blog

Grootste uitdaging tankterminal: voorkomen van interrupties

Distributie

Alles moet sneller, goedkoper en efficiënter. Voor logistieke dienstverleners betekent dit dat ze hun supply chain slim moeten inrichten door alle processen goed op elkaar af te stemmen. Zo worden interrupties en vertragingen voorkomen. Dat is ook het geval bij tankterminals in de olie- en gasindustrie. Maar wat zijn deze interrupties? Waardoor ontstaan ze? Hoe zouden ze voorkomen kunnen worden, zodat een optimale afstemming binnen bereik ligt? Carina Baud geeft inzicht.

Grootste uitdaging tankterminal: voorkomen van interrupties

Onderstaande figuur geeft de supply chain met haar betrokken partijen weer. In de afbeelding zijn naast alle individuele partijen die betrokken zijn bij het transport van olie & gas van en naar een tankterminal, ook de processen benoemd. Met name deze individuele, kleinere partijen spelen een kritieke rol in de supply chain.

 

De keten wordt geregisseerd door de verlader die ‘third parties’ inhuurt om zijn product van A naar B te transporteren (figuur hieronder). Bijvoorbeeld; een oliebedrijf (verlader) wil 300 ton geraffineerde olie van een raffinaderij naar een tankterminal verschepen voor opslag, om na verkoop weer verder te verschepen. De verlader zal dan een rederij, een tankterminal en een controleur moeten inschakelen om dit transport mogelijk te maken.

 

Bij aankomst van het schip op de tankterminal, ontmoeten de drie partijen elkaar. Hoewel deze drie partijen individueel van elkaar worden ingehuurd, wordt door de verlader indirect geacht dat deze partijen samenwerken. Ze moeten goed communiceren, om zo strak mogelijk hun planningen en services op elkaar af te stemmen om interrupties te voorkomen en uiteindelijk één en hetzelfde doel na te streven: de klant zo efficiënt mogelijk te dienen. Kortom, deze onafhankelijke partijen worden afhankelijk van elkaar gemaakt wanneer de verlader (olie- en/of gasbedrijf), een rederij/agent, een tankterminal en een controleur inhuurt om zijn product van A naar B te krijgen.

Dit zorgt regelmatig voor fricties en interrupties bij andere externe partijen omdat elke partij zijn eigen service-levels nastreeft. De drie grootste gevaren voor interrupties worden hier toegelicht:

Gevaar 1: Het plannen van de aankomst van schepen

– Inschatting aankomsttijd

Als een verlader een opdracht uitzet bij een tankterminal om te lossen/laden wordt er een datum opgegeven van de aankomst van het schip. De , echter wordt er nog geen geschatte aankomsttijd ontbreekt dan nog.. De reden is dat de planning bij rederijen/agenten constant veranderlijk is. Pas bij 24 á 36 uur voor de dag van aankomst kan er wel een geschatte aankomsttijd afgegeven worden. En zelfs dan is nog niets zeker.

– Te vroege en te late aankomst
Wanneer de rederij de geschatte aankomsttijd doorgeeft aan de terminal, kan er bij de terminal een detailplanning voor het schip gemaakt worden (steiger, leidingen, pompen etc.). Hier kan een indirecte vertraging optreden. Als een schip 24 uur later komt, zal het schip opnieuw ingepland worden. De huidige planning is dan niet meer optimaal en de efficiëntie komt in het geding. Tel daarbij op dat de planning per dag vaak 6 à 7 schepen omvat die allen invloed op elkaar hebben. Daarnaast kan het natuurlijk ook zo zijn dan een schip te vroeg aankomt.

– Vooraanmelden

Als een kapitein in de buurt is behoort hij een ‘Notice of Readiness’ af te geven, zodat de terminal weet dat het schip binnen een half uur voor de kant kan liggen om behandeld te worden. Een half uur is echter te kort om alle voorbereidingen te treffen om direct te kunnen pompen bij aankomst. Om dit op te lossen werken veel terminals met vooraanmeldingen. De schipper geeft een geschatte aankomsttijd op als hij op weg is naar de terminal. Doorgaans 3 tot 5 uur voor aankomst. Hierdoor kan de terminal de leidingen oplijnen en de controleur inlichten over de aankomsttijd. Desondanks kan er dan nog steeds vertraging optreden, namelijk door ‘routing’ binnen de haven. Een voorbeeld; een schip geeft een vooraanmelding af, als hij nog ligt te laden bij een andere terminal in dezelfde haven en daar gaat iets mis. Het gevolg is dat het schip zijn geschatte aankomsttijd niet meer haalt en er wederom opnieuw gepland moet worden.

Als laatste punt, het vooraanmelden lijkt een perfecte oplossing, maar dan moeten alle schippers dit wel uitvoeren. Schippers signaleren dat er veel terminals van vooraanmelden gebruikmaken, maar het proces is bij elke terminal verschillend. Oftewel, sommige schippers hebben geen vertrouwen in alle gebruikte varianten en verzuimen om tijdig te melden.

Gevaar 2: Tussentijdse productanalyse

Voordat een product gelost of geladen kan worden, moet het product geanalyseerd worden. Soms zelfs tweemaal, als de klant dit opgeeft. Analyse wil zeggen, dat het product getest wordt op kwaliteit, of deze na het pompen van de tank naar de steiger nog steeds hetzelfde is en niet vervuild is geraakt tijdens het overpompen.

Analyses zijn bij terminals welbekende interrupties, omdat ze direct zorgen voor vertraging als dit niet tijdig gebeurt. Er kan namelijk niet overgepompt worden zonder analyse van het product. Een terminal schakelt een controleur in voor analyse als hij op de hoogte is gesteld door de schipper van zijn aankomsttijd. Als het schip binnenkomt, staat de controleur klaar en kan er meteen gestart worden. Maar dit valt of staat met het tijdig melden van de aankomsttijd van het schip, zoals beschreven in punt 1. Als de controleur geen tijd heeft of niet op de terminal gevestigd is, kan het tijd kosten om op de terminal te komen en dit veroorzaakt een directe vertraging in de planning een schip. Mocht een controleur meerdere onverwachte schepen tegelijkertijd moeten behandelen  dan kan dit aanzienlijk nadelige gevolgen hebben. Op dat moment kan de controleur de vraag niet meer tijdig afhandelen en zullen schepen moeten wachten met pompen voordat de controle plaatsvindt.

Gevaar 3: Onzekere factoren bij het pompen

Op de tankterminals vindt nog steeds veel manueel werk plaats, bijvoorbeeld het aan- en afkoppelen van de pijpleidingen.

Nadat het product is geanalyseerd, kan een eerste laag gezet worden in de tank op het land of de tank van het schip. Bij veel producten moet er dan eerst een statische ontlading plaatsvinden voordat het product verder overgepompt kan worden. Dit kan tijdens het pompen nog enkele keren plaatsvinden. Dit hoort bij het proces, maar de tijdspanne van de ontlading verschilt bij elke ‘verpomping’. Het  product bepaalt  de pompsnelheid. Een product met een hoge viscositeitheeft een lagere pompsnelheid dan een vloeibaarder product met een lage viscositeit. Toch kan de pompsnelheid bij hetzelfde product verschillen door de omstandigheden (bijv. temperatuur) of door enkele kleine verschillen in de samenstelling van het product. Al deze factoren zorgen voor veel onzekerheid en kunnen interrupties of vertragingen veroorzaken in het proces.

Toekomst
Eén van de bovenstaande vertragingen is te overzien en kan over het algemeen, door de expertise en ervaring van de mensen in de operatie, worden rechtgetrokken. Echter een combinatie van meerdere vertragingen heeft negatieve consequenties op de efficiëntie. Er zijn enkele aspecten die een cruciale rond spelen om de vertragingen te bestrijden of te voorkomen:

  1. Delen van elkaars proces en werkwijze en inzichten verschaffen van de gevolgen voor alle partijen in de keten bij interrupties

    Binnen de haven moeten de individuele partijen die dezelfde klant bedienen (rederijen, agentschappen, terminal, controleurs etc.) meer met elkaar gaan communiceren. De partijen weten vaak niet welke effecten hun processen of activiteiten kunnen hebben op de processen van een ander. Als hier van beide kanten inzicht in komt, kan er nagedacht worden over constructieve oplossingen voor beide partijen. Bijvoorbeeld het organiseren van reguliere sessies waar alle partijen die dezelfde klant(en) bedienen om te praten over de problemen die ze ondervinden in het proces.
  2. Frequentie van het delen van informatie & ‘Gevoeligheid’ van informatie

    Informatie delen is van groot belang, toch gebeurt dit te weinig. Partijen geven vaak aan dat bepaalde informatie gevoelig is en daardoor niet gedeeld kan worden. Het zou goed zijn als deze informatie nog eens geëvalueerd wordt op het gebied van ‘gevoeligheid’. Bedrijven, zeker binnen de Olie- en gasindustrie bestempelen veel informatie ten onrechte als gevoelig. Informatie kan de efficiëntie van de supply chain ten goede komen als deze gedeeld zou kunnen worden. Kortom, is het risico van delen van gevoelige informatie groter dan de winst in efficiëntie in de keten? Deze vraag zou beantwoord kunnen worden tijdens zo’n eerdergenoemde sessie.
  3. Standaardisatie & uniformiteit

    Dit aspect is voor externe partijen van groot belang. Processen die gestandaardiseerd en uniform zijn, zorgen voor een constante binnen de supply chain. Bijvoorbeeld als de vooraanmelding van schepen uniform wordt bij alle tankterminals. Alle partijen in de keten zouden hier nader onderzoek naar kunnen doen.

Tot slot. Processen kunnen inderdaad sneller, efficiënter en goedkoper. Daar is echter durf voor nodig en een kritische houding. Benoem wat er fout gaat en betrek daar meerdere partijen bij. Wees niet te gevoelig over het delen van informatie en zoek elkaar op voor een constructieve oplossing.

Reageer op dit artikel