blog

Bent u klaar voor papierloos transport?

Distributie

Bent u klaar voor papierloos transport?
Wijnand de Reeder

We hebben al afscheid genomen van de strippenkaart, die is vervangen door de ov-chipkaart. In plaats van betalen met bankbiljetten kiezen we voor pinnen of Ideal. Sterker nog; wie maakt er nog gebruik van acceptgirokaarten? Wijnand de Reeder vraagt zich af: Zou het dan ook denkbaar zijn om afscheid te nemen van de papieren vrachtbrief?

Heeft u enig idee hoeveel vrachtbrieven uw organisatie per jaar gebruikt? Voor de meeste bedrijven gaat het om grote aantallen, heeft u er ook wel eens bij stilgestaan wat dit allemaal kost?

Voor de meeste bedrijven is de papieren vrachtbrief onmisbaar maar een garantie tot succes is het zeker niet. Het kan voorkomen dat de papieren niet juist ingevuld of niet leesbaar zijn, of erger nog dat ze kwijtraken in de berg aan vrachtdocumenten. Veel bedrijven maken op de backoffice al gebruik van oplossingen om deze papiermassa te digitaliseren en ook sign on glass is een manier om de papierberg te verkleinen. Alleen wanneer er een afwijking is, zoals manco of schade, volstaat uitsluitend de origineel afgetekende vrachtbrief. Wanneer u er voor gekozen heeft om de vrachtbrieven allemaal automatisch in te scannen, betekent dit dat de originele vrachtbrief toch uit de stapel gehaald moet worden. Hoeveel tijd kost dit wel niet en kan dit niet gemakkelijker?

Digitale standaard

TLN, EVO en Beurtvaartadres hebben samen met verschillende marktpartijen zoals softwareleveranciers, transporteurs en verladers, een digitale standaard ontwikkeld om de papieren vrachtbrief te vervangen. Vanuit de backoffice van de transporteur wordt een zending automatisch aangemeld op het platform van TransFollow. Alle informatie die normaal gesproken op de vrachtbrief geprint wordt, loopt nu via het platform. De verlader en ontvanger kunnen het verloop van de zending volgen. Het aftekenproces verloopt via een app en dit is inclusief verificatie van de juiste goederen en de ontvanger. Doordat de gegevens automatisch en realtime worden verwerkt, is de informatie ook betrouwbaar en rechtsgeldig. Aantekeningen en bemerkingen die normaal gesproken op de papieren vrachtbrief vermeld worden, worden ook via de app vastgelegd met als groot voordeel dat deze informatie direct beschikbaar is voor alle belanghebbenden en niemand anders.

Besparingen papierloos transport

Naast dat TransFollow snel en handig werkt, worden er enorme directe besparingen gerealiseerd op opmaakkosten, printen, verspreiden, opzoeken, controleren en archiveren. TNO heeft berekend dat een gemiddelde besparing van 70% haalbaar is. Een papieren vrachtbrief kost ongeveer €6,30 terwijl het digitale aftekenproces ongeveer €2,00 kost.

Aansluiten op TransFollow gaat nog net niet vanzelf maar gelukkig zijn heel veel leveranciers van logistieke softwareoplossingen al voorbereid. Op dit moment is het alleen geschikt voor het binnenlandvervoer. U kunt uw klanten hiermee extra service bieden doordat ze direct toegang hebben tot de zendingsinformatie.

Wat vinden uw klanten?

Hoe staat u tegenover deze nieuwe standaard en wat is er binnen uw organisatie voor nodig om over te stappen op TransFollow? En wat vinden uw klanten hiervan?

Auteur Wijnand de Reeder is account manager bij Centric.

Reageer op dit artikel