artikel

Tenderen: 7 tips voor verladers en logistiek dienstverleners

Logistieke dienstverlening Premium 1443

Tenderen: 7 tips voor verladers en logistiek dienstverleners

De spelregels voor het tenderen zijn veranderd. De tijd van lukraak prijsopgaven sturen is voorbij. Wie tenders wil binnenslepen moet slimmer zijn. 7 tips voor een goede tender én hoe je deze binnensleept.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Deze ‘open deur’ geldt absoluut voor verladers die tenders uitzetten. Zeker nu. De tijd van het blind tien tenders sturen naar tien bedrijven is voorbij. Verladers die succesvol willen zijn, moeten de tender slim insteken. Logistiek dienstverleners reageren niet meer op iedere tenderprocedure die binnenkomt. De reden is de aantrekkende economie en het toenemen van volumes. Er is genoeg werk, en logistiek dienstverleners doen niet meer mee aan prijzenslagen. Ze kunnen selectiever zijn én zijn dat ook. Niet overtuigd? De kans op respons ligt momenteel rond de 40 procent, stelt Eric Oomen van Boostlogix. Dat bedrijf adviseert en helpt bedrijven onder meer met tenderprocessen. Enkele jaren terug was dat nog bijna 100 procent. Invullen van tenders kost veel tijd. Tijd die er niet is, want veel bedrijven lopen over van het werk.

Partnerschap

Verladers die succes willen hebben, moeten meer bieden dan een prijsopvraag. Ze moeten een partner willen worden van de ldv’er, zodat het netwerk van de transporteur wordt vergroot, stelt Oomen. Partnerschap is precies waar KLM sinds kort op mikt. De inkoopfilosofie van KLM was voorheen: tenderen en kosten drukken. “Dit heeft steeds minder effect, doordat de inflatie de prijs vervolgens weer omhoog stuwt. We zullen elkaar hierbij moeten helpen. We willen strategische partnerships aangaan met enkele geselecteerde partijen, die we meer opdrachten gunnen”, aldus Michel Hilgersom, director inkoop van inflight services bij KLM tegenover het medium Inkoperscafé.

“Schrijf de ldv’er aan op zijn werkzaamheden en expertise. Maak duidelijk dat je onderdeel wilt worden van zijn oplossingen en wat het oplevert”, adviseert Oomen. Zo maar tien tenders naar tien verschillende partijen sturen is echt voorbij. Je moet je dus vooraf goed oriënteren over wie wat kan”, aldus Oomen. Verladers overschatten het belang van tenderen. Dat komt omdat de verwachtingen te hoog zijn. Verladers verwachten kostenbesparingen én innovatieve oplossingen. Maar die zijn vaak niet haalbaar. De reden is dat er fouten worden gemaakt bij het opstellen van de tenders. Die zijn vaak te vastomlijnd. Ze worden zo opgesteld dat de logistiek dienstverlener geen oplossingen of innovatieve ideeën kan aanreiken.

 

 

Lees ook
Tenderen in zes stappen: zorgvuldige data-analyse

 

 

Veel tenders zijn invuloefeningen met tarieven. “Dan wordt het prijs vergelijken en bied je de potentiële opdrachtnemers niet de ruimte om hun innovatieve mogelijkheden aan te bieden.” Door de tender niet juist op te stellen en teveel op prijs te focussen, mist de verlader niet alleen zijn doel, namelijk kosten besparen door innovatieve logistieke oplossingen binnen te halen, maar ook zijn geloofwaardigheid. Kostenverlaging is allang niet meer het enige doel. De kwaliteit van de verleende diensten en ook de interne processen spelen een steeds belangrijkere rol.

Zo haal je tenders binnen

1 PartnerschapSpeel in op de oplossingen van de logistiek dienstverlener. Laat hem vrij in het bieden van die oplossingen. Pin je niet teveel vast op prijs, maar laat zien dat partnerschap belangrijk is.

2 Goede analyse

Maak vooraf een goede analyse van je eigen data. Als het gaat om het uitbesteden van transport moet de verlader eerst zelf onderzoeken om welke transporten naar welke regio’s het gaat. Hij moet zelf vaststellen wat de voorwaarden en de tariefstructuren zijn die hij voor die transporten wil hanteren. Daarvoor heeft de verlader data nodig uit zijn eigen IT-systemen zoals volumes, producten en afleveradressen. Hij zal die data moeten consolideren en analyseren om een beeld van de huidige situatie te schetsen. Pas daarna kan hij een tender opstellen en de daarin op te nemen specificaties uitwerken. Alleen wie een goed beeld heeft van zijn eigen transport, kan in onderhandelingen met logistiek dienstverleners het gewenste resultaat halen. En hoe grondiger de data-analyse, des te beter het resultaat.

3 Marktverkenning

Kijk goed welke ldv’er je aanschrijft. Maar kijk vooral welke logistiek dienstverlener goed bij je past. Een goede marktverkenning vooraf is wenselijk. Lukraak tenderen is zonde van de tijd en slecht voor je naam. De slimmere bedrijven hebben al snel door wanneer het een benchmark betreft of een echte tender.

4 Onderscheid benchmark van tender?

Het binnenhalen van tenders door logistiek dienstverleners vraagt om andere, specifieke competenties. Kritisch kijken is het devies. Zeker in deze drukke tijden is het slim om goed te beoordelen wat de tender is: zoeken ze echt een nieuwe logistiek dienstverlener of betreft het een benchmark. Let bijvoorbeeld op extra voorwaarden, eisen, specialisaties. Hangen dit soort zaken er een beetje bij, dan betreft het vaak een benchmark. Dergelijke afwegingen vergen kennis van zaken. Heb je die kennis niet in huis, huur die dan die in. “Het gevaar is namelijk dat goede tenders aan de kant worden geschoven. Nu kunnen veel bedrijven zich dat permitteren, maar bedenk wel dat wanneer je niet antwoordt, je de volgende keer niet meer wordt gevraagd.

De kans op respons ligt momenteel rond de 40 procent

5 Schakel voorkennis uit

Klinkt misschien raar, maar kennis wordt afgestraft. Verwerk nooit je kennis en ervaring van de markt in de tariefopgaven. Dat zorgt namelijk voor een hoger tarief dan je collega dienstverleners die geen kennis van de stromen hebben. Het is beter om koude tarieven op te geven, omdat dat de eerste indruk geeft en daar als eerste op wordt geselecteerd. Daarna wordt er pas gekeken naar expertise en extra diensten van de logistieke dienstverlener.

6 Blink uit

Hoewel je qua tarieven direct marktconform moet zijn, is het wel raadzaam je specialiteiten te tonen. Wanneer je als ldv’er de tender beantwoordt, is het slim om je innovatieve ideeën, oplossingen als ICT, performancemetingen en proactieve handelen te verwerken in de tender. Je moet je immers onderscheiden. Tijdig antwoorden is daarbij essentieel. Dat is een voorwaarde die nogal eens wordt onderschat. Tenders komen vaak op het laatste moment binnen. Niet slim, want de verlader heeft dan al vaak een goede indruk van tenders die eerder binnen waren. Als je bij de tender ook de gelegenheid krijgt om je bedrijf te presenteren, doe dat dan ook. En goed! De eerste indruk is ook hier erg belangrijk. Wil je meedoen aan een tender, neem er dan de tijd voor. Zorg dat alles er goed uitziet en onderscheid je bedrijf!

7 Investeer in kennis

Te happig zijn bestaat niet, want grote spelers hebben een tenderteam dat juist snel kan reageren. Wanneer dit (financieel) niet mogelijk is, is het raadzaam expertise in te huren. Tenders op eigen houtje invullen (60 tot 70 procent van de dienstverleners doet dat) kan, maar komt de kwaliteit vaak niet ten goede. Bovendien is er de kans dat de tender wordt afgeraffeld of simpelweg wordt vergeten door andere werkzaamheden.

 

 

 

 

Reageer op dit artikel