artikel

Transport tenders: verladers en logistiek dienstverleners leren elkaar beter kennen

Logistieke dienstverlening 773

Het aantal transport tenders neemt toe. Toch betekent dit niet dat elke ‘afspraak’ tussen vervoerders en logistiek dienstverlener enerzijds en verladers anderzijds succesvol is. Er is wel een voorzichtige trend zichtbaar waarbij LDV’ers en verladers meer naar elkaar toe bewegen bij het uitvoeren van de tender en de activiteiten die daaruit voortkomen.

Transport tenders: verladers en logistiek dienstverleners leren elkaar beter kennen

De focus van verladers voor het tenderen op basis van slechts de prijs neemt iets af. De reden daarvoor is niet alleen de kleinere transportcapaciteit in de markt – mede als gevolg van een beter draaiende economie – maar ook omdat analyses uitwijzen dat transporttenders op basis van meer wederzijds respect tot betere prestaties leiden. Of simpelweg gesteld een duurzamere relatie opleveren waarbij er meer ruimte is voor het samen kijken naar verbeterpotentieel.

Data-analyses

Zowel verladers als vervoerders en logistiek dienstverleners beschikken over steeds meer data. Dat zorgt primair voor meer mogelijkheden. Verladers die IT-systemen aan elkaar knopen en daarbij gebruik maken van control towers hebben de mogelijkheid om een goed beeld te creëren van het eigen transportlandschap en welke dienstverlener waarin goed is. Dat vergroot de benchmarkmogelijkheden. Dit soort verladers is in staat om kritischer vragen te stellen aan logistiek dienstverleners over de totstandkoming van een tendervoorstel. Hoe meer verladers zich verdiepen in de data en IT-mogelijkheden van tendering, des te meer zijn LDV’ers gedwongen om voorstellen te beargumenteren, op basis van data. Dienstverleners die hier ook daadwerkelijk toe in staat zijn, staan bovendien sterker, zeker naar verladers toe die oog hebben voor kwaliteit en een duurzame relatie. Immers, die data is de beste basis om met ketenpartners in gesprek te gaan.

Lees ook: Tenderen in zes stappen

Tenderplatforms

Bij het streven naar het verbeteren van de efficiëntie door middel van het delen van data gaat liftproducent JLG volgens logistiek manager Maarten Heylen steeds meer strategische partnerships aan met transporteurs. “Daarbij kijken we samen naar mogelijkheden om te optimaliseren en kosten te besparen. Data delen is daarbij essentieel.” JLG zet bij de selectie van logistieke partners steeds meer technologie in, waaronder tenderplatforms. “De centralisering – bij ons in de vorm van de ontwikkeling van een European Logistics control tower in Genk –, de digitalisering en de standaardisering zullen naar verwachting leiden tot winst. Bijvoorbeeld op het gebied van de beladingsgraad, het aantal lege kilometers, kostenreductie en transportoptimalisatie.”

Lees ook: Digitalisering blijft fors achter bij verladers

 

Data delen

De mogelijkheden om data en vervoersstromen te analyseren nemen in rap tempo toe. Het analyseren van meerdere vervoersstromen vereist wel dat partijen een deel van hun data durven delen. Dat geldt voor zowel verladers als vervoerders. Immers, is bekend welk soort lading in welke hoeveelheden op basis van welke kwaliteitseisen naar welke locatie moet, dan kunnen beide partijen inschatten tegen welke prijs ze dit kunnen doen. Onderdeel van de inschatting is vervolgens of er combinaties te maken zijn die leegrijden voorkomen dan wel de beladingsgraad net wat kunnen verhogen. Benchmarking en het gebruik van voorspellende analyses zijn in opkomst. Precies om deze reden nemen sommige tenderplatformen specifieke consultancybedrijven over die zijn gespecialiseerd in benchmarking en voorspellende analyses. 4PL ondernemingen kunnen deze rol eveneens op zich nemen.

 

 

 

 

 

Aspect duurzaamheid binnen transport tenders

Duurzaamheid neemt een steeds grotere rol in bij transport tenders. Dat doet het op twee manieren. Enerzijds omdat verladers en logistiek dienstverleners lijken te erkennen dat meer, nauwere en langere samenwerking leidt tot betere prestaties. Daarnaast is er een toenemende focus op het reduceren van emissies bij logistieke handelingen.

Kwaliteit boven prijs

Op logistiek gebied zou duurzaamheid niet per sé een doel op zich moeten zijn, maar meer het resultaat van een goede samenwerking tussen een verlader enerzijds en vervoerders en logistiek dienstverleners anderzijds. Hoewel een scherpe prijs nog steeds een grote rol speelt bij het binnenhalen van een transport tender, kijken zowel verlader als LDV’er wel meer naar hoe ze de klant van een verlader zoveel mogelijk kwaliteit kunnen bieden. Dat kan betekenen dat een verlader tenderparameters zo instelt dat kwaliteit belangrijker is dan prijs, zeker als een LDV’er kan aantonen waarom hij een bepaalde lane met behulp van een bepaald type transport beter kan uitvoeren dan een concurrent die puur op prijs stuurt. Vervolgens kunnen beide partijen dan om tafel gaan om te kijken waar eventueel nog winstpunten te behalen zijn, zoals op het vlak van beladingsgraad. Het delen van data is daarbij veelal essentieel. De keuze voor kwaliteit kan ook resulteren in lagere kosten, bijvoorbeeld als betere afleverprestaties leiden tot minder boetes door afnemers in de keten.

Lees ook: Maak van data delen een strategisch speerpunt

 

Emissievrij in tenders

Emissievrij beleveren is een streven van een groeiend aantal partijen in de keten, maar dit vergt investeringen. Als verlader eisen dat je vervoerder emissievrij transport uitvoert is één, dit ook daadwerkelijk realiseren is een tweede. Er zijn voorbeelden beschikbaar van toewerken naar emissievrij transport. De Gemeente Rotterdam eist voor het eerst emissievrij transport in zijn aanbestedingen. Bij twee recente tenders speelde emissie vrij transport een belangrijke rol in de gunningscriteria. Is zo’n eis haalbaar? En hoe leg je dit vast in een contract? Leverancier Magema en logistiek dienstverlener UTS Abbink geven aan hoe ze hiermee omgaan. Beide partijen hebben afgesproken om bij het realiseren van de eis in de transport tender te kiezen voor een ingroeimodel. Dit betekent dat aan het eind van het contract het transport volledig emissievrij dient te verlopen.

 

Lees ook: Hoe regel je de eis voor emissievrij transport in tender en contract

Managen van verwachtingen

Het managen van verwachtingen is vermoedelijk het belangrijkste aspect bij het succesvol laten verlopen van een transport tender. Gelukkig neemt de ervaring van bedrijven met tenderen toe. Dit voorkomt het vervallen in dezelfde fouten. Teveel verwachten van een tender is sowieso niet verstandig, meent Eric Oomen van Boostlogix, dat bedrijven adviseert en helpt met tenderprocessen: “Verladers overschatten het belang van tenderen. Dat komt omdat de verwachtingen te hoog zijn. Verladers verwachten kostenbesparingen én innovatieve oplossingen. Maar die zijn vaak niet haalbaar. De reden is dat er fouten worden gemaakt bij het opstellen van de tenders. Die zijn vaak te vastomlijnd. Ze worden zo opgesteld dat de logistiek dienstverlener geen oplossingen of innovatieve ideeën kan aanreiken.” Een eerste of tweede tender is daarnaast vaak een opmaat naar een beter inzicht in waard de kracht van de ketenpartner zit. Vervolgens is het belangrijk om in goed overleg en op basis van data uit te spreken in welke richting je als verlader wilt ontwikkelen en als LDV’er aan te geven in hoeverre je daaraan denkt te kunnen voldoen. Stel meetbare doelen.

Partnership bij tenderprocessen

Bij tenderprocessen is op het vlak van partnership nog ruimte voor verbetering. Daarmee sluit het aspect goed aan op het aspect ‘managen van verwachtingen’. In een rapport van ABN Amro schrijft de bank het volgende: ‘Logistiek dienstverleners (87%) vinden dat de meeste tenders een onvolledig beeld geven van de werkelijk te leveren dienst. In tenderprocessen zijn gegevens over volumes en zendingen nog te vaak gebaseerd op voorgaande jaren, terwijl de komende jaren die situatie geheel anders kan zijn. Zeker met de huidige fluctuerende marktomstandigheden zijn cijfers uit het verleden dus minder betrouwbaar voor de nabije toekomst. Doordat dit geldt voor cruciale informatie tijdens de tenderprocedure, kan onvoldoende ingespeeld worden op de werkelijke behoefte. Van de verladers geeft één op de vier aan het moeilijk te vinden een goed tenderdocument op te stellen. Eens te meer een reden voor logistiek dienstverleners hen hiermee te helpen. Een teken van kracht!’

Download hier het rapport van ABN Amro: Logistieke waarde creëer je samen

 

Zelf tenderen of uitbesteden?

Verladers die oog hebben voor logistieke kwaliteit zullen willen sturen op data. Dit betekent bij transport tenders dat de verlader dient te investeren in een transport management applicatie en vermoedelijk ook in een tenderplatform. Die systemen zijn breed voorhanden, maar kosten geld. De vraag is daarmee gerechtigd of je als verlader een transport tender zelf wilt opzetten en managen of dit proces liever uitbesteedt aan een externe partij. Voor beide valt iets te zeggen, al lijkt de trend toe te gaan naar het steeds meer in eigen hand nemen van transport tenders. Dat deed Heylen bij JLG in elk geval. Hij noemt twee belangrijke argumenten voor de implementatie van een tenderplatform. JLG wil ten eerste de grip op het uitbesteden van transport vergroten en ten tweede meer handelingen horend bij het tenderproces automatiseren. “Daarnaast leek het project ons een kans om in contact te komen met nog onbekende carriers én gebruik te maken van de binnen het platform aanwezige analysetools. Bijvoorbeeld een analyse van de bestaande markttarieven in vergelijking met de tarieven zoals we ze via de tender hebben ontvangen.”

 

Belangrijke eigenschappen transport tenders

Een goed partnerschap is belangrijk. Laat logistiek dienstverleners werken op de wijze waarin ze het sterkst zijn. Neem als verlader het aspect prijs mee, maar maak het niet té bepalend.
1. Goede analyse
Beide partijen dienen een goede analyse van de eigen data te maken. Gaat het om het uitbesteden van transport, dan moet de verlader eerst zelf onderzoeken om welke transporten naar welke regio’s het gaat. Hij moet zelf vaststellen wat de voorwaarden en de tariefstructuren zijn die hij voor die transporten wil hanteren. Daarvoor heeft de verlader data nodig uit zijn eigen IT-systemen zoals volumes, producten en afleveradressen. Hij zal die data moeten consolideren en analyseren om een beeld van de huidige situatie te schetsen. Pas daarna kan hij een tender opstellen en de daarin op te nemen specificaties uitwerken. Alleen wie een goed beeld heeft van zijn eigen transport, kan in onderhandelingen met logistiek dienstverleners het gewenste resultaat halen. En hoe grondiger de data-analyse, des te beter het resultaat.
2. Marktverkenning
Kijk als verlader goed welke LDV’er je aanschrijft. Neem daarbij mee welke logistiek dienstverlener goed bij jou als verlader past. Een goede marktverkenning vooraf is wenselijk. Lukraak tenderen is zonde van de tijd en slecht voor je naam. De slimmere bedrijven hebben al snel door wanneer het een benchmark betreft of een echte tender.
3. Schakel voorkennis uit
Vraagt een verlader je als LDV’er om een tarief, verwerkt dan beter niet kennis en ervaring van de markt in dat tarief. Doe je dat wel, dan is de kans groot dat je als LDV’er een hoger tarief doorgeeft. Bij een kale prijsindicatie is het beter om een ‘koud’ tarief door te geven, omdat dat de eerste indruk geeft en er een goede kans is dat de verlader daar als eerste op selecteert. Bij de aspecten expertise en extra diensten kun je als logistiek dienstverlener uiteraard wel aangeven waar je toe in staat bent en een kanttekening plaatsen dat de verlader doet beseffen wat kwaliteit en expertise hem kan brengen.
4. Blink uit
Hoewel je qua tarieven direct marktconform moet zijn, is het als LDV’er wel raadzaam je specialiteiten te tonen. Het verwerken van innovatieve ideeën, oplossingen als ICT, performancemetingen en proactieve handelen in de tender is zeer verstandig. Daarmee kun je je onderscheiden. Tijdig antwoorden is essentieel. Tenders komen vaak op het laatste moment binnen. Daarmee loop je als logistiek dienstverlener de kans dat de verlader al een goede indruk heeft van tenders die eerder zijn binnengekomen. Krijg je bij een tender de kans om je bedrijf te presenteren, doe dat! Wil je meedoen aan een tender, neem er dan de tijd voor. Zorg dat alles er goed uitziet en zorg dat je er uit springt.
5. Investeer in kennis
Grote bedrijven hebben vaak een tenderteam dat snel kan reageren. Wanneer dit (financieel) niet mogelijk is, is het raadzaam om expertise in te huren. Tenders op eigen houtje invullen (60 tot 70 procent van de dienstverleners doet dat) kan, maar komt de kwaliteit vaak niet ten goede. Bovendien is er de kans dat de tender wordt afgeraffeld of simpelweg wordt vergeten door andere werkzaamheden.

 

Reageer op dit artikel