artikel

NedTrain: succesvolle ERP-implementatie

Home Premium

NedTrain: succesvolle ERP-implementatie

Een verhuizing is in vele opzichten een goede mogelijkheid om schoon schip te maken; niet alleen om op te ruimen, maar ook om nieuwe gewoontes te introduceren. Voor het onderhoud aan de hoge snelheidstreinen opende NedTrain een aantal jaar geleden een nieuwe vestiging in Watergraafsmeer. Deze nieuwe vestiging, een nieuwe trein met een eigen onderhoudsconcept, nieuwe medewerkers en een oud ERP-pakket Triton met veel maatwerk en complicaties, waren voor NedTrain aanleiding om Triton in de hele organisatie te vervangen door SAP (en Maximo). Dit artikel gaat in op de succesvolle ERP-implementatie in de service logistiek en de keuzes die NedTrain maakte.


– tekst van Gordian –

Veel ERP-pakketten, waaronder SAP, vinden hun oorsprong in een financiële of zuivere, discrete productieomgeving. De afbeelding van servicelogistieke processen in een dergelijk ERP-pakket sluit vaak niet (helemaal) aan op de bedrijfsspecifieke praktijk. De voornaamste voorbeelden zijn het onderhoudsproces, de onderhoudsplanning en de planning van de voorraad reservedelen. Op deze gebieden schiet een traditioneel ERP-pakket vaak functioneel tekort. Het stochastische karakter van onderhoudsomgevingen botst met het overwegend deterministische karakter van productieomgevingen. Om deze tekortkomingen op te vangen heeft een onderhoudsbedrijf in ieder geval twee opties:

  1. Een apart softwarepakket aanschaffen voor aanvullende -specifieke- functionaliteit.
  2. Oplossen met (veelal) maatwerk in het ERP-pakket.

NedTrain koos voor het eerste. Daar waar de kernprocessen bijzonder zijn moet de dekkingsgraad met de ICT hoog zijn. Dat leidde tot de keuze van Maximo voor het onderhoudsmanagement proces en SAP voor de ondersteunende processen.

“ICT waar nodig en zonder waar mogelijk”

Joost Florie is manager supply chain control bij NedTrain en was vanuit de bedrijfsvoering verantwoordelijk voor het invoeren van SAP bij NedTrain. Zijn motto: “ICT waar nodig en zonder waar mogelijk”. “SAP-consultants zijn goed in het zeggen dat met en in SAP alles kan”, geeft Joost aan, “het gevaar is dan dat bestaande problemen in het proces ofwel worden gecamoufleerd met standaard SAP ofwel worden opgelost met dure maatwerk aanpassingen in SAP, in plaats van met procesaanpassingen”. Joost volgde het PBOI-model[1], dat voorschrijft dat de processen de randvoorwaarden voor de informatievoorziening bepalen, en niet andersom.

Daarom besloot NedTrain om kernprocessen als het ontwerpen en onderhouden van onderhoudsconcepten, de onderhoudsplanning en de voorraadplanning van reservedelen niet in SAP onder te brengen. “SAP richt zich van oorsprong op processen in financiële en productieomgevingen en dekt daarmee onvoldoende de specifieke service logistieke karakteristieken van NedTrain af”, aldus Joost.

Zo koos NedTrain eerder al om de onderhoudsconcepten en onderhoudsplanning van de treinen in Maximo onder te brengen.

Voor de voorraadplanning van de reservedelen gebruikt NedTrain het softwarepakket Xelus Parts. Xelus Parts richt zich specifiek op de karakteristieken van voorraadplanning in service logistieke omgevingen: repairables, voorraadmodellen voor slow movers en de mogelijkheid om de voorraden te plannen over de hele supply chain heen. De basisversie van SAP ondersteunt deze besturende processen onvoldoende. In figuur 1 is de samenhang tussen de verschillende IT-systemen te vinden.

 

Figuur 1. De samenhang tussen de verschillende IT-systemen ter ondersteuning van de service logistieke processen.

“Simpel, standaard en snel”

NedTrain realiseerde de implementatie binnen het vooraf gestelde budget en doorlooptijd. Zij koos voor de scrum implementatiemethode in plaats van de traditionele watervalmethodiek. De watervalmethode houdt in dat de functionaliteit eerst helemaal wordt beschreven in een blauwdruk, voordat de implementatie daadwerkelijk start. Joost legt uit waarom een dergelijke methode risicovol is. Hij legt de parallel met voorraadbeheer in supply chains: “Eerst alles bedenken houdt in dat je een werkvoorraad van ideeën aanhoudt. Die ideeën worden parallel bijgeschaafd en geïmplementeerd en het is dan maar de vraag of de (gewijzigde) ideeën uiteindelijk goed op elkaar aansluiten.”.

NedTrain koos voor de scrummethode en splitste het hele implementatieproject op in kleine brokken, waarvoor sequentieel in korte tijdsperiodes ideeën werden uitgedacht, uitgewerkt en getoetst door verschillende projectteams. Het credo van de projectteams was “3S”:

  1. Simpel: simpel proces met simpele besturing, geen stappen die geen waarde toevoegen.
  2. Standaard: SAP (geen maatwerk).
  3. Snel: snel beschikbaar voor de business.

“Voortgang zichtbaar op een scrumbord”

De projectteams maakten relatief snel een initieel ontwerp, dat minimaal 80% van de functionele wensen afdekt. Daarna verbeterden en implementeerden ze dit ontwerp in “sprintjes” van twee weken. Dagelijks kwamen de projectteamleden bij elkaar om de voortgang te bespreken voor het scrumbord. De drie standaard vragen waren:

  • “wat heb je gisteren opgeleverd?”
  • “wat ga je vandaag opleveren?”
  • “welke blokkades ondervind je om op te leveren?”

Zo werd het offerteproces in een sprint van twee weken gemodelleerd, inclusief dataconversie, werkinstructie en benodigde opleiding en rapportages. Aan het einde van die sprint werd de oplossing aan het complete projectteam getoond en belangrijke keuzes door de lijnorganisatie geverifieerd.

De voortgang van het project werd gevisualiseerd op een bord, zie ook figuur 2.



Figuur 2. De voortgang van het project wordt visueel weergegeven op een bord dat voor alle projectteamleden zichtbaar is.

“Neem zelf de verantwoordelijkheid”

Joost had ervaring opgedaan in een eerder  ICT-implementatieproject bij NedTrain volgens de watervalmethodiek. Daarin werd de verantwoordelijkheid voor de implementatie bijna volledig uitbesteed aan een derde partij, die zelf veel projectteamleden inbracht in het implementatietraject. Deze ervaring kwam hem goed van pas in dit implementatietraject.

Hieronder volgen de bepalende factoren voor succes:

  1. Zorg dat de beste NedTrain medewerkers belangrijke sturende posities innemen in het team dat verantwoordelijk is voor de implementatie.
  2. Formeer sterke teams van overwegend senior level. Maak de beste mensen met proceskennis (volledig) vrij en vervang deze personen door tijdelijk inhuren van extra krachten. Het voordeel dat veel eigen medewerkers in de projectteams meedraaien is dat zij de (SAP) kennis en ervaring meenemen in hun werkzaamheden nadat de implementatie is afgerond.
  3. Huur alleen consultants in met specifieke projectmanagement-, SAP- en verandermanagement skills (eventueel van verschillende partijen), leidt de consultants op in de service logistieke processen van NedTrain en leer ze de taal van NedTrain spreken.
  4. Beheer en beheers de verwachtingen van de NedTrain medewerkers (“niet alles kan vanaf dag één”).
  5. Visualiseer de projectvoortgang continu op borden. Het gebruik van borden geeft mensen druk om de planning te bewaken, Excel sheets met planningen zijn eenvoudiger te negeren.
  6. Gebruik de scrummethode waarbij twee van de drie variabelen uit de zogenaamde ‘duivelsdriehoek’ beheerst worden: de tijd en kwaliteit staan vast en de op te leveren functionaliteit is de enige besturingsvariabele die tijdens het traject gemanaged moet worden. Hierdoor is uitlopen niet mogelijk.

Onderstaande opsomming bevat enkele kengetallen van de SAP-implementatie bij NedTrain.

  • Doorlooptijd: 487 dagen, van start tot livegang
  • Aantal mandagen: 7000
  • 22 hoofdprocessen
  • 12 sprint periodes van 2 weken
  • 220 verschillende trainingen verzorgd
  • Gemiddeld cijfer trainingen: 7,0
  • 9 locaties on site support
  • 462 meetings

Tot slot

De succesvolle implementatie van SAP bij NedTrain kende twee belangrijke pijlers. Ten eerste: gebruik alleen de functionaliteit in SAP die het standaard ondersteunt en kies voor alternatieve software ondersteuning die wel de gewenste business karakteristieken afdekt. NedTrain deed dit verstandig door gebruik te maken van Maximo en Xelus Parts.

Ten tweede: sta zelf aan het roer van de implementatie en houdt de implementatie simpel. Een effectieve methode om de implementatie kort te houden is de scrummethode; de korte implementatietijd geeft focus en houdt wensen voor ingewikkeld maatwerk op afstand.

Over de auteurs

Joost Florie is Manager Supply Chain Control bij NedTrain BV en was vanuit de bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de implementatie van SAP bij NedTrain. Maarten Driessen is consultant bij Gordian Logistic Experts BV.
Contact: joost.florie@nedtrain.nl en m.driessen@gordian.nl

Reageer op dit artikel