verkort. Bovendien is het proces traceerbaar en strikt neutraal. Kennis en ervaringen worden opgeslagen voor toekomstige aanbestedingen.
  
Om op doordachte wijze voordelige contracten af te sluiten, is een goed evaluatieproces van de voorstellen onmisbaar. Of er nu keus is uit één of meerdere voorstellen, het is het evaluatieproces dat ervoor zorgt dat het contract waardevol wordt. Evaluatie is vaak een ingewikkeld proces dat goed  moet worden gestructureerd. Veel voorkomende problemen zijn dat het evaluatieproces teveel tijd en geld kost, dat er uiteindelijk verkeerde voorwaarden in de contracten worden opgenomen of dat de evaluatieprocessen niet inzichtelijk zijn. Het is dus belangrijk om het evaluatieproces middels duidelijk gespecificeerde criteria, die eventueel bekend worden gemaakt aan de aanbieders, vooraf goed in kaart te brengen om uiteindelijk de beste keuze te kunnen maken. Gebruik hiervoor een professioneel evaluatie- en beoordelingssysteem, zodat geen enkel aspect van de evaluatie wordt vergeten.
  
Conclusie
Een goede samenwerking tussen transportinkopers en vervoerders biedt voor beide partijen mogelijkheden voor kostenbesparing. Goede communicatie en inzicht in elkaars eisen en prioriteiten is daarbij cruciaal. Een belangrijke randvoorwaarde is verder een flexibel en uitgebreid platform om voorstellen te verzamelen en een sterke analytische mogelijkheid om een breed spectrum aan alternatieven en verschillende voorstellen te kunnen evalueren. Bij het verzamelen van voorstellen, moet net zoveel op kosten als op capaciteit gelet worden. Deze aanpak werkt zowel in marktomstandigheden waarin opdrachtgevers in het voordeel zijn, als in marktomstandigheden waarin vervoerders in het voordeel zijn, omdat de beste oplossing altijd wordt gevonden door het communiceren van behoeften en interesses voor gezamenlijk gewin. En gezamenlijk gewin is de beloning van een goede samenwerking.

Reageer op dit artikel