blog

UMC’s benchmarken data en realiseren betere planning

Home

Benchmarking OK bestaat alweer tien jaar, het is een samenwerkingsverband tussen de operatiekamercomplexen (OK’s) van de acht universitaire medische centra (UMC’s) in Nederland. Doel van de UMC’s is om te leren van elkaar, in het bijzonder op het gebied van de bedrijfsvoering van OK’s. De eerste positieve resultaten zijn inmiddels bekend.

UMC’s benchmarken data en realiseren betere planning

Startpunt van de samenwerking is het onderling vergelijken van kwantitatieve prestaties. Vervolgens worden in bijeenkomsten met elkaar de verhalen achter de cijfers gedeeld, waarbij geleerd wordt van de processen en werkwijzen achter de verschillende prestaties. Een succesfactor is dat de nadruk altijd op de verhalen achter de verschillen ligt, niet op het maken van een ranglijst.

Benchmarkdatabase omvangrijk

Om geen appels met peren te vergelijken, is in het begin de nodige aandacht besteed aan de ontwikkeling van het model ‘Tijdregistratie OK’. Hierin zijn eenduidige definities van alle relevante registratiemomenten in het OK-proces vastgelegd. Sinds 2005 worden data uit de verschillende operatieregistratiesystemen van de acht UMC’s ieder kwartaal opgeslagen in een gezamenlijke database. Het model ‘Tijdregistratie OK’ en de daarop gebaseerde prestatie-indicatoren zijn eenduidig, compleet, relatief eenvoudig en voor iedereen die op een OK werkt herkenbaar.

De benchmarkdatabase is omvangrijk en bevat inmiddels meer dan een miljoen datarecords, om heel precies te zijn: 1.340.988 OK-zittingen uitgevoerd op 397.026 OK-dagen. De prestatie-indicatoren (per OK-dag gemeten) maken inzichtelijk hoe de uitgedeelde OK-tijd wordt benut. De figuur hieronder toont de samenhang tussen de indicatoren.

Een OK-dag wordt onder andere geëvalueerd met de ‘netto benutting’: het percentage van de bedrijfstijd dat een patiënt aanwezig is op OK. De onbenutte OK-tijd wordt vervolgens verklaard door ‘late start’, ‘wisseltijd’ en ‘vroeg einde leegstand’. De uitloop is niet meegenomen in de benutting. De indicatoren ‘vroege start’, ‘planningsafwijking’en ‘aantal zittingen gedurende de avond, nacht en het weekend’ zijn niet weergegeven in de figuur.

 

Figuur: Samenhang tussen prestatie-indicatoren Benchmarking OK UMC’s

Starttijden verbeteren

Leermogelijkheden komen vooral naar voren uit de prestatie-indicatoren die de onbenutte

OK-tijd verklaren. Bijvoorbeeld de verschillen in ‘late start’, een indicator om de aanvang van de OK-dag te beoordelen. De ‘late start’ is de tijd tussen de officiële start van de bedrijfstijd op een OK (doorgaans 8:00 uur) en de aankomst van de eerste patiënt op die OK. Te laat starten bleek in de UMC’s regelmatig voor te komen. Op totaalniveau start gemiddeld 43% van de operaties die als eerste op het programma staan minimaal 5 minuten en gemiddeld 24 minuten te laat.

Een statistische analyse naar de verschillen tussen de UMC’s in de duur van late start en de frequentie uitgedrukt in aantal per OK-dag, aangevuld met een studiemiddag over dit onderwerp, heeft verschillende verbeterstrategieën opgeleverd om late start te reduceren. Bijvoorbeeld de afspraak met de Intensive Care (IC) dat de OK een gegarandeerde IC-plek postoperatief kan invullen én de mogelijkheid om tijdelijk een ‘overbed’ op de IC te creëren. De OK hoeft dan niet altijd meer te wachten met opstarten van het programma totdat een IC-bed is vrijgegeven. Ook het anders inrichten van de taken in het proces heeft bijgedragen aan het verbeteren van het ‘op tijd starten’: niet de anesthesiemedewerker maar de operatieassistent werd verantwoordelijk gemaakt voor het halen van de patiënt van de holding naar de OK. Zo werd het voor de anesthesiemedewerker mogelijk om op de OK te blijven om de OK gebruiksklaar te maken. Het dagelijks letterlijk tonen van starttijden per OK op een centraal punt op het OK-complex zelf, bleek ook een goede strategie om het op tijd starten te verbeteren.

Het verlagen van het aantal en de duur van late starts op de OK had een direct positief effect op de benutting van de beschikbare (schaarse) OK-tijd in UMC’s. Daarnaast heeft een tijdige start een positief psychologisch effect op zowel patiënten als het OK-team en het verloop van de rest van de OK-dag.

Reëel plannen

Waar eveneens veel aandacht voor is binnen het Benchmarking OK netwerk is het onderwerp OK-planning. Optimaliseren van het gebruik van OK-tijd door het reduceren van de planningsafwijking (= het verschil tussen de geplande en gerealiseerde OK-zittingsduur) kan leiden tot minder afgezegde operaties, minder uitloop en minder onverwachte leegstand aan het einde van de dag. De UMC’s leren van elkaars planningsmethodieken en de verschillende spelregels die zijn afgesproken met de snijdend specialisten. Een goed voorbeeld is het verplicht plannen met een historische tijd per snijdend specialist, die na tien ingrepen opnieuw wordt berekend. met dit soort specifieke planningsmethoden te leren. Ook het reëel inplannen van anesthesietijd (in- en uitleidingstijd) als onderdeel van de zittingstijd, blijkt van groot belang om de voorspelbaarheid van een reële zittingsduur toe te laten nemen. Uit onze OK benchmarkdatabase wordt duidelijk dat 20% of meer van de totale zittingstijd bestaat uit anesthesietijd. Het structureel niet inplannen van deze tijd (of alleen werken met een standaard geplande tijd van 20 minuten) leidt tot onverwachte uitloop. Daarom is één van de UMC’s gestart met het inplannen van anesthesietijd gebaseerd op de historische tijd per anesthesioloog en per anesthesietechniek. De eerste resultaten hiervan zijn positief en hebben geleid tot minder planningsafwijking. Deze nieuwe planningsmethodiek geniet veel aandacht van de andere UMC’s.

Zelfstandigheid is succesfactor

Inzicht krijgen in elkaars prestaties en in de verhalen achter de prestatieverschillen, draagt bij aan organisatieleren en kan helpen om tot procesverbeteringen te komen. Eén van de succesfactoren van dit benchmarkproject is ons inziens de keuze voor het zelfstandig opzetten van een eigen benchmark voor de OK’s van de UMC’s, zonder een extern bureau. Belangrijk argument hiervoor was dat een kleine groep deelnemers gemakkelijker een vertrouwde situatie oplevert waarin open over uitkomsten, sterke maar ook zwakke punten gesproken kan worden. Het investeren in de relatie tussen de deelnemers is en blijft hierbij cruciaal.

Dag van de Zorglogistiek

Auteur Lizette Berkx is een van de sprekers op de Dag van Zorglogistiek op 16 december. Andere sprekers op deze dag zijn Jan Scheffer, Pieter Vlot, Jan Vissers en Aad Koster. Het gehele programma op de Dag van de Zorglogistiek.

Reageer op dit artikel