artikel

Onboarding: de sleutel tot een succesvol EDI-project

Ketensamenwerking 307

Onboarding: de sleutel tot een succesvol EDI-project

Het onboarden van zakelijke partners is een cruciale, zo niet dé meest cruciale, stap van elk EDI-project. Een technisch perfecte EDI-oplossing is niets waard als uw zakelijke partners niet zijn verbonden en als u niet op een efficiënte manier berichten kunt uitwisselen. In dit artikel, geschreven door Karolina Piotrzkowska, bespreken we de belangrijkste aspecten van dit complexe proces die de slaagkansen van uw EDI-project aanzienlijk kunnen doen stijgen.

De twee meest gebruikte onboarding-strategieën zijn enerzijds een gefaseerde benadering en anderzijds een bigbang-benadering. De gekozen aanpak heeft een grote impact op het volledige onboarding-proces:

  • Een big bang-aanpak (alle soorten berichten en alle partners gaan tegelijkertijd live) moet zorgvuldig worden voorbereid om vertragingen en overschrijdingen van het budget te voorkomen.
  • Een gefaseerde aanpak vraagt meer tijd, maar garandeert dan weer meer controle over het proces en een grotere flexibiliteit en capaciteit om aanpassingen door te voeren naarmate het project vordert.

Na elke fase kunt u bepaalde wijzigingen uitvoeren en zo de uitvoering van de volgende fases optimaliseren. Om te beslissen welke partners op welk moment worden toegevoegd, kunt u ze onderverdelen op basis van criteria, zoals geografische reikwijdte, volume en zakelijke prioriteiten. U kunt ook kiezen voor een combinatie van verschillende criteria. Alles hangt af van uw specifieke situatie.

Verdeling van verantwoordelijkheden

Het is belangrijk dat u duidelijk afspreekt met uw EDI-provider wie verantwoordelijk is voor welke projectactie. De verantwoordelijkheden kunnen verdeeld worden volgens een division-model of volgens een outsourcing-model. Bij het division-model beheert u de zakelijke kant van het proces (voorstellen van het project en de EDI-provider aan de partners, opmaak van de planning en deadlines, verzamelen en controleren van contactgegevens). De EDI-provider neemt de technische kant op zich, zal technische gegevens verzamelen en zal de EDI-communicatie configureren.

 

Lees ook
API versus EDI – moet het snel of veilig?

 

Het division-model bouwt voort op de bestaande relatie tussen u en uw partners waardoor u kunt rekenen op een uiterst efficiënt onboarding-proces. Bij het outsourcing-model besteedt u het volledige onboarding-proces uit aan uw EDI-provider. Alle communicatie wordt verzorgd door de provider. Het voordeel van deze aanpak is dat u geen resources moet aanspreken voor het beheer van uw EDI-project. Het nadeel is dat uw partners wantrouwend kunnen zijn ten opzichte van de onbekende EDI-provider en minder geneigd om mee te werken en u de nodige informatie te bezorgen. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om bepaalde aspecten van het proces wel mee te beheren.

Onboarding-aanpak

De juiste onboarding-aanpak is afhankelijk van uw doelen, uw prioriteiten en de relatie met uw partners in functie van dit specifieke project. U kunt kiezen voor een agressieve of een zachte aanpak. Bij de agressieve aanpak bepaalt u een deadline voor het onboarden van targetpartners. Deze deadline is definitief en kan niet meer veranderd worden. U biedt uw partners dus ook geen alternatief aan. Na de gekozen datum zal de oude manier van berichtuitwisseling niet meer mogelijk zijn en kan er enkel gecommuniceerd worden via EDI. Natuurlijk is deze aanpak niet altijd haalbaar. Uw keuze zal sterk afhankelijk zijn van uw relatie met uw zakenpartners.

Uw keuze zal sterk afhankelijk zijn van uw relatie met uw zakenpartners

U kunt deze aanpak iets verzachten voor uw partners door hen de mogelijkheid te bieden om de EDI-oplossing te gebruiken via een webapplicatie indien ze nog niet klaar zijn voor een volledige integratie op de uiterste datum. Hierdoor krijgen uw partners de tijd om interne veranderingen door te voeren die nodig zijn voor de EDI-integratie, maar kunt u ondertussen al communiceren via web-EDI. De webapplicatie dient dus als reserveplan in deze aanpak.

De zachte aanpak veronderstelt dat uw partners positief staan tegenover het project en omvat geen sancties voor de partners die niet op tijd onboarden. Uw partners hebben de mogelijkheid om hun onboarding-planning te verschuiven of te kiezen voor andere uitwisselingsmethoden. Uiteraard heeft deze aanpak een lager onboarding-percentage dan de agressieve aanpak. Een combinatie van beide methodes, waarbij u per partner kiest welke aanpak het meest geschikt is, is ook mogelijk.

Onboarding belangrijk bij kiezen EDI-provider

Het is belangrijk dat u een EDI-oplossing kiest die is aangepast aan de technologische maturiteit van uw partners. Uw grote partners, die veel berichten uitwisselen, hebben waarschijnlijk voldoende middelen om te kiezen voor een volledige integratie. Kleinere partners, die weinig berichten uitwisselen of weinig technologische maturiteit hebben, zullen minder geneigd zijn om de stap te zetten indien ze enkel kunnen kiezen voor een volledige integratie. In dat geval kan het nuttig zijn om een online EDI-portaal aan te bieden, een web-based applicatie die bedrijven kunnen gebruiken via hun internetbrowser en waarbij geen configuratie van een communicatiekanaal nodig is, noch de integratie met een ERP-systeem.

Daarnaast kan een self-onboardingportaal handig zijn als u een groot aantal partners moet onboarden. Zoals de naam al doet uitschijnen, houdt dit in dat partners die willen gebruikmaken van EDI zichzelf kunnen onboarden, zonder dat daarvoor een helpdesk moet ingeschakeld worden. Voor EDI-projecten waarbij u erg veel partners moet onboarden, kan dit soort portaal heel veel tijd besparen.

In alle talen

Een andere belangrijke factor bij het kiezen van een EDI-provider is de beschikbaarheid van de onboarding service in alle talen die binnen de reikwijdte van het project vallen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij internationale projecten met partners die liefst communiceren en documenten ontvangen in hun lokale taal. De mogelijkheid om te communiceren met partners in de taal die zij verkiezen versterkt aanzienlijk hun vertrouwen in de EDI-provider en vermindert bovenal het risico op misverstanden en fouten.

Als uw project de landsgrenzen overschrijdt, raden we dan ook aan om een EDI-provider te kiezen met veel ervaring met het onboarden van internationale partners. Daarbij zal u dankzij een EDI-provider met een groot bestaand EDI-netwerk veel kunnen besparen op uw project. Indien sommige van uw partners al gebruikmaken van de gekozen EDI-oplossing zal het onboarden namelijk veel sneller en goedkoper verlopen. Zo vergroot u aanzienlijk de slaagkansen van uw EDI-project en maakt u het hele proces zo aangenaam en eenvoudig mogelijk voor uw zakenpartners.

Auteur Karolina Piotrzkowska is een Business Solution Manager bij Comarch.

Dit artikel is gesponsord door Comarch

 

Reageer op dit artikel