blog

Douane: vele landen – één oplossing

Distributie 1038

Voor ondernemingen met dochterbedrijven en vestigingen in verschillende landen vormt een uniform douanemanagement een grote uitdaging. Welke mogelijkheden bestaan er om het beste uit deze situatie te halen?

Douane: vele landen – één oplossing

Internationale aanwezigheid is vandaag de dag voor veel bedrijven een van de belangrijkste succesfactoren. Industriële ondernemingen benutten de locatie- en concurrentievoordelen van elke vestiging voor de opbouw van geoptimaliseerde productie- en distributienetwerken. Dergelijke netwerken zijn vooral succesvol als de interactie tussen de verschillende vestigingen wordt ondersteund met een doeltreffende IT.

Douane-Unie

Op veel terreinen functioneert dat voortreffelijk, maar zodra de goederen over de buitengrenzen van de EU worden in- of uitgevoerd, stijgt de complexiteit. Dat wekt verbazing – de EU is immers een douane-unie met de Union Customs Code (UCC) als gemeenschappelijke regelgeving. “Als het om douane gaat heeft elk land zijn eigenaardigheden en onderling afwijkende procedures.”

Ieder land eigen systeem

En elk nationale douaneorganisatie heeft zich op verschillende IT-systemen vastgelegd. Duitsland benut bijvoorbeeld ATLAS, het Verenigd Koninkrijk NES en Nederland AGS, NCTS en Portbase. Deze decentrale structuren ondersteunen de meeste bedrijven met decentrale oplossingen. Op elke in- of uitvoerende vestiging bevindt zich een douaneafdeling die bekend is met de lokale bijzonderheden – en die een lokaal stand-alone douanesysteem gebruikt. Als alternatief kiezen sommige ondernemingen ervoor om de duaneafhandeling uit te besteden aan douaneagenten of expeditie bedrijven om een omvangrijke verzameling van lokale oplossingen te vermijden.
HavenRotterdam

Lokale oplossingen verhogen de complexiteit

Ik denk met gemengde gevoelens terug aan mijn tijd als douanemanager bij een internationale logistiek dienstverlener, toen ik met dertien verschillende systemen had te maken. “Dat was eerlijk gezegd een nachtmerrie. Ik zou heel wat hebben gegeven voor een enkel centraal platform.” Zo denken veel douane- en IT-managers erover. In IT-opzicht betekenen de implementatie, exploitatie en onderhoud van nationale stand-alone systemen voor internationale handel een grote belasting. In de ogen van douanemanagers en exportcontroleurs gaat door de verbrokkeling elke vorm van transparantie verloren. “Een bedrijfsbreed uniforme tarifering en classificatie is in dergelijke situaties net zo lastig als een centrale archivering van relevante documenten”, bevestigt dr. Ulrich Lison, expert in internationale handel en directielid van AEB.

Vernieuwingen door de UCC

Geen wonder dat veel ondernemingen en brancheorganisaties in de EU-landen een betere oplossing eisen. De Europese wetgevende instantie heeft daaraan voldaan – sinds de ingang van de UCC op 1 mei 2016 kunnen ondernemingen volgens Artikel 179 van de UCC onder bepaalde voorwaarden aansprak maken op een gecentraliseerde douaneafhandeling voor de volgende douaneprocedures:

  • toelating tot vrije verkeer;
  • douane-entrepot;
  • tijdelijk gebruik;
  • eindgebruik;
  • actieve veredeling;
  • passieve veredeling;
  • uitvoer;

Letterlijk staat in Artikel 179: “De douaneautoriteiten kunnen een persoon, op diens verzoek, vergunning geven om bij het douanekantoor dat verantwoordelijk is voor de plaats waar hij is gevestigd, een douaneaangifte in te dienen voor goederen die bij een ander douanekantoor bij de douane worden aangebracht.” Om deze verreikende toestemming te verkrijgen is wel noodzakelijk dat de onderneming de status van een geautoriseerde marktdeelnemer voor douanevereenvoudigingen heeft (AEO-C). Wie deze toestemming heeft, kan een douane- of uitvoeraangifte indienen met zijn eigen douanesysteem bij zijn eigen douaneautoriteit – zelfs als het gaat om goederen die onder de verantwoordelijkheid van een andere douaneautoriteit in een ander EU-land vallen.

aeb

Praktijkvoorbeeld

Een voorbeeld: een importeur uit Essen dient zijn douaneaangifte in bij het Duitse douanekantoor in Essen. Als de importeur de betreffende toestemming volgens Artikel 179 heeft, kan hij de goederen bij de douane in Rotterdam aanbieden. De douane in Essen bekommert zich om de verificatie van de documenten die voor de aangifte noodzakelijk zijn en vraagt als dat nodig is om aanvullende documenten. Als de documentatie in orde is, geven de douane-beambten uit Essen hun collega’s in Rotterdam opdracht om de goederen visueel te controleren en monsters te nemen.

Die douanekantoren in Essen en Rotterdam wisselen onderling de informatie uit die voor goedkeuring van de aangifte en vrijgave van de goederen noodzakelijk is. De overige formaliteiten handelt het kantoor in Essen af. Rechtstreekse communicatie tussen de importeur uit Essen en de douane in Rotterdam is niet nodig. Enkel ondernemingen konden al op deze manier werken voordat de UCC in werking trad, als ze daarvoor tenminste toestemming hadden. Voor deze toestemming bestond echter geen enkele rechtsbasis – alle betrokken douaneautoriteiten moesten één voor één hun goedkeuring verlenen.

(Nog) geen reden tot vreugde

“De centrale douaneafhandeling stelt ondernemingen in staat om hun boekhouding, logistiek en bedrijfsvoering te centraliseren en te integreren, wat aanzienlijke besparingen van beheer- en transactiekosten en daarmee een duidelijke vereenvoudiging tot gevolg heeft”, schrijft de EU-commissie in een rondschrijven. Ondanks dergelijke uitspraken lopen geïnteresseerde ondernemingen het risico gefrustreerd te raken. Het is namelijk te vrezen dat Artikel 179 van de UCC de komende jaren nog niet kan worden toegepast. Hoofdreden is de verscheidenheid in IT-systemen.

Elektronisch gegevens uitwisselen

Om conform de doelstelling van de UCC gestroomlijnd te kunnen samenwerken, moeten de douanesystemen van de EU-landen in staat zijn om onderling elektronisch gegevens uit te wisselen. Dat project zal echter pas eind 2020 zijn afgerond. Bedrijven kunnen echter met een beroep op de wet al eerder proberen hun douaneprocessen centraal af te handelen. Of dat kans van slagen heeft en financieel interessant is, betwijfelen veel douane-experts. ANP-8065098 - kopie

Consensus over douanerechten

Terwijl de douaneautoriteiten tot 2020 aan een efficiënte oplossing voor de gegevensuitwisseling werken, dienen ze tegelijkertijd diverse juridische en organisatorische vragen te beantwoorden. De douaneautoriteiten moeten het bijvoorbeeld eens worden over de verdeling van de douanerechten bij een centrale douaneafhandeling.

Juridische afspraken ontbreken

Zoals bekend gaan op dit moment 75 procent van de douanerechten naar de EU in Brussel, terwijl 25 procent is bestemd voor dekking van de kosten in het land van aangifte. In deze 25 procent is natuurlijk ook de douane geïnteresseerd die verantwoordelijk is voor de vrijgave van de goederen. Ook als het gaat over invoerrechten ontbreken juridische afspraken voor het geval de goederen in een ander EU-land in het vrije verkeer komen dan het land waarin aangifte is gedaan. Wie voor stroomlijning van zijn douaneprocessen dus op Artikel 179 van de UCC wacht, heeft een lange adem nodig. Moderne douaneprocedures zoals een centraliseerde afhandeling zijn niet op korte termijn te verwachten.

Efficiëntie met een uniform douanesysteem

Er bestaan tenslotte ook intelligente oplossingen voor optimalisatie van de douaneprocessen die zich alleen binnen de contouren van de onderneming afspelen. Daarbij speelt de standaardisatie van IT-systemen een cruciale rol: in plaats van verschillende lokale systemen te implementeren, wordt een uniform internationaal douaneplatform gecreëerd voor afhandeling van douaneprocessen op verschillende vestigingen in verschillende landen. Uiteraard moet een dergelijk platform voldoen aan de regelgeving van de aangesloten landen en door de betreffende douane-autoriteiten gecertificeerd of getest en toegelaten zijn. Dat geldt natuurlijk ook voor de interfaces met de elektronische systemen van de douaneorganisaties.

Datacollectie-module

Hoe zo’n platform functioneert, toont ASSIST4 Customs Integration van AEB, waarmee in- en uitvoerprocedures, maar ook bijzondere procedures zoals NCTS en havenaangiftes in verschillende landen afgewikkeld kunnen worden. In eerste instantie neemt deze oplossing de informatie over uit de onderliggende systemen die voor een douaneaangifte moeten worden aangesproken. Customs Integrationbeschikt over een datacollectie-module, die relevante gegevens uit ERP-systemen zoals die van Exact haalt.

Centrale database

Uiteraard leveren deze systemen niet alle benodigde gegevens. Dankzij slimme logica, die is afgestemd op de verschillende procedures en landen, wordt de ontbrekende informatie automatisch aangereikt. Als de douaneaangifte is afgerond, neemt de oplossing de communicatie met de nationale douaneautoriteiten over en zorgt voor rechtstreekse gegevensoverdracht – nadat de aangifte volledig automatisch is gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Dergelijke geïntegreerde systemen bieden zowel de IT- als douanemanagers een reeks van voordelen: alle declaraties worden centraal op één plek gearchiveerd, wat voor een grotere transparantie en duidelijkheid zorgt – bijvoorbeeld bij douanecontroles. De centrale database maakt  het bovendien mogelijk om processen te analyseren over de landsgrenzen heen. Het spreekt voor zich dat de IT-kosten voor implementatie, onderhoud, updates en support aanzienlijk lager zijn dan bij een verzameling van lokale systemen.

Last but not least: een uniforme werkwijze met een uniforme userinterface stelt de lokale douaneafdelingen in staat om elkaar te ondersteunen. AEB-expert Lison ziet daarnaast nog een strategisch voordeel: tot nu toe werd de douaneafhandeling op kleinere vestigingen vaak overgelaten aan derden, die zich daarvoor goed lieten betalen. Dankzij moderne platformoplossingen wordt het aantrekkelijker om die activiteiten weer zelf uit te voeren. “Ik voorzie een trend tot insourcing”, besluit Lison.

Reageer op dit artikel